För de flesta av oss är våra inkorgar fienden - ett bottenlöst svart hål av smärta, förtvivlan och försäljningskuponger som vi aldrig kan krypa ut ur.
Och även om du kan försöka att automatiskt arkivera och avsluta ditt hjärta, finns det bara några e-postmeddelanden du inte kan undvika. Du kommer inte att kunna hindra ditt företag från att skicka alla dessa grupprapporter eller förhindra den irriterande publicisten från att chucka pressmeddelande efter pressmeddelande på dig.
Men det finns en typ av e-post som du kan stoppa: Uppföljande e-postmeddelanden.
Tänk på det: Ju fler e-postmeddelanden du samlar, desto längre tid tar det dig att svara på dem alla. Ju längre tid det tar dig att svara, desto fler uppföljande e-postmeddelanden väljer människor att skicka bara för att se till att du har fått sina meddelanden. Inte länge, du sitter fast i en ond och evig cykel. Om en mängd människor skickar dig "Hej, fick du meddelandet jag skickade igår?" E-postmeddelanden, kan du föreställa dig hur mycket extra utrymme och tid som slösas bort?
Lyckligtvis finns det ett superlätt sätt att minska antalet uppföljningsmeddelanden (och eventuellt bara meddelanden i allmänhet) som du får: Sätt en autosvarare via e-post på plats - inte bara när du är på semester, utan alla tid.
Ditt auto-svar behöver inte vara långt eller detaljerat, men ett snabbt "Hej, jag har fått ditt e-postmeddelande och kommer tillbaka till dig när jag kan!" -Meddelandet kan hålla de ivriga bäverna i fjärr.
Behöver du lite vägledning för hur du formaterar ditt autosvar? Testa den här mallen för att starta:
Tänk också på att det är bäst att vara mer specifik med din auto-responder. Ge folk en allmän tidslinje för när du kommer tillbaka till dem ("Jag ska försöka svara på förfrågningsförfrågningar inom tre dagar"), så att de vet skillnaden mellan att du är upptagen och att du använder en auto-responder som ett sätt för att helt undvika din inkorg (vi rekommenderar naturligtvis inte att göra detta).
Dessutom är auto-responders ett bra sätt att rikta arbete till andra människor som kan vara bättre lämpade ("Om du kontaktar mig om en marknadsföringsmöjlighet, skicka gärna e-post, vår marknadsföringsassistent, på").
Din auto-responder kan också vara en mer okonventionell möjlighet att engagera människor. Känner du dig lite självpromoverande? Lägg till en länk till en av dina sociala mediesidor. Vill du svara på några frågor i förväg? Inkludera en rolig FAQ om hur du hanterar några av de saker som människor oftast kommer till dig för. Intresserad av att bli kreativ? Länk till en ny artikel som du tyckte intressant.
Men framför allt, se till att du använder din auto-responder som ett sätt att köpa tid och inte som ett alternativ till att svara på e-post (eftersom, överraskning: Auto-responders svarar inte på meddelanden åt dig oavsett hur länge du väntar).
Men genom att använda den här metoden kommer du att hålla onödiga e-postmeddelanden i fjärran. Du kommer att hålla dina kontakter lyckliga. Och bäst av allt, du kommer att hålla inkorgen fruktan från att krypa in i din dag.
