Klockan är 8 och jag är i ett flygplan - och medan jag vill använda nästa timme för att komma ikapp min sömn, så snart vi når 10 000 fot, startar jag om min dator och dyker in i dagens arbete. Jag har inte råd att slösa bort när mitt team av hemarbetare, vägkrigare och avlägsna kontorsboende är geografiskt spridda över 100 marknader och två länder. Med mitt virtuella team som litar på mig för godkännanden, input och vägledning spelar det ingen roll att vi är åtskilda med tusentals mil - jag har lärt mig anpassa min ledningssätt för att säkerställa att våra mål uppnås.
Nej, det är inte lätt att leda ett team som sprids, men med tiden har jag hittat några lösningar som fungerar. Och om du hanterar en egen virtuell arbetskraft är här några praktiska tips för att göra det till en framgång.
1. Främja personliga anslutningar
När du accepterar en ledarposition tar du också rollen som motivator och kontakt. Så även när din personal är geografiskt spridd är det viktigt att odla en teammiljö där dina anställda känner sig kopplade till dig - och till varandra. En kultur av lagarbete främjar ansvarsskyldighet, ansvar och en känsla av stöd, snarare än en osammanhängd "varje man för sig själv" attityd.
För att främja denna känsla av lagarbete börjar jag med att uppmuntra mina medarbetare att kommunicera med varandra via sociala medier. Till exempel föreslår jag att de tweetar en artikel som en kollega citerades i, publicerar en hälsning på en medarbetares Facebook-sida eller ansluter till LinkedIn. Jag uppmuntrar människor att ta fortbildningskurser som ett team. Och för att avsluta det, saknar jag absolut ingen födelsedag.
2. Kommunicera ständigt
Eftersom du inte bara kan svänga vid din anställds skrivbord för att prata om ett kommande projekt är det viktigt att hålla alla andra kommunikationslinjer öppna. Att upprätthålla en ständig dialog via telefon, IM, e-post och annan teknik hjälper till att minimera felkommunikation - vilket ofta kan leda till oförutsedda förväntningar och misslyckande med att leverera kvalitetsresultat.
För viktiga samtal om strategi eller specifika projekt väljer jag alltid telefonsamtal. I själva verket har jag ständiga veckosamtal med var och en av mina direkta rapporter för att diskutera alla problem som han eller hon kan ha. För teammöten förlitar jag mig på videokonferenssamtal (vi har både Skype-möten varje vecka och kvartalsvis), så mitt team får ansiktstid med varandra.
Att samordna möten och konferenssamtal innebär naturligtvis en helt annan utmaning: tidszoner. Välj en universal tidszon för att minimera förvirring. Vi använder vårt centrala tidszon i Dallas-huvudkontoret så att när en tidsram hänvisas till, ingen lämnar undrar, "Är det 16.00 din tid eller min tid?"
3. Ge feedback och erkännande
När en stor del av din kommunikation görs via e-post, är det enkelt att låta meddelanden sitta i din inkorg, under täcken att du "kommer till dem senare." Det kan vara frustrerande för anställda, eftersom de när de hör tillbaka från dig kan de redan ha fått svar eller gått vidare till nästa del av sitt projekt. Så för att undvika denna säkerhetskopia strävar jag efter att ge omedelbar feedback när arbetet levereras.
I likhet med linjerna ser jag till att alltid erkänna bra arbete och ge konstruktiv kritik i realtid, inte dagar eller månader senare. När du inte regelbundet ansikte mot ansikte kan det vara lätt att låta saker glida, men för att säkerställa positiva framsteg måste du tillhandahålla denna konsekventa kommunikation.
Och detta erkännande borde inte sluta med dig. För att säkerställa att mitt lags goda arbete erkänns hela vägen upp i ledarkedjan, har jag en "höjdpunkt-utrop" på min dagordning där jag visar de senaste prestationerna för vårt verkställande team. Även om mina anställda inte är närvarande på kontoret, så garanterar det att deras arbete fortfarande är synligt.
4. Omfamna kreativitet och flexibilitet
Utan några lagkamrater att prata med under dagen tenderar avlägsna anställda att känna sig isolerade. Och det visar sig att dessa ”vattenkylare” diskussioner med kollegor är faktiskt ganska användbara - de fungerar som improviserade brainstorming sessioner som ofta resulterar i värdefulla och innovativa idéer för företaget. Och när man arbetar hemifrån kan distraktioner - som den skällande hunden bredvid eller ljudet från diskmaskinen - allvarligt hindra en anställds förmåga att producera kvalitetsarbete.
Så för att uppmuntra till effektivitet och kreativa idéer, överväga att ge dina anställda en alternativ kontorslösning, som ett samarbetsutrymme eller ett Regus Business Center. Detta ger dem tillgång till en professionell arbetsmiljö och en plats för spontan nätverk - som båda kan göra en enorm skillnad i produktivitet.
Denna typ av arbetsyta är särskilt användbar för anställda som tillbringar mycket av sin tid på vägen. Om du använder dessa "vägkrigare" är det viktigt att ge tillgång till professionella tjänster som privat mötesutrymme, tillförlitlig WiFi, skrivare och kaffe, så att de har alla verktyg de behöver för att göra jobbet oavsett vilken stad eller land de har ' besöker.
Och uppmanar definitivt dina anställda att samarbeta och nätverka med andra när du arbetar från dessa alternativa kontor. De känner sig mer som en del av ett team, de kan studsa idéer från andra, och de kan till och med lära sig om nya affärsmöjligheter.
Nyckeln till att hantera den moderna, mobila arbetskraften är att fokusera på att odla lagarbete, kreativitet och slutligen produktivitet. Med konstant (och meningsfull) kommunikation och rätt resurser kan du framgångsrikt leda ditt virtuella team till framgång. Och låt oss inse det - den här typen av mobilt ledarskap är något fler av oss kommer att behöva anamma, snabbare än du kanske tror.
