Gissa hur många e-postmeddelanden den genomsnittliga kontorsarbetaren får varje dag? 121.
Och antalet förväntas stiga till 140 år 2018.
Känner du jittery och panik bara att tänka på det? Du är inte ensam. Den översvämningen av e-post uppmuntrar många proffs att ständigt - nästan besatt - kontrollera efter e-postmeddelanden under dagen, oavsett om de är på väg till jobbet, mitt i ett möte eller till och med äter lunch med en kollega. Denna vana att kontrollera och kontrollera din inkorg kan vara som ett beroende.
Det som gör det värre är att ny forskning som övervakade e-postanvändarnas hjärtfrekvens visar att e-post är mycket stressande. Stress höjer kortisolnivåer, som bland annat stör din kropps matsmältning och immunsystem. Det betyder att när du är stressad, din energi surrar, ditt fokus sprids och din produktivitet sjunker.
Slutsats? Obsessivt kontrollera din e-post är stressande. Stress är dåligt för din hälsa och din produktivitet. Det är en oroande cykel. Och det måste sluta.
Men hur?
Börja med grunderna
Även om det är väldigt frestande att ge din inkorg bara en uppdatering till (och sedan ytterligare en och en annan), är det viktigt för din produktivitet och fokus att du tränar dig upp igen till ett hälsosammare förhållande till e-post. (Vissa psykologer kanske kan beteckna det här "att bryta ett beroende."
Till att börja med gör du små justeringar i din dagliga rutin som hjälper dig att ta det ständiga fokuset från din e-post:
- Ta bort push-aviseringarna från din telefon så att du inte blir meddelad varje gång du får ett e-postmeddelande
- Lämna inte din e-postmeddelande öppen när du gör något annat på din dator. Det är faktiskt bra att sträva efter att hålla bara en flik öppen.
- Gör ett avtal med dig själv om att bara kontrollera din inkorg ett visst antal gånger per timme eller per dag. Detta kan skilja sig åt för alla - för vissa kan det innebära att e-post kontrolleras var 15: e minut; för andra kan det betyda att du kontrollerar en gång, två gånger eller fem gånger om dagen. Poängen är att skapa en daglig e-postrutin som ökar din produktivitet och känsla av prestation.
- När du verkligen behöver fokusera och inte vill bli störd, försök tillfälligt att blockera nya meddelanden från att visas i din inkorg (Inbox Pause fungerar för mig!).
Att göra sådana logistiska justeringar kan verkligen hjälpa på kort sikt - det är små steg som du kan implementera omedelbart. Produktivitetshack och appar skapar emellertid inte varaktiga förändringar förrän du också tar upp de underliggande känslomässiga faktorer som driver din e-besatthet.
Gå till utgångens rot
Om du vill ändra en negativ vana permanent, är det första - och viktigaste - steget att erkänna varför och hur den vanan bildades i första hand.
För att ta reda på det, nästa gång du känner att du vill kontrollera din e-post, fråga dig själv följande fyra frågor:
- Vad känner jag just nu?
- Varför vill jag kontrollera min e-post just nu?
- Känner jag att jag måste kolla min e-post just nu?
- Behöver jag verkligen kontrollera min e-post just nu?
Baserat på dina svar, vad är dina verkliga motiv för att vilja kontrollera, kontrollera och kontrollera igen?
Vanliga motiv som mina kunder ofta beskriver inkluderar:
- Rädsla för att missa: "Jag måste ständigt kontrollera min e-post under hela dagen, eller så kanske jag inte svarar på något i tid - vilket kan få mig att missa en möjlighet."
- Oroa mig för vad andra kommer att tänka: ”Om jag inte svarar genast kan min chef tänka att jag inte är samvetsgrann, att jag inte är på topp i mitt arbete eller att jag bara tappar hela dagen. ”
- Vill ha en distraktion från tristess eller stress: ”Jag är uttråkad, överväldigad eller mättad med vad jag gör. E-post ger mig en time-out från vad jag ska göra. ”
- Att vilja fylla ett känslomässigt tomrum eller söka mänsklig anslutning: ”Jag känner mig lite ensam. Det känns bra att veta att någon har skickat ett meddelande till mig. ”
När du upptäcker den underliggande motivationen som får dig att obsessivt kontrollera din inkorg har du lite kraftfull information som kan hjälpa dig att ändra dina vanor.
Börja göra nya val
Med den informationen kan du börja göra nya val och uppfylla dina känslomässiga behov på nya sätt - utan att lita på e-post som en krycka.
Till exempel vill du efter den mänskliga anslutningen? Ställ bara upp under din lunchpaus, gå över till ett vänligt medarbetares skrivbord och säg: "Hej, hur går din dag?"
Om du känner dig stressad och behöver en distraktion, ta en fem minuters paus för att läsa en intressant artikel och sedan komma tillbaka till jobbet.
Orolig för att missa? Påminn dig själv: ”Jag är fokuserad på mitt arbete. Om något är verkligen viktigt, kommer det fortfarande att finnas där, väntar på mig, en eller två timmar från och med nu. Jag behöver inte störa mitt nuvarande projekt just nu. ”
Om du är orolig för att din chef kommer att tro att du slackar om du inte svarar på e-post direkt, försäkra dig själv: ”Min chef vet att jag är samvetsgrann och flitig. Om jag inte svarar på ett e-postmeddelande antar min chef att jag är upptagen med annat viktigt arbete - och det är bra. ”
E-post är inte i sig god eller dålig; det är bara ett verktyg. Invester lite tid i självreflektion och se till att du använder det här verktyget på ett sätt som stöder din hälsa, produktivitet och karriär - snarare än att sabotera det.
Oavsett om du kontrollerar din inkorg en, två eller 60 gånger idag, gör det av rätt skäl.
