E-post har samtidigt revolutionerat våra yrkesliv och gjort dem till en fullständig huvudvärk.
På den revolutionära sidan är förmågan att skicka människor snabba meddelanden - och få dem rätt framför sina ansikten hela tiden - ganska underbar. Vi kan nå ut till andra utan att avbryta deras middagar, väcka dem på natten eller få dem att sluta mitt i ett möte, konversation eller annan händelse för att erkänna oss. Samtidigt inser vi att våra meddelanden troligen kommer att ses inom några minuter eller timmar efter att vi skickat dem.
På den fulla huvudvärkssidan har emellertid e-postmeddelandet försvunnit vår livskvalitet, förmågan att få gjort arbete och - för många - varje känsla av välbefinnande. Studier under de senaste åren visar att den genomsnittliga proffsen lägger upp till en tredjedel av hans eller hennes arbetsveckan först i en inkorg. För upptagna yrkesverksamma som inte har råd att ge upp en tredjedel av sina dagtimmar, kan detta också ofta översättas till många sena nattetimmar som går igenom meddelanden, bara för att vakna och hitta dussintals nya just där väntar.
Och efter månader eller år av denna cykel, kan du föreställa dig hur personen i den mottagande slutet av din oh-så-viktiga e-post kan kännas bara en liten förargelse innan du ens öppnar den.
Så, hur kan du använda det här verktyget till din fördel - oavsett om det är genom en aktiv jobbsökning eller i ditt dagliga yrkesliv - utan att skapa skrot i den andra partens inkorg eller få honom eller henne att känna sig begravd levande?
Steg 1: Fråga dig själv, "Är det här meddelandet viktigt tillräckligt för att få en e-post?"
Låt oss vara ärliga. En rimlig procentandel av anteckningarna som du skickar (särskilt de fruktade "Jag tror att jag kommer att fortsätta och CC alla" charmers) behövde förmodligen inte skickas. Du kunde ha sprungit över din medarbetares skrivbord, skickat en snabb text eller föreställt vad det är som är ensamt av din ensamma.
Så innan du sprayar marken med kommunikation, fråga dig själv "Behöver detta skickas?" Och precis efter det (förutsatt att ditt första svar är "ja"), fråga dig själv, "Är detta det bästa mediet för det meddelande jag behöver att förmedla?"
Om ja, fortsätt.
Steg 2: Använd ämnesraden på ett bra sätt
Om du vill att ditt meddelande ska tas emot positivt, läs snabbt och, om du är meriterat, svarat, gör detta: Strategiera direkt från ämnesraden.
I stället för att dumpa i någon kryptisk, överanvänd eller tråkig ämnesrad (t.ex. "Uppföljning" eller "Fråga" eller "Behöver hjälp"), greppa personen på hej. Tänk på något som "hänvisat av Bill Smith – marknadschefens roll" eller "snabb begäran - behöver signatur vid middagstid torsdag" Heck, om ditt meddelande är tillräckligt kort, gör hela e-postmeddelandet till ämnesraden ("Får jag låna ditt kontor @ 2 PM idag? ”)
Poängen här är detta: Antag att din e-post kommer att sitta i en klump med ett gäng andra i mottagarens inkorg. En övertygande ämnesrad hjälper dig att läsa (och svara på) i rätt tid.
Åh, och en sidoanteckning, reservera alternativet ”markera detta brådskande” för verkligt brådskande situationer. Det snabbaste sättet att irritera någon är att "röd flagga" något som är brådskande för ingen annan än dig.
Steg 3: Gör saker enkelt på den andra parten
Som en som får 100+ e-postmeddelanden varje dag arbetar jag mycket hårt för att göra livet enkelt för de människor jag skickar e-postmeddelanden till. Och jag älskar det som galen när de gör samma sak för mig. Hur kan du specifikt göra detta?
Först, om din anteckning mer är en informationspunkt än något som du förväntar dig ett svar på, kan du överväga att börja med något som "Inget svar behövs - jag ville bara berätta om det …"
Det kommer också att underlätta belastningen på din inkorg eftersom den andra parten inte känner sig tvungen att skicka en anteckning tillbaka med ordet "Tack för detta" eller "Meddelande mottaget."
Håll därefter saken så kort som möjligt. Gå igenom och läs korrektur innan du trycker på skicka. Är det kortfattat? Kan du skära ut något som inte är viktigt? Kom du igång med en strömmande ström av tankar och slutade med en uppsats med 14 stycken? Skicka inte något besvärligt om du kan få samma meddelande med hälften av kopian.
Om du har en eller två "kan inte missa" poäng du försöker göra, kan du överväga att stärka dem så att granskaren ser dem direkt. (Använd bara vård - du vill inte att det ska se ut som om du skriker på personen.)
Och slutligen, jobba som arg för att lägga allt du behöver för att kommunicera i en e-post, inte fem. Ibland, “Oj! Jag har glömt bilagan! ”Eller“ Åh skjut, en sak till … ”hick kallas att vara människa. Att rutinmässigt skicka tre eller fyra snabbmeddelandemeddelanden till en person - eftersom du har misslyckats med att samla dina tankar innan du satte dig vid din dator - kommer inte att ses som förtjusande.
Visst bör du inte undvika att skicka e-post till helt och hållet av rädsla för att de kommer att förneka att du vågade fylla i deras inkorg. Det är ett av de bästa affärskommunikationsverktygen vi har, särskilt för oss som arbetar med människor över flera tidszoner.
Men att tillämpa strategi i din strategi - och att ta hänsyn till mottagaren - kommer definitivt att hjälpa dig att maximera kraften i meddelandet och oddsen att du får ett gynnsamt svar.
