Förra veckan genomförde jag en workshop för ett team av sjukvårdspersonal när de startade ett nytt räkenskapsår. Före workshopen fick jag de deltagande genomföra en undersökning om deras arbete: vad som gick bra och var de mötte utmaningar.
Inte överraskande uppstod några mycket vanliga teman som vi behandlade under vår tid tillsammans. De stora tre inkluderade storleken på deras arbetsbelastningar, den dåliga kvaliteten på kommunikationen och svårigheten att arbeta med andra till skillnad från sig själva.
Vem kan inte relatera till dessa arbetsplatsutmaningar?
När vi arbetade igenom varje ämne, gav diskussionen verkligen verktyg för att hjälpa dem att lösa problemen vi identifierade.
Men jag insåg också att om de vidtagit proaktiva åtgärder varje dag för att förhindra dessa problem kan de lindra mycket av deras dagliga jobbstress. Bonus: Framtida möten kan fokusera på att utforska mer innovativa och kreativa koncept.
För detta ändamål är här tre åtgärder du kan använda i ditt arbete varje dag för att ligga före de utmaningar som stör många team. När du läser kan du tänka på hur, om du tittade på dessa tre viktiga resultatindikatorer varje dag, ditt arbetsliv kan förändras.
1. Procent av tiden du spenderar på dina tre kritiska prioriteringar
Nästan varje klient som jag ser kämpar med en stor arbetsbelastning. Men när vi tar oss tid att verkligen bryta ner arbetet innebär det vanligtvis mycket slösad tid och energi. Arbetsundvikande, förhalning, flerfunktionsuppdrag och distraktioner allt väsentligt arbete i sidspår, lägg på stress och få all arbetsbelastning att verka större än vad den är.
Om du är utmanad med arbetsbelastning, här är en övning som ska slutföras varje dag: Lägg två kolumner på en sida. Spela in dina tre till fem största, viktigaste, mest prestandapåverkande prioriteringar till vänster - du vet, de som kommer att dyka upp i din årsrapport, få dig en höjning och få avdelningen att göra en touchdown .
Höger sida, varje dag, hålla reda på det arbete du faktiskt gör och hur mycket tid varje uppgift tar. Spåra sedan procentandelen av tiden du spenderar på dina viktigaste prioriteringar kontra allt annat.
Vad märker du?
Om det finns ett gap mellan dina viktigaste prioriteringar och det du spenderar din tid på, lider du sannolikt av arbetsbelastning inflationen. Du arbetar med många uppgifter och håller dig sent, men får inte de viktigaste sakerna gjort.
Å andra sidan, om du ger dina prioriteringar rätt mängd uppmärksamhet och lämnar det mindre kritiska arbetet tills senare (eller ångras, om det är det som krävs), kommer din arbetsbelastning att verka mer realistisk. Bonus: Du kommer att känna dig mycket mer fokuserad och genomförd i processen.
Här är ytterligare ett tips: Om en chef kom till mig som sa att hans eller hennes arbetsbelastning var för stor, skulle jag vilja se denna analys innan någon ytterligare konversation. Innan du tar dina arbetsbelastningsfrågor till din chef måste du vara säker på att du har fakta om vad som verkligen driver sin storlek.
2. Procent av din kommunikation som är anpassad till din lyssnares stil
Ah, kommunikation. Jag älskar citatet från George Bernard Shaw, "Det enskilt största problemet med kommunikation är illusionen att det har ägt rum." Hur rätt är det?
Dålig kommunikation mellan och bland teammedlemmar (och chefer) gör upp arbeten och gör allt svårare.
Även om det finns många orsaker till det, finns det en viktig orsak som kom upp i verkstaden, och det är en som jag ofta ser: När du kommunicerar tänker du ofta mer på vad du har att säga, snarare än hur den andra personen behöver höra Det.
Låt mig ge dig ett exempel. Alla vi har olika styrkor, arbetsstilar och personligheter. Jag brukar vara en förare, vilket innebär att jag har en mycket direkt, direkt-till-punkt-kommunikationsstil. Ibland i min karriär har jag fått höra att jag var "skrämmande" eller "oåtkomlig." Jag vet svårt att tro - jag har aldrig betraktat mig själv som heller. Men min publik gjorde det, och det var allt som spelade någon roll.
Som svar lärde jag mig att skräddarsy min kommunikationsstil och innehåll till min publik. Så om mitt mål är någon som är väldigt förhållande driven och upptagen med de sociala aspekterna av rapportbyggande på jobbet, kan min direkta, till-punkt-stil kännas skrämmande eller överväldigande.
Genom att anpassa mina tillvägagångssätt - leverera samma budskap, men långsammare, med mer social nåd och fokus på att ta hand om relationen med den personen - kan personen bättre höra mig. Sedan lyssnar de faktiskt istället för att känna sig skrämda och växa defensivt.
Du kommer att kommunicera mer effektivt när du tänker på publikens behov. Titta på de olika kommunikationsstilarna på din arbetsplats och se hur du kan förnya dina meddelanden så att andra bättre får det du säger.
Kom ihåg att det inte är din publiks jobb att tolka ditt meddelande. Det är ditt jobb att kommunicera på ett sätt som din publik kommer att förstå.
3. Åtgärder du har vidtagit för att vårda relationer på din arbetsplats
Låt oss inse det: hur arbetet görs idag är genom de förhållanden du har med de omgivande. När du inte har starka relationer lider ditt arbete.
Svaga arbetsplatsrelationer skapar en negativ miljö. Tänk på det: Kanske kommer du att slå till för någon du egentligen inte bryr dig så mycket om? Hur kommer moralen att se ut om det finns svaga eller likgiltiga relationer på kontoret? Kommer du att njuta av att jobba lika mycket?
Våra workshopdeltagare ansträngda under utmaningarna från att komma från olika avdelningar, olika kulturer och olika generationer. På arbetsplatsen kan du enkelt välja att låta dessa egenskaper dela dig. Eller så kan du arbeta för att övervinna dessa klyftor genom att avsiktligt skapa och vårda relationer med dem som inte är som du. Det finns många sätt att bygga upp rapport med andra - och det behöver inte vara svårt eller tidskrävande.
Till exempel gör det till en punkt att träffa en person för kaffe varje vecka, eller att sitta med en annan grupp vid lunch. Komplimenter andra (autentiskt) på det arbete de gör; skicka anteckningar om uppskattning när det är motiverat.
Och om du känner konflikt mellan dig själv och en annan medarbetare, undvik inte den (och stressa med det som ett resultat) - bjud in honom eller henne i en konversation för att diskutera och lösa dina skillnader. Att vidta åtgärder för att vårda relationer stärker dina band med teamet och ökar ditt eget självförtroende också.
Nu är du utrustad för att utvärdera din arbetsdag genom en mycket ny lins. Om du kan fokusera på prioriteringar, effektiviteten i din kommunikation och kvaliteten på dina relationer kommer du att få fantastiska resultat.
