E-post är som bäst en av de mest effektiva kommunikationsformerna - den kan vara kort, söt och skickad på språng för att få svar på dina frågor eller ditt meddelande.
Som sagt, din inkorg kan orsaka fler problem än den löser när du istället för ett nonsens, förkortat svar får du ett svar med en mening som i princip betyder ingenting. Till skillnad från ett telefonsamtal - där du kan använda ebb och flöde av konversation för att fortsätta ställa samma fråga på nya sätt - kan det vara svårt att trycka på för ny information via e-post.
Den goda nyheten är att kryptiska e-postmeddelanden vanligtvis faller in i en av två kategorier, och det finns en strategi för att svara på varje typ. Läs vidare för de vanliga gärningsmännen och den bästa metoden för var och en.
1. Svaret "Jag läste inte e-postmeddelandet"
Den första typen av kryptisk e-post är den typ som får dig att undra varför du brytt dig om att skriva i första hand. Du skickar e-post till din chef att din flygning är jordad, och han skriver tillbaka att han kommer att se dig på kontoret "om några timmar." Eller så ber du en grupp av valkretsar om uppdaterade adresser, och hälften av dem skickar er alla till deras information, och den andra hälften skickar bara deras telefonnummer.
Usch. Hur svårt är det att läsa ett e-postmeddelande?
Egentligen är det din utgångspunkt. Som de säger är det lättare att förändra sig själv än att förändra andra. Så det första du bör göra är att granska dina e-postmeddelanden objektivt. Utbildar du människor att inte läsa dem genom att begrava frågan i en e-post med fem stycken? Tänker du på exemplet ovan, nämnde du din försenade flygning i slutet av den tvåsidiga sammanfattningen av din affärsresa (som din chef troligtvis planerade att granska senare)? Prova våra riktlinjer för att se till att dina e-postmeddelanden läses - och svara på.
Men medan det är bra och bra att skriva tydligare e-postmeddelanden, hur ska du svara på din icke-läsare just nu? Det bästa tillvägagångssättet är att presentera den viktigaste informationen som "ny information" (vilket förklarar varför du skriver tillbaka).
När det gäller exemplen ovan kan du försöka, "Ny information från flygbolaget: flygningen kommer troligen inte att starta förrän på morgonen. Ser ut som jag ska tillbringa kvällen i Chicago, ”eller” Tack för att du skickat ditt telefonnummer; kan du också skicka en uppdaterad adress när du får chansen? ”Håll den så kort som möjligt (en eller två rader, så att ingenting går att missa), medan du på nytt høfligt upprepar vad du behöver.
2. Svaret "Detta är inte en prioritet för mig"
Du lägger upp en situation där du frågar en äldre kollega om du bör ta tillvägagångssätt A eller B, och hans svar är: "Lycka till." Eller så frågar du en ny kontakt när det kan vara en bra tid att ansluta sig och hon säger att hon skulle älska till - men försummar inte inkludera faktiska tider.
Låter bekant? Jag har några dåliga nyheter: Personen du motsvarar är inte det för att svara dig just nu.
Naturligtvis är det en skillnad mellan ett e-postmeddelande som avskedar dig och en som ger en tid då din kontakt kan vara mer tillgänglig - till exempel, "Jag skulle gärna träffas för kaffe, men jag är överträffad genom slutet av månaden ”lämpar sig för en naturlig uppföljning av att cirkla tillbaka om några veckor.
Men det avvisande svaret utan ytterligare information - t.ex. "När kan jag se några nummer?"; "Visst." - föreslår att du får den information du behöver inte är en prioritet för din läsare.
Om det definitivt är en prioritering för dig är det dags att få hans eller uppmärksamhet. Försök att svara med denna formel:
- Den information du behöver
- En fast tidsfrist
- Bekräftar genom en fråga.
Till exempel: "Jag vet att du har några evenemang i helgen, men jag behöver den reviderade restaurangberäkningen senast på onsdag - kommer du att kunna tillhandahålla det då?" Eller "Mitt kundmöte är planerat till 10:00 på fredagsmorgonen; är det möjligt att tillhandahålla korta anteckningar om min presentation innan dess? ”Att fokusera på det du behöver kommer att fokusera läsaren; inklusive ett specifikt datum ("nästa tisdag" i motsats till "under de kommande veckorna") kommer du att höja dig med prioriteringslistan; och slutar med en fråga betyder att mottagaren måste skriva tillbaka dig.
Det kan vara frustrerande när någon tar sig tid att svara men inte försöker ge dig den information du behöver. Använd tipsen ovan för att ta reda på problemet och svara på ett sätt som hjälper dig att få jobbet gjort.
