Jag är ledsen, du fick inte jobbet.
Som chef är det förmodligen något du har kommit att kommunicera minst en gång tidigare, om inte många gånger.
Även om det är vanligt nog att avvisa arbetssökande (hej, alla kan inte få plats), det är mer troligt att du har sagt "nej" till personer som ansöker utanför företaget, inte inifrån.
Så vad händer när en intern kandidat ansöker och du måste meddela dem att de inte fick jobbet? Hur exakt delar du nyheterna till någon du redan arbetar så nära med - och hanterar deras förväntningar på lämpligt sätt framåt?
Att besvara dessa frågor är mer nyanserat än att avvisa en extern kandidat. När allt är detta någon som tror på ditt företag och vill växa sina färdigheter och ansvar där snarare än någon annanstans - det är därför de gick efter den interna överföringen till att börja med.
Som verkställande direktör för PhotoShelter och någon som har hanterat den här situationen mycket har jag lärt mig fem viktiga lektioner om att navigera i det grumliga vattnet för att avslå interna sökande.
1. Gör det inte via e-post
E-post kan vara en välsignelse och en förbannelse (min inkorg skrikar förbannelse för tillfället), men vi kan alla vara överens om att det gör kommunikationen lättare och snabbare. Det är dock inte rätt kanal för att bryta dåliga nyheter till din anställd.
Så upptagen som du är, är det viktigt att sitta ansikte mot ansikte för att förklara ditt slutliga beslut. I dessa scenarier kan din ton, ansiktsuttryck och kroppsspråk göra en enorm positiv inverkan på hur din anställd känner för resultatet. Det faktum att du är villig att ta tid från din dag för att ha denna konversation i första hand talar också volymer.
2. Var tydlig om orsakerna bakom ditt beslut
Ett personligt möte kräver lite planering från din sida. Du måste tänka kritiskt på vad du ska säga och hur du kommer att säga det (att skriva ner dina tankar eller köra dem av en kollega eller din HR-avdelning kan hjälpa).
Det är viktigt att du är tydlig inte bara om ditt beslut utan också skälen bakom det. Saken med en intern överföring jämfört med en extern kandidat är att personen redan anses vara en kultur som passande - vilket innebär att orsakerna till att de inte fick jobbet mest sannolikt handlar om deras erfarenhet eller brist på det. Så du är i en bättre position att ge dem ärliga, direkta feedback som kommer att vara vettiga för dem och i slutändan hjälpa dem att förbättra.
Till exempel, om den sökande inte hade en viktig färdighet som behövs för jobbet, ange vad den färdigheten var. Om en annan kandidat passade bättre, förklara varför. Vad du än gör, lämna inte personen utan någon förklaring alls.
3. Fråga om deras professionella mål
Ofta kan en anställd ansöka om en intern överföring av fel skäl. Kanske känner de sig fast i sitt nuvarande team och letar bara efter något - vad som helst - nytt. Så den ställning de sökte kanske faktiskt inte överensstämmer med sina egna karriärsföreställningar.
Det är här det kan hjälpa till att ha en öppen konversation om deras professionella mål. Vilken titel skulle de älska att ha en dag? Vem beundrar de professionellt? Vilken del av företaget eller deras jobb blir de mest upphetsade? Att förstå dessa ambitioner hjälper dig att rekommendera sätt de kan bygga vidare på dessa färdigheter och passioner i sin nuvarande roll (och därmed få dem att hålla sig längre) och fortsätta framtida roller som bättre anpassar sig till dessa mål.
4. Hitta andra möjligheter för dem att växa inom företaget
Som någon högre upp, vet du bättre än någon annan var företaget är på väg och vilka möjligheter för tillväxt som är realistiskt tillgängliga.
Vilka extra inkomstströmmar eller produktutvecklingar överväger du till exempel? Och vilken typ av team kommer att krävas för att hantera dessa sysselsättningar när de är igång?
Dela dessa framtida möjligheter med din anställd genom att förklara vart du hoppas att företaget kommer att gå och hur de potentiellt kan delta i att främja den tillväxten. Ta dessutom upp en plan för att hjälpa dem att bäst anpassas för en sådan roll när det så småningom kommer. De kan bli ännu mer upphetsade över dessa möjligheter än det ursprungliga jobbet de gick efter.
5. Glöm inte att checka in
När allt är sagt och gjort, bör du fortfarande checka in med personen efter några dagar eller veckor. Erbjud att ta lunch, gå ut för kaffe eller schemalägga ett snabbt möte.
Kort sagt, detta visar att du bryr dig. Du bryr dig om hur din anställd känner, hur deras nuvarande arbete går och om de har ytterligare tankar efter din diskussion. Checka in får anställda att känna sig värderade och hörda - vilket bygger varaktig affinitet och lojalitet till ditt företag.
Mina erfarenheter av att behöva avvisa interna kandidater har lärt mig att även när du måste leverera dåliga nyheter är det faktiskt ett mycket bra tecken när någon uttryckte ett genuint intresse för nya möjligheter hos ditt företag. Det betyder att dina anställda gillar att arbeta för dig och kan se sig själva där på lång sikt.
Det viktigaste är att det är ditt jobb att främja den andan och hjälpa dem att komma dit de vill vara - oavsett det faktum att de inte landade denna specifika roll. Om du gör det kommer du bara att stärka din relation och din verksamhets totala framgång.
