Jag har lärt mig under de senaste åren att om du utvecklar ett rykte för att vara till hjälp kommer ett ständigt växande antal förfrågningar att komma ditt sätt.
För mig är förfrågningar om kaffe för att "plocka min hjärna", för introduktioner till mitt nätverk eller för mig att återberätta historien om Museens grundande (som är online om du Google det!) De vanligaste i dag. Jag är naturligtvis inte någon kändis, men jag räknade över 35 e-postbegäranden om min hjälp, råd eller tid den senaste månaden ensam, inte relaterade till min dagliga affärsverksamhet eller mentorprogram som jag redan har engagerad tid till.
Jag älskar att vara till hjälp när jag kan, men det finns en inneboende konflikt mellan att säga ja och att säga nej. Att säga ja tar tid bort från mitt växande team, som behöver min tid, närvaro och stöd, såväl som från mina vänner och familj. Om jag faktiskt hade sagt ja till alla förfrågningar förra månaden (förutsatt att varje tar 30 minuter), skulle det ha tagit mig över 17 timmar. Det är nästan en timme varje arbetsdag!
Att säga nej är emellertid både en missad möjlighet att hjälpa någon och att bygga upp ett förhållande och en risk för att bli oförskämd, även om dina skäl är rena. Åh och för att inte nämna, svårare att göra. Jag har valt att balansera de två så mycket som möjligt, men att hitta det bästa sättet att säga nej har tagit lite tid.
Oavsett om det är den publicisten som fortsätter att försöka driva en tonhöjd av dig (efter att du har sagt nej - fyra gånger) eller den unga graden som fortsätter ber att träffa dig för kaffe, alla behandlar förfrågningar från människor som de helst inte vill säga ja till. Så vad är en upptagen professionell att göra när ett e-postmeddelande som du inte vill skicka kommer igenom?
Så här har jag hanterat det.
Situation 1: Du blir upptagen
Låt oss börja med den enklaste. Om du blir uppsatt av någon som du inte är intresserad av eller kan hjälpa till (vare sig det är en publicist eller tjänsteleverantör), gör följande:
- Kontrollera om det finns en länk till prenumerationen längst ner i e-postmeddelandet. Om det finns det kan du avsluta prenumerationen direkt.
- Om inte, ignorera och arkivera detta första e-postmeddelande, såvida det inte är klart skrivet personligt till dig. Jag har funnit att 99% av dessa skickas i bulk, och ingen tar det personligen om du inte svarar.
- Om samma person följer upp (även om den tydligt är skriven av en robot), skicka en snabb anteckning som säger att du inte är intresserad. Jag tänker på detta som en chans att vara trevlig och ge säljare eller publicister informationen att jag inte är en bra ledare, så att de kan spendera sin tid någon annanstans (och också sluta skicka e-post till mig). Det här är e-postmallen jag använder:
Hej,
Tack för ditt email. Vi är inte på marknaden för tillfället, men jag kommer att meddela dig om det förändras. Kan du under tiden ta bort min e-postadress från din lista?
Tack på förhand,
Oavsett vad, gå inte med på att ringa för att "bara lära dig vad vi kan erbjuda" såvida du inte är intresserad. Detta får aldrig någon att försvinna, och det leder vanligtvis till en mer ihållande uppföljning, eftersom du har visat dig vara en varmare bly.
Situation 2: Du får en kall e-post för tid eller råd
Så du har fått ett e-postmeddelande från en slumpmässig person som ber om din tid eller råd. Du har använt ditt omdöme och baserat på din förmåga och hans eller hennes fråga verkar det inte som om du har ledig tid att hjälpa till. I dessa fall finns det två fantastiska alternativ:
- Om du vill hjälpa till men inte har tid kan du prova vad jag kallar "punt-taktiken." Skicka en kort "Tack för att du tänker på mig - jag är bokad den här månaden men om du når ut, jag "Jag älskar att hjälpa men jag kan." Många människor kommer aldrig att följa upp - antingen för att de glömde eller för att de inte behöver din tid och råd längre - så du kan vara säker på att de människor som följer upp är de som mest behöver din hjälp.
- Om du inte tror att du kan hjälpa till oavsett tidslinje, är det bästa sättet att kommunicera varför du inte kan på ett vänligt och tydligt sätt och att erbjuda ett näst bästa alternativ. Är du inte säker på hur man säger det? Prova en modifierad version av Alexandra Franzens mord-e-postmall för att avslå en god vän.
Situation 3: Du blir ombedd att hjälpa en vän till en vän
Ibland är det någon speciell omständighet involverad - till exempel att den unga graden som ber om tid är bror till en tidigare kollega. Tyvärr har din ömsesidiga kontakt inte kontrollerat dig först (som han eller hon borde) innan du introducerar eller lämnar ut din kontaktinformation, så du har kvar att bestämma om du kan avslå den här personen och hur du gör det utan att förstöra relation. Dina alternativ:
- Om du känner att du måste göra det, även om du inte har någon aning om hur du passar in det i ditt upptagna schema, föreslå ett samtal på 15 minuter snarare än att träffas personligen. Att förvandla en kaffetimme till ett snabbt samtal är mer hanterbart och tvingar grymaren att spendera din tid på ett klokt sätt. Du kan också erbjuda att svara på en eller två pressande frågor via e-post. (Folk förstår vanligtvis om du lägger till det sammanhang som du är överplanerat just nu men vill hjälpa förr snarare än senare.)
- Om du inte är rätt person att hjälpa men du känner att du behöver göra något kan du överväga om någon annan i ditt nätverk kan vara villig att hjälpa. Vidarebefordra begäran till din kontakt först och fråga om han eller hon kan spara 15 minuter för ett samtal för att hjälpa någon, eftersom du inte har rätt erfarenhet av det. Du kan sedan låta frågaren veta att du inte är rätt person att hjälpa, men att du har frågat någon annan om han eller hon skulle vara bekväm att bli introducerade och du kommer att följa upp om du hör tillbaka.
- Om introduktionen var via en lös bekant och du föredrar att avvisa den, kan du pröva punkttaktiken ovan och ge askaren antingen lite tid eller råd via e-post om han eller hon följer upp i framtiden.
Det kanske inte är lätt, men när du försiktigt har avvisat en begäran som inte passar är du redan ett steg mot att spendera din tid på de saker som är viktigast för dig. Och det är något som ska firas.
