Företag har förstått vikten av att ha en hälsosam relation med media under lång tid, vilket innebär att man tappar ut färre “inga kommentarer” och istället, hosta upp information. Men under de senaste åren - särskilt efter den finansiella kollapsen - har det varit en ökad känslighet för hur öppet ett företag är, med både media som rapporterar om företaget ("de är inte tillräckligt transparenta!") Och företaget själv ( "Är vi tillräckligt transparenta?").
Liksom de flesta saker inom PR finns det en känslig balans mellan att se till att ditt företag fungerar öppet och inte släpper information som kan påverka ditt varumärkes rykte negativt.
Att räkna ut var du ska dra den linjen bestäms av flera saker, inklusive styrkan i dina relationer med journalisterna som täcker ditt företag, samt hur positiv - eller negativ - informationen i fråga är.
Med det sagt, så här navigerar du i några av de vanligaste (och ofta svåraste) ämnena journalister kommer att fråga om.
Finansiell information
Om du är ett offentligt företag är du skyldig enligt lag att lämna ut finansiell information och driftsinformation. Om du försöker undvika frågor med "ingen kommentar", kommer du att få en hel del problem - och få ditt företag att se väldigt icke-öppet i processen.
Om du är ett privat företag behöver du inte lämna ut finansiell och operativ information. Och de flesta företag håller dessa nummer för sig själva. Men om du helt och hållet dödar det och vill att pressen ska veta, skapa några bra statistik som visar hur fantastiskt du gör utan att behöva ange exakta siffror (som tillväxt från år till år). Detta kommer att skydda dig om du har ett hemskt kvartal. I så fall kanske journalister snuskar ut att det är dåligt, men kommer inte att ha exakta siffror att jämföra eller utnyttja.
Personal
När det gäller din personal är din första prioritet inte insyn - det är att skydda dem. Så om en journalist ringer näsning för information om anställdas personliga liv, bör du alltid ge en "ingen kommentar." Det enda undantaget är om personen i fråga är en del av en intern eller extern utredning som har offentliggjorts. I så fall vill du berätta för media att du bedriver eller samarbetar med utredningen och lämna den där.
Om en anställd har lämnat företaget eller blivit sparken och en journalist frågar om hans eller hennes status kan du säga att han eller hon inte längre är i företaget. Men du behöver inte lämna mer information.
Framgången för en lansering eller ett initiativ
Som PR-människor älskar vi möjligheten att proaktivt nå ut till pressen med positiva nyheter om vårt företag. Men vad händer när journalister som behandlade ett tillkännagivande - som lanseringen av en ny produkt - följer upp och vill veta hur den nya produkten säljer sex månader senare, när det inte fungerar särskilt bra?
Måste du svara på deras frågor? Nej. Men verkar det väldigt icke-öppet av dig att inte göra det? Ja.
Mitt råd är att skapa ett uttalande med en eller två meningar som behandlar journalistens fråga utan att åter gå in i specifika nummer. I det här fallet kan du säga något i linje med: "Medan produkten bara har funnits på marknaden i några månader, har vi fått uppmuntrande feedback från våra kunder." Du har svarat, format meddelandet till din fördel, och skyddade dig från att ge för mycket information - bara i fall att produkten floppar.
I en kris
När ditt företags rykte är i fara måste du vara extremt försiktig med den information du ger till media. Det bästa sättet att hålla sig transparent medan du fortfarande skyddar ditt varumärke är att publicera regelbundna uttalanden till pressen och låta dem veta vad som händer - t.ex. undersöker du problemet, du har identifierat problemet och slutligen fixar du problemet problemet - samtidigt som du håller dina meddelanden så inneslutna och på hög nivå som möjligt. Om media har några frågor utöver de enkla uttalanden som du inte är bekväm att svara på, kan du "inte kommentera" dem förrän du är blå i ansiktet.
Även om detta bara är några exempel på de typer av frågor du får från pressen, förblir formeln för att tona den transparenslinjen densamma: Svara på frågor så öppet som möjligt, samtidigt som du håller dig utanför ogräs med dina svar - oavsett om det betyder att exkludera exakta siffror eller detaljerna om en situation. Och kom ihåg: Om du vill dela information men inte vill citeras kan du alltid be om att tala på bakgrund.
