När det gäller att ge övertygande presentationer till ledande befattningshavare, underskatta aldrig vad du kan åstadkomma i mötet före mötet.
Föreställ dig följande scenario: Du har äntligen fäst en plats på dagordningen för ett viktigt ledarskapsmöte för att presentera din "stora idé" för verkställande ledningen. Du har tillbringat dagar på att granska dina data, konfigurera om din PowerPoint och förfina dina rekommendationer.
Presentationen går riktigt bra. Du tar ögonkontakt med execs, tar hänsyn till varandras beslutsstil och till och med använder kraftfullt övertygande ord som "uppenbarligen." I ditt sinne slog du den här ur parken.
Men inget av det här betyder: Deras beslut går inte din väg.
Senare på dagen, som reflekterar över vad som hände, hänger det dig: De hade gjort upp sina tankar långt innan de hörde dig. Någon tidpunkt efter det att mötesagendan skickades ut (men innan du hämtade bildspelet), bestämdes förhandens utfall av beslutsfattarna - och du var inte med.
Om de verkliga besluten fattas före mötet kanske det inte räcker för att presentera ditt ärende och försöka vinna hjärtan och sinnen i styrelserummet.
Ledareguru John Maxwell har skrivit att "hemligheten till ett bra möte är mötet före mötet."
I sin bok, Leadership Gold , berättar Maxwell om råd från en mentor som berättade för honom att i förväg räkna ut vilka nyckelpåverkare som skulle vara i ett givet möte och träffa dem i förväg, antingen enskilt eller i grupper. Maxwell och andra använder frasen ”mötet före mötet” för att hänvisa till processen för att checka in med dessa nyckelspelare före det större mötet för att få sitt inköp, utveckla förtroende och undvika att bli bländigt senare.
I ett webinar för många år sedan intervjuade jag chefen för företagskommunikation för ett medicintekniskt företag. Hennes utvalda kompetensämne var en färdighet som många blivande påverkare ännu inte har utvecklat: hur man arbetar effektivt med chefer i C-sviten.
"Jag kan inte berätta hur många gånger jag har sett människor närvarande för vårt ledande team, " sa hon, "och det är första gången någon i det rummet någonsin hör om vad det är som du försöker att övertyga dem att göra. ”
Enligt kommunikationsledaren är en av de ofta outtalade reglerna för att arbeta effektivt med ledande ledare att undvika överraskningar - och ett utmärkt sätt att uppnå detta är att ta ansvar för mötet före mötet. ”Be dina chefer i 15 minuter innan det stora mötet, ” rekommenderade hon. ”Du kan förhandsgranska dina tankar och idéer och höra vilka problem de har. Gör dem till en del av processen så att när det stora mötet kommer, de känner att de har en insats i det. ”
Även om det kan verka som en informell interaktion, ta inte en manschett utanför manschetten. Jag skulle rekommendera att du förbereder dig så flitigt för detta 15-minuters möte före mötet som du skulle göra för huvudevenemanget.
Ditt mål i vart och ett av dessa "minimöten" är att testa din hypotes med varje verkställande direktör och ta upp eventuella oro och invändningar som han eller hon kan ha för att minska sannolikheten för att din presentation kommer att avspeglas. I slutändan är ditt mål att ställa in varje ledare som din förespråkare - innan huvudmötet äger rum.
Som rekommenderas av företagskommunikationsguruen, här är några frågor att ställa till dina potentiella förespråkare om din idé:
- Har denna idé mening för dig?
- Håller du med det?
- Är detta ett smart sätt för oss att investera vår tid och pengar?
- Stämmer det med initiativen i ditt område? Om inte, varför?
- Och om det gör det, kommer du att säkerhetskopiera mig när jag levererar presentationen?
Om svaret är "nej", är det mycket bättre att du vet nu medan du fortfarande har en chans att ändra riktning och korrigera kursen före det stora mötet.
Efter att ha haft dessa konversationer kanske du inte har valt 100% av de viktigaste beslutsfattarna som förespråkare, men genom att förförsälja dina idéer före det stora mötet, kommer du åtminstone veta vem dina supportrar är. Du kommer också att veta vem som är neutral, vem är skeptisk, vem de potentiella kränkarna kan vara och var de står i frågan. Genom att behärska mötet före mötet och förförsälja dina idéer, kan du tillgodose alla synpunkter i din slutliga presentation - och sedan spika det.
