Här är en sorglig verklighet: chefer tillbringar allt från 35% till 50% av sin tid i möten, och ändå anser chefer över hälften av dessa möten vara misslyckanden.
Det här är inte så chockerande. Alltför ofta befinner vi oss i en brainstorming som är lite för lång, eller inte tillräckligt lång, eller förvirrande eller frustrerande eller helt uproduktiv.
Det finns naturligtvis flera lösningar. Vi kan avbryta. Vi kunde planera om. Vi kan förvandla mötet till en e-postkedja eller en slack diskussion.
Dessa är alla lämpliga steg i vissa fall. Men ibland måste vi faktiskt anstränga oss för att förstå var våra möten kommer till kort och aktivt arbeta för att fixa dem. För trots allt kan vi inte bara vägra att träffa människor någonsin - ingenting skulle bli gjort.
Om du letar efter den skyldige kan du försöka ställa dig själv dessa frågor och tillämpa dessa tips för att köra effektivare möten på jobbet:
Frågor 1-3 före mötet
Ja, ditt möte kan misslyckas redan innan det börjar. Här är vad du bör tänka på så snart du skickar in den inbjudan.
1. Känner du dig förberedd?
Är alla dina material inställda? Finns det en plan för hur mötet kommer att gå? Finns det ett konferensrum tillgängligt och bokat?
Din största vän kommer att vara en agenda - du kan inte ha ett bra möte utan ett.
Det andra viktiga att förbereda i förväg är ditt mål för mötet. Fråga dig själv (och kanske skriva ner det): "Vad är en sak jag vill åstadkomma?" Det kan vara något litet, som att uppdatera ditt team, eller stort, som att komma med en strategi för att öka användarnas engagemang. Se till att alla är i linje med detta mål så att du inte försöker täcka motstridiga idéer under en kort session.
"Du måste ha ett avsnitt om önskat resultat, vilket är annorlunda än dagordningen, " säger Devanté Lewis-Jackson, chef för Mid-Market Sales på The Muse. ”En dagordning diskuterar vad som kommer att äga rum under mötet, men det önskade resultatet bygger enighet om vad som måste göras innan mötet är över. Detta hjälper speciellt när konversationen sporras runt dagordningens ämnen. ”
2. Känner andra människor sig beredda?
Inte varje möte du kör eller deltar kommer att kräva att folk ska granska, fylla i eller skaffa material i förväg. Om de gör det, rekommenderar jag dock starkt att alla har rätt tid och resurser att göra det (igen, använd den dagordningen!).
Men ofta skapar vi möten innan vi överväger kontext och öppenhet. Som ett resultat kommer människor in i konversationen i fel huvudutrymme. Ta till exempel någon som är ny och har noll bakgrund i ditt företags historia. Eller någon som deltar på ett sprintmöte och aldrig har arbetat med ett ingenjörsteam tidigare. De kommer förmodligen inte att få ut mycket av mötet eller bidra med någon värdefull insikt, eller de kan ta diskussionen av kursen med sina interjektioner.
Så, innan du går in, fråga dig själv följande:
- Vet alla varför vi håller det här mötet?
- Vet alla varför de specifikt blev inbjudna till detta möte?
- Är alla uppdaterade om vad vi diskuterar vid detta möte?
- Känner alla alla andra på detta möte? Om inte, vad behöver de veta?
- Finns det någon spänning mellan människor som kan hindra framsteg i detta möte?
Om svaret är nej, kan du antingen dra personen (eller människorna) åt sidan eller skjuta dem en snabb e-post för att ge dem lite bakgrund.
3. Är människor glada?
Uppenbarligen kommer ingen att hoppa upp och ner vid tanken på ditt möte, såvida du inte håller en för att sälja valpar (i vilket fall måste jag fråga var min inbjudan försvann).
Men ditt team borde känna ett slags sätt om det, och förhoppningsvis mer mot det positiva slutet av känslor. De kanske inte är extatiska för att chatta kvartalsinkomster, men de kan vara lättade över att äntligen få lite exponering för viktig information eller att ha ett utrymme att ställa sina brinnande frågor.
Om de stönar - och deras stönor har ingenting att göra med att hata möten och allt att göra med den här typen av möten - gräva lite djupare. Det är möjligt att detta skulle vara en upprepning av ett tidigare samtal och därmed slöseri med tid, eller vissa medlemmar känner sig oförberedda eller någon utesluts och alla är upprörda över det. Det är till och med möjligt att ditt team är överbelastat och inte har bandbredd och energi att sitta genom en timmes lång presentation. Oavsett var den negativa energin kommer ifrån, måste du ta itu med den innan du går in i rummet.
Frågor 4-7 Under mötet
Bara för att du förberedde dig ordentligt betyder inte att du är klar. Det finns flera saker du måste vara medveten om just nu för att säkerställa att allt går smidigt.
4. Har du alla de viktigaste punkterna?
Du kom in med ett jobb att göra - svara på en fråga, brainstorma en idé, beskriv en ny process, vad som helst. Tecknet på ett bra möte är ett som uppnår detta inom ramen för din tidsgräns.
Att göra detta är ganska enkelt. Följ din agenda till en T (eller åtminstone så nära som möjligt). Kontrollera dig själv var 10-15 minut för att se om du fortfarande är ämnet. Om inte, styr konversationen tillbaka och gå med på att sätta en stift i vilken tangens du var på för senare. Gå med på att besöka allt du har missat antingen offline eller i ett annat möte (och tilldela den uppgiften till någon i rummet). Kör inte över om inte alla andra kan komma överens om att träffas längre. Genom att ta mer av människors tid gör du det svårare för dem att uppfylla andra viktiga tidsfrister som du kanske har angett för dem.
"Hela poängen med ett möte är att fatta ett beslut om något, och vad / vem / hur åtgärden genomförs, " säger Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager på The Muse. "Enkelt uttryckt, om du inte kan komma med handlingsbara saker eller beslut att fatta, håll inte ett möte."
5. Var alla (eller minst de flesta av alla) uppmärksamma?
Att få 100% av publiken att ha alla ögon på dig, telefoner ner, på kanten av sina platser är förmodligen en sträcka (vi är ju lätt distraherade människor), men nästan alla bör lyssna på dig nästan alla tid.
För att få människor att lyssna kräver lite ansträngning från din sida. Håll saker kort och söt. Skapa tydliga nästa steg. Använd lätta att läsa och förstå visuella bilder. Förbud på bärbara datorer (om du kan).
Det här är en bra läsning till varför ingen lyssnar på dina möten - och hur du fixar det.
6. Ställer människor frågor och får de svar?
Jag skulle säga att det är sällsynt att ha ett möte där ingen ställer en enda fråga. Om så är fallet, är folk förmodligen inte uppmärksamma och de kommer förmodligen att ställa dig massor av frågor efter att mötet har släppts upp (och du måste läsa nr 5).
Men lika viktigt som det är att ha en engagerad publik är det också viktigt att faktiskt ta itu med sina problem. Alltför ofta säger vi ”Jag kommer till den punkten senare” eller ”Jag lovar att jag ska svara på det i slutet” och aldrig komma tillbaka till det. Så se till att du täcker alla dina grunder, även om det betyder att du skriver ned deras fråga eller ber dem att upprepa den i slutet av presentationen.
Tänk på att det kan finnas andra skäl till att människor inte ställer frågor. Kanske har du skapat en miljö, kanske oavsiktligt, där de inte trivs med det. Eller kanske blir människor så bortkastade av diskussionen att de inte är säkra på var de till och med börjar ställa frågor, i vilket fall har du antagligen slackat med att ge dem sammanhang (se # 2 för råd om det).
7. Finns det ett betydande mönster för att vissa människor talar upp (eller inte talar alls)?
Du har troligtvis bjudit in alla i rummet för att du ville ha deras åsikt eller input på ett projekt - och i slutändan kommer idéerna och handlingarna som kommer ut ur ditt möte att vara starkare och mer anpassade om alla välter. Så du vill se till att alla bidrar minst en gång under din tid tillsammans.
Detta låter bra i teorin, men är inte alltid verkligheten. Vissa människor är högre och mer självsäkra än andra, andra är i högre maktpositioner än andra, och andra känner sig inte lika inkluderade eller respekterade som andra i rummet. Fall i sak: Forskning visar att kvinnor är mer benägna att bli avbrutna i samtal än män.
Försök att vara rätt typ av diskussionsledare. Stäng av vandrande medarbetare. Avbryt inte. Ställ upp för personer som avbryts. Uppmana människor som inte har sagt så mycket eller som kan vara skyggare. Detta gäller särskilt för avlägsna personer som inte är fysiskt i rummet.
Kom också ihåg att du också ingår i denna kategori, även som mötesarrangör! I vissa fall är det vettigt att vara den person som pratar mest, men även då bör du se till att alla röster i rummet hörs och förstärks. (Här är några råd för att hindra dig från att prata och känna igen när du pratar för mycket.)
Frågor 8-10 Efter mötet
Nästan där! Om du vill att dina möten ska vara en hemkörning varje gång bör du tänka på nedan.
8. Är alla att ta rätt nästa steg?
Du kan se när ett möte gick dåligt när alla lämnar rummet och går för att göra saker exakt hur du inte ville att de skulle göra det.
Undvik detta genom att vara direkt och tydlig om nästa steg. Innan du bryter dig, adressera följande:
- Vad behöver göras?
- Hur behöver det göras?
- När behöver det göras av?
- Vem kommer att ansvara för att göra det?
- Vem kommer att övervaka / följa framgången med det?
9. Uppnåddes mötets större syfte?
Verkar människor mer motiverade att få saker gjort efteråt? Verkar de fungera mer effektivt? Finns det mindre förvirring eller färre frågor som ställs? Uppnådde du ditt ursprungliga mål? Chansen är stor om svaret är ja du gjorde okej (och om svaret är nej, läs ovanstående avsnitt för att ta reda på var du gick fel).
10. Kändes andra människor också som att mötet var produktivt?
Jag skiljer frågan från ovan eftersom det kräver att du faktiskt frågar människor hur de kände om mötet, snarare än att anta.
Att få direkt feedback (särskilt som chef) är viktigt. Det är möjligt att du kände att mötet gick utan problem, men alla andra håller inte med - hörsel som hjälper dig att ta itu med varför det inte lyckades och hur du kan göra det bättre nästa gång. Visst, du kan inte fråga alla varje gång du möter hur det gick, men om du gör det då och då kommer du att vara på rätt väg.
Ingen älskar möten, så varför få dem att stinka? Ta upp dessa frågor direkt, och det är mycket mindre troligt att dina möten misslyckas.
