Åh, e-post. Oavsett om du hanterar ett fåtal personer, ett stort team eller bara dig själv kan det både hjälpa och hindra din framgång. För, som jag är säker på att du har lagt märke till, ju fler människor du samarbetar med, desto fler meddelanden byggs upp och desto mer utmanande är det att komma igenom dem på de fem minuter du har mellan back-to-back-möten.
Medan jag inte kan vinka en trollstav och lösa det här problemet för dig, kan jag säga att jag hittade ett system som verkligen fungerar för mig som chef - det handlar om att ha några pålitliga etiketter i din inkorg. (Om du inte har någon aning om hur du använder dessa är här en 101 här för Gmail och för Outlook.)
Till skillnad från de filter jag använder för permanent arkivering, är dessa tre tillfälliga och används bara för att uppmärksamma mig på viktiga saker. Så fort jag adresserar meddelandet tar jag bort etiketten och filen som jag normalt skulle göra.
Så utan ytterligare anledning:
1. "BLOCKER FÖR ANDRA"
Ja, den här är i alla kepsar. Jag ändrade även färgen i min inkorg för att göra den röd. Varje morgon går jag igenom min inkorg för att se till att jag har identifierat kritiska meddelanden som kräver mitt svar. (Aka: Utan mitt svar kan människor inte gå framåt. I alla fall.) Genom att identifiera de specifikt säkerställer jag att jag inte prioriterar snabba svar över viktiga svar.
I slutet av varje dag ser jag till att alla återstående e-postmeddelanden med den här taggen först hanteras. Och med undantag för det sällsynta undantaget loggar jag inte ut för natten tills det är klart. Det betyder inte bara att jag inte håller upp någon, utan att jag kan sluta varje dag med att veta att de mest angelägna frågorna tas om hand.
2. "Namnet på någon du träffar regelbundet"
Jag har ett en-mot-ett-möte med var och en av mina direkta rapporter varje vecka, och medan vi håller en löpande agenda i ett Google-dokument med saker att diskutera, har jag upptäckt att snabba frågor eller FYIer ibland faller igenom sprickorna.
Det som förändrade detta för mig var att skapa en etikett för varje person med sitt namn, till exempel "För Lindsay" och "För Yusuf." Eftersom e-postmeddelanden kommer genom min inkorg som jag tror skulle vara relevant för dem, eller att jag vill ha en uppdatering på, lägger jag till taggen med deras namn. Sedan, i mina veckomöten, kan jag göra en snabb sökning för att se om jag har pratat med dem om allt innan vi avslutas. När det här uppdraget är klar tar jag bort taggen.
Medan jag använder detta för mina direkta rapporter kan du använda det för alla du träffar regelbundet, från din egen chef till marknadsföringsteamet till en projektledare.
3. "snabbt svar"
Jag har skrivit om detta tidigare, men jag har tyckt det är oerhört bra att ha en lista med e-postmeddelanden jag kan svara på inom fem minuter eller mindre. När jag väntar i kö för kaffe, tar tunnelbanan några stopp eller tidigt för ett möte, har jag nu mitt första stopp (ja, innan Twitter eller Instagram) för att se till att jag hanterar alla förfrågningar.
Bästa delen av den här etiketten? Du får känna dig superfull, mycket snabbt.
Och det är det, tre enkla etiketter som du enkelt kan ställa in en eftermiddag. Har du några andra inkorgstrick som hjälper dig att hantera? Dela dem med mig på Twitter @acav!
