Jag är inte säker på vad det handlar om att prata med mer än en person i telefon, men konferenssamtal kan bli besvärliga snabbt. Människor hänger sig tillbaka och väntar på att andra ska prata (eller de pratar över varandra), och det är ofta oklart vart konversationen ska gå vidare. Smärtsamma tystnader finns i överflöd, och alla i gruppen börjar undra om de är på ett dåligt första datum.
Som författare på ett marknadsföringsteam på ett telefonföretag är jag alltid på den här typen av samtal och jag har lärt mig några trick för att få dem att fungera smidigare. Om tanken på att ha ett samtal med mer än två personer får dig att vrida dig i din plats, läs vidare och upprepa efter mig: Konferenssamtal behöver inte vara besvärliga.
Följ ledaren
Visst, poängen med konferenssamtalet är att ha en konferens, men saker kommer att fungera som en väl smord tankfartyg om du väljer en ledare innan mötet börjar. Det betyder inte att andra inte kan väga in sig, men en ledare kan dirigera konversationen eller hoppa in där det behövs (dvs om det finns en besvärlig tystnad efter att en säljkille tar upp prispoäng).
Om du utses till ledaren, kommer du med en lista med frågor som måste besvaras. Är målet med samtalet att ta reda på mer information innan du gör ett köp? Är det att sortera villkoren för ett partnerskap? Du bör också skapa en kort agenda med noteringar där andra i teamet ska leda konversationen och distribuera den innan samtalet så att alla vet vad de kan förvänta sig. Fler förväntningar betyder mindre besvärliga tystnader.
Få rätt system (och vet hur man använder det)
Mycket besvärlighet på dessa samtal kan komma från tekniska problem ("Tyvärr alla - fortfarande försöker få den här saken inställd!" "Amy vet inte hur man ringer in - kan någon hjälpa?" "Är Charlie fortfarande där eller tappade han av? ”)
Så det är viktigt att ha ett fungerande telefonsystem som kan stödja konferenssamtal och - ännu viktigare - att testa det före mötet så att du är säker på att det fungerar. Och du behöver inte arbeta på ett Fortune 500-företag för att ha en avancerad och lättanvänd teknisk lösning för ditt team - även små företag och nystartade företag kan hitta billiga VoIP och virtuella PBX-system som stöder konferenser.
Tänk på video
Varje gång jag har en telefonkonferens, önskar jag att jag kunde se de andras ansikten. Inte för att jag vill kolla in dem (OK, kanske gör jag lite) - utan för att det känns som mer av ett möte mellan personer. Istället för att gissa om någon ler eller inte, kan du se det. Istället för att undra om någon är distraherad eller om hon bara tänker, kan du läsa hennes ansikte. Jag var nyligen på en telefonkonferens med någon som lät som om han var hemma i sina underkläder, omgiven av ett berg av Cheez Doodles. Var han? Jag vet inte - jag önskar att jag hade haft video.
Det finns massor av videolösningar där ute som används allmänt, inklusive Google hangouts, Skype och Join.me. Förutsatt att dina mötesdeltagare inte är hemma i sina underkläder kan det göra saker mycket mindre besvärliga.
Använd din Big Kid-röst
Jag är inte säker på varför, men människor bleknar ofta i bakgrunden under dessa typer av samtal, rädda för att komma dit och tala sitt sinne. Men var inte rädd att tala upp - du är inbjuden till konferenssamtal eftersom din åsikt är uppskattad! Använd faktiskt din stora barnröst, tala högt och säkert så att alla kan höra dig.
Ännu bättre, se till att alla andra på samtalet också deltar. Om någon inte har sagt något på ett tag, be honom eller henne att väga in. Det säkerställer att alla hörs en röst (och faktiskt uppmärksammar mötet).
Om du säger att det är besvärligt, är det besvärligt
Jag tror att situationer bara är besvärliga eftersom vi låter dem vara det. Visst, ibland är tystnader obekväma, men de behöver inte göra oss grimas. Gå in i varje konferenssamtal med ett öppet sinne och engagera dig i en obekväm upplevelse! Om du inte vill låta samtalet svänga in i besvärligt territorium, kommer det inte, garanterat.
Det finns en anledning till att det finns konferenssamtal - de är ett produktivt sätt att få en grupp tillsammans även om en medlem bor i Wisconsin och en annan bor i Los Angeles. Tänk inte bara på konferenssamtal som ett nödvändigt ont, betrakta dem som ett roligt sätt att få avlägsna kollegor in i ett virtuellt rum tillsammans. Om du tappar besväret kan konferenssamtal vara kul!
