Du får ett samtal från en anställningschef som vill veta om du ger en referens för en tidigare praktikant eller anställd. Men det här är inte ditt typiska referenssamtal, och för att vara ärlig är du inte säker på hur du ska svara - eftersom du har blivit helt förblindad.
Till att börja med visste du inte att du listades som referens. Heck, du visste inte ens din anslutning ville byta jobb eller frivilligt - eller vad det än är personen på andra sidan telefonen ringer för att fråga om.
Naturligtvis bör någon inte bara anta att du kommer att fungera som referens. Tänk om hon missbedömde förhållandet och du skulle ha avvisat henne? För att inte tala om att hon saknar sin chans att verkligen förbereda dig.
Men det händer: Det har hänt mig, det har hänt chefer jag känner, och en dag kan det hända dig. Och medan du kanske tänker "Jag har ingen aning om vad du pratar om", kommer du förmodligen att vilja säga något mer diplomatiskt till personen på linjen. Så här hanterar du denna situation utifrån ditt förhållande till den sökande.
Om du vill ge en fantastisk rekommendation
Strategi: Svara i stort
När jag var programchef för stipendiat hade jag en kollega som jag ska ringa Jane. Jane var fantastisk: Hon var lysande, hon gjorde allt jag bad om henne (till och med frivilliga uppdrag), hon arbetade på en superkravande organisation som älskade henne - hon hade till och med perfekt hållning.
Nå, en dag får jag ett samtal från ett mentorprogram som matchar proffs med ungdomar i staden. Jane hade listat mig som referens, och företaget hade flera specifika frågor som gick utöver “Vad tycker du om Jane?” Jag frågades om hon hade rätt för rollen samt att diskutera hennes erfarenhet av att arbeta med minoritetsungdomar.
Om Jane hade förberett mig hade jag haft relevanta svar - men jag hade ingen aning om att hon till och med hade ansökt. Jag kunde inte erkänna det: Det skulle ha fått henne att se bäst presumptuös och i värsta fall ansvarslös (som inte riktigt är mentormaterial).
Så jag gav en referens som var sanningsenlig - och bred. Till exempel, för att svara på om jag trodde att hon kunde göra jobbet, svarade jag att hon var en konkurrenskraftig löpare och hade mer drivkraft än nästan någon som jag någonsin har träffat (sant - och tillämpligt om hon ansökte om att vara systemanalytiker eller anslut till en grundskolestudent). På frågan om hennes erfarenhet av mångfald diskuterade jag hennes interaktion med våra styrelseledamöter och förklarade att vår styrelse hade ålder och könsskillnad (återigen, bred och lite tangentiell, men sann).
Om du befinner dig i den här situationen, ge ärliga, allmänt tillämpliga svar som målar kandidaten i ett positivt ljus. Exempelvis är bra kommunikationsförmåga och pålitlighet alltid positiva. Men om du berättar om historien om att någon låser sig på sitt kontor för att slutföra sitt arbete - medan du tror att det visar uthållighet och hårt arbete - skulle det förmodligen inte komma ifrån om han ansöker om en klientläsande roll.
Om du inte är bekväm Serverar du som referens
Strategi: Svara specifikt (sedan Punt)
Det är en sak när en tidigare anställd försummar att nämna att han satte dig som referens, eftersom han hade frågat dig fyra gånger under de senaste fyra månaderna, och han ville inte överväldiga dig med (ännu en) e-post angående en ansökan han lämnade in. Det är en helt annan historia när någon felbedömer din relation och aldrig har bett dig att tjäna som referens - för om han hade gjort det, skulle du ha avslagit. Du vill inte sänka någons kandidatur, men din trovärdighet står på spel.
Att hoppa av telefonen (eftersom du är ”sen för ett möte”), utan att säga något och aldrig ringa tillbaka är som att dra i en nödspak: Du kan göra detta om du inte har något trevligt att säga, men det borde vara sista utväg .
Se istället om du inte kan säga en trevlig sak innan du går ur telefonen - och gör den superspecifik. Så här fungerar det: Säg att någon listade dig eftersom du har namnigenkänning, men du har bara några få interaktioner vid branschevenemang. Anställningschefen ringer och ber dig om du tror att han skulle vara en bra marknadschef. Prova detta: "Varje gång jag har pratat med Mark har jag varit imponerad av hans förmåga att växla mellan småprat och diskutera marknadstrender." Säg sedan att du måste springa.
Kortheten i din recension innebär att du inte är en nära koppling, men att du lyckades säga något trevligt - och sant - så alla vinner (så mycket de kunde i den givna situationen). Om du verkligen inte känner (eller tänker starkt på) personen i fråga, var så kort som möjligt: ”Tyvärr känner jag inte att jag känner till Markus arbete tillräckligt bra för att ge en referens. Ledsen att jag inte kan vara mer användbar! ”Det är mycket att föredra framför, ” Vi har bara träffats två gånger ”, eller värst av allt, ” Vem? ”
Oavsett vad, så snart du går av telefonen med anställningschefen, måste du kontakta den sökande. Först kommer han gärna att veta att hans referenser kontrolleras! Men utöver det måste du fylla honom på hur samtalet var ur ditt perspektiv.
För den kandidat du är nära kan du prova något liknande: ”Jag vill ge dig den högsta möjliga rekommendationen. Jag gjorde det bästa jag kunde, men i framtiden, låt mig veta när du vill lista mig som referens så att jag är bättre förberedd. ”
Och för den kandidat du knappt känner? Var uppriktig. ”Jag blev förvånad över att bli kontaktad som referens, eftersom jag inte kommer ihåg att vi någonsin diskuterat det. Tyvärr känner jag inte att jag känner dig tillräckligt bra för att ge en så stark referens som du förtjänar. Så jag skulle uppskatta det om du skulle avstå från att lista mig i framtiden. ”
Det är en ära att listas som referens: Det betyder att kandidaten litar på dig att prata med en blivande arbetsgivare. Men han eller hon bör fråga först - och du kan avslå vid behov.
