"Bli av med allt papper."
Jag var en projektledare som arbetade på New York City Mayor's Office, och det var den uppgift jag fick uppdraget att utföra. I en byråkrati med hundratusentals anställda, tusentals pappersbaserade processer och en begränsad budget för ny teknik ombads jag att utveckla en plan för digitalisering av nästan allt.
Detta var ett skrämmande projekt om jag någonsin sett ett. Det var faktiskt nästan omöjligt med tanke på de begränsningar inom vilka jag arbetade. Men jag kunde inte kasta upp händerna och säga nej. Jag hade ett jobb att göra och jag var tvungen att börja någonstans.
Eliminering av projektdokumentet var inte en obestämd framgång. Det var faktiskt närmare ett okvalificerat misslyckande. Om du går in på något kontor i New York i dag, hittar du definitivt papper som är staplade på skrivbord, i inkorgar och utkorgen och återanvänder fack.
Men projektet lärde mig mer om hur man börjar en överväldigande uppgift än någon framgång jag någonsin har haft. Så här lärde jag mig att ta något till synes oöverstigligt och hantera det i bitar av bitar.
1. Ta över den stora bilden
New York City har dussintals avdelningar, var och en har dussintals avdelningar, var och en har sina egna interna processer. Det finns papper som redan finns i arkiv och lådor, och papper som fortfarande ska skapas när kunder och anställda fyller i formulär och applikationer. Det var omöjligt för mig att veta var jag skulle börja innan jag fick reda på alla pappersskapande processer där ute. Vilka genererade mest papper? Vilka lånade sig till digitalisering, och vilka hade komplicerade faktorer, som behovet av att acceptera pengar? Vilket skulle producera den största knallen för lägsta pengar?
Jag tillbringade några veckor med att tappa in varje avdelning för att få en känsla för strävan. Att göra denna första bedömning kan hjälpa till att definiera ditt räckvidd, såväl som vad som hör hemma i och utanför det. Det kan hjälpa dig att kommunicera till dina högre ups bredden av uppgiften och få deras feedback om vad de bryr sig mest om. Och det hjälper dig att navigera dig fram till en logisk utgångspunkt.
2. Hitta ett exempel på framgång på en mindre skala
När det gäller eliminering av projektpapper hade hälsoavdelningen nyligen genomfört ett pappersreduktionsprojekt som uppmanades av ett kontor. De ville inte ta alla sina papper med sig om de inte behövde, men de visste inte vilka de skulle ta och vilka de skulle lämna bakom sig. Så de implementerade ett flerfasigt projekt: Definiera vad som lagligen behövde behållas, förstöra vad som inte gjorde och skanna något som en hårddisk inte krävde. De hade implementerat tekniken och personalen för att få det att hända, och de hade resultaten att visa för den.
En storlek passar inte alltid alla, och nya överväganden uppstår när du ökar omfattningen för ett visst projekt. Men ett exempel på framgång erbjuder inte bara beprövade metoder för att uppnå samma mål som du är ute efter att uppnå, det kan också låta dig lära av andras misslyckanden. Det ger en modell du kan använda som utgångspunkt. Du kanske måste ändra, utvidga eller anpassa den för att passa dina egna mål, men det är lättare att reagera på något än att starta från en helt tom duk.
3. Identifiera den låghängande frukten
Ja, "låghängande frukt" finns säkert på en lista över överanvänd kontorssjargong någonstans, så låt oss kalla det vad det är: de enkla sakerna. De saker som kostar minst och tar minst tid att göra. När det gäller eliminering av projektpapper betydde detta saker som att bli av med föråldrad pappersarbete, skapa enkla onlineformulär och bortskaffa poster långt förbi deras utgångsdatum.
Det finns några skäl att börja med de enkla sakerna. Först och främst ger det dig några hack på bältet. Denna känsla av framåtrörelse, minimal som den kan vara, är en viktig psykologisk vinst. Det ger dig fart, bränsle för det mer utmanande arbete framöver. Och för det andra kan du visa framsteg för projektets intressenter och skapa förtroende för din förmåga att leverera i framtida arbetsfaser.
4. Lägg dina största hinder
Även när du kryssar av för de små framgångarna, är det viktigt att ta den känslan av en omöjligt utmanande utmaning och dela upp den i konkreta hinder. Utan att namnge dem är det så mycket svårare att utveckla strategier för att övervinna dem. I världen av papperseliminering var ett hinder komplexiteten i att fånga upp data som lagts in i en onlineformulär, och en annan uppfyllde lagkraven för elektroniska signaturer.
Att lägga ut dessa hinder kan leda till upptäckten att ett upplevt hinder inte är en så stor utmaning som du först antog. Alternativt kan det visa upp en viktig spärr som du tidigare hade trott vara mindre. Att veta vilka hinder som är tidigt kommer att förhindra att du blir förblindad när du redan är knädjup. Det kan också hjälpa dig att anpassa de resurser du kommer att behöva för att ta itu med dem, oavsett om det är politiskt stöd, finansiering eller experthandledning.
5. Fas ut arbetet
Den kinesiska filosofen Lao Tzu sa berömt: ”en resa på tusen mil börjar med ett enda steg.” Det är också sant att en resa på tusen mil består av fyra mindre resor på 250 mil eller 10 resor på 100 mil. Att dela ditt skrämmande projekt i hanterbara faser gör det så mycket mindre skrämmande. Och det ger dig realistiska delmål som du kan sträva efter mellan steg ett och steg.
För att försöka digitalisera pappersbaserade processer i New York City-regeringen fanns det flera alternativ för att utföra arbetet. En metod var att ta itu med ett visst antal avdelningar i taget. En annan var att börja med att bestämma vilket papper som skulle kunna elimineras, fortsätta genom att implementera tekniken för att digitalisera den och avsluta genom att utbilda personal och annonsera den nya tekniken till kunderna. Det mest logiska sättet att avveckla en överväldigande mängd arbete kommer att variera beroende på själva arbetets natur, men det är alltid värt att ta itu med innan du går in för djupt.
6. Ställ in förväntningar
Vad du än gör, inte lova alltför vad du inte är säker på att du kan leverera. Be om vad du behöver för att få det att hända. Och om du inte kan få det - oavsett om det är människor, pengar eller teknik - förklara de sätt som kan påverka din tidslinje. Ibland kommer en verkställande frågar efter något utan nyanserad förståelse för det arbete som krävs för att uppnå det, men när du väl har samlat din bedömning och identifierat hinder, kan du kommunicera denna nyans.
Att skaka på huvudet och springa i den andra riktningen är en vanlig och ibland motiverad reaktion på de mest överväldigande projekten. Men det är garanterat att du inte kommer någonstans. Till och med den mest skrämmande uppgiften kan kränkas med rätt syn, en solid förståelse av det framtida arbetet och en uppsättning realistiska och uppnåliga milstolpar att kolla in på vägen.
