Jag skrattar alltid när riktigt inflytelserika nämner något som "Åh, jag får över 600 e-postmeddelanden per dag" eftersom det låter så riktigt fruktansvärt, även för en ödmjuk skryt. Men vad kan vara ännu sorgligare? Chanserna för att dina e-postmeddelanden ses och besvaras av en sådan person är inte så bra.
Men det finns några enkla regler du kan följa för att öka sannolikheten för att inte bara läsa dina e-postmeddelanden utan att få ett svar. Oavsett om du skickar e-post till en exekutiv på hög nivå hos ditt företag eller en viktig professionell kontakt, följ dessa regler.
Var uppmärksam på tid på dagen
E-post är bra, eftersom det känns som ett icke-påträngande sätt att få tag på någon. Tänkandet går på att "det spelar ingen roll när du skickar e-postmeddelandet, de kommer att få det när de har ett fritt ögonblick." Men det fungerar inte riktigt så. Faktum är att vi alla har e-postanvändningsmönster, där vi tittar på och svarar på e-postmeddelanden under vissa topptimmar. Och att få ditt meddelande till inkorgen när någon aktivt skickar e-post betyder att du har en bättre bild av att bli sett.
Vanligtvis tenderar ledare att kolla e-post tidigt på morgonen eller sent på natten eftersom de är upptagna i möten under det mesta av dagen, så det är ett bra ställe att börja. Om du inte får svar från någon efter en vecka kan du försöka skicka e-post igen, men vid en helt annan tid på dagen.
Var kort
Börja inte e-postmeddelandet med en lång diatribe om vem du är, där du hittade någons e-postadress eller din livshistoria. Kom bara direkt till det. I journalistiken finns begreppet att lägga alla de väsentliga delarna av historien i delarna, inte begrava dem långt ner i femte stycket. Gör samma sak här.
Och bokstavligen, hålla din e-post till så få ord som möjligt. En riktigt lång e-post kommer att skannas så snabbt att det nästan inte finns någon chans att din faktiska anledning till e-post kommer att ses. På den anmärkningen:
Var tydlig om vad du ber om
Jag får e-postmeddelanden hela tiden som jag är klar med att läsa och jag säger till mig själv: "Jag har ingen aning om vad den här personen vill ha." Att ha ett mål eller önskad handling från din läsare är viktigt, för om någon inte vet vad du vill, han eller hon kommer antagligen inte att svara. Så vad är målet? Vill du att en person ska träffas med dig? Vill du att han ska ansluta dig till någon? Eller vill du bara att hon klickar på en länk för att lära sig mer om något? Se till att du specifikt nämner vad du vill att åtgärden ska vara. Och se till att vara så artig som möjligt.
Gör det om dem
En upptagen person har inte tid att läsa om vad ditt företag gör, hur din jobbsökning är eller vad du verkligen behöver just nu för ditt företag. I stället för att ägna många ord åt dig själv, gör det om den andra personen. Vad kan du göra för att hjälpa honom? Varför kommer det att vara bra eller lätt att svara på henne? Jag svarar sällan på ett e-postmeddelande där en person pratar i två stycken om vad hans företag gör i irriterande detalj. Men om en person snabbt kan berätta för mig hur hon kommer att göra mitt liv enklare, är jag benägen att lära mig mer.
Ämneslinjer
Vi lägger så mycket tid i våra e-postmeddelanden att vi ofta glömmer ämnesraden. Men ämnesrader för personliga e-postmeddelanden är lika viktiga som för marknadsföringsmeddelanden (där vi noggrant besatt över någonsin ord och testar feberigt olika alternativ för att se vad som fungerar bäst).
Det är lätt att skumma över eller ignorera generiska ämnesrader, så här är några som jag helt skulle undvika:
- Introduktion
- Hälsningar från Elliott
- Uppföljning
- Bra att träffa dig
Varför? Eftersom de är generiska och kan komma från vem som helst. Du sticker inte ut. Försök istället något liknande:
- Vi skakade hand vid Smith Charity-evenemanget i går kväll
- Introduktion för person 1 och person 2 för att ansluta
- Du kommer antagligen inte läsa ett nytt e-postmeddelande så här idag
De kan vara lite utanför väggen, men de skiljer sig antagligen från allt annat i personens inkorg.
De dåliga nyheterna är att när du når en viktig kontakt kan du göra allt rätt och fortfarande inte få svar. Men hej, när någon läser några hundra e-postmeddelanden om dagen, kanske han eller hon inte alltid kommer till din. Ta inte tystnad som ett avslag - läs istället våra tips om hur du kan vara behaglig ihållande och hålla dig vidare med det. Med tiden kommer att följa dessa regler att öka dina chanser att få svar på en större andel av dina e-postmeddelanden.
