När det gäller e-post, tror jag att det finns en slutsats som vi alla kan komma överens om: Du vill att folk ska svara. Annars, varför skulle du investera tiden i att skriva dem?
"Tja, säkert, " du mumlar vid din datorskärm just nu, medan du skakar på huvudet, "Men det är så mycket lättare sagt än gjort."
Jag fattar. Det är en utmaning att inspirera människor att faktiskt trycka på den "svar" -knappen - särskilt när mottagaren är viktig, efterfrågad och otroligt upptagen. När du vet att du bara lägger till ytterligare en anteckning i en inkorg som redan är fylld på gälarna, är det lätt att sätta sig tillbaka till det faktum att ditt meddelande bara samlar damm.
Tänk om det inte var fallet? Tänk om det var något du kunde göra för att öka dina chanser att få svar? Bra nyheter: det finns det.
Så, vad är det här användbart e-trick?
Jag har nyligen läst den här artikeln, publicerad på LinkedIn av författare och kommunikationsekspert, Zak Slayback.
Inom posten nämner han flera råd som kan vara till hjälp när du skickar e-post till upptagna människor. Men det som verkligen sticker ut är det här: Var inte en tidssug .
Det är viktigt att komma ihåg att upptagna människor är, ja, upptagna. Så om ditt meddelande ser ut som det kommer att kräva mycket ansträngning och armbågensfett att svara på kommer det antagligen att finnas kvar senare (och då troligtvis glömt för evigheten).
Hur kan du visa att det faktiskt är lättare att svara på din e-post omedelbart än att spara det för en senare tid? Genom att vara tydligt (nästan smärtsamt) tydligt med ditt fråga.
Vänta lite … Jag gör redan specifika förfrågningar
Nu är den del där du blir defensiv. "Hej, jag tog examen e-post 101!" Du säger just nu, "Duh, jag inkluderar redan tydliga frågor i mina meddelanden."
Det är lätt att tänka på det. Men jag är villig att satsa på att du inte är så specifik som du vill tro att du är. Spoiler alert: Saker som "välj din hjärna", "skulle älska din feedback" eller "låt oss ansluta" utgör inte som tydliga förfrågningar.
"De signalerar bara 'Time Suck!' till den mycket upptagna personen men ser ut som tydlig frågar till avsändaren, ”förklarar Slayback, ” Avsändaren blir då förvirrad eller förolämpad när mycket upptagen person inte svarar. ”
Så hemligheten till framgång med att få svar är inte bara att göra din begäran klar, utan också göra det oerhört enkelt att adressera. Låt oss titta på ett exempel för att illustrera denna skillnad.
Istället för att skriva något som:
Du skulle skriva:
Se skillnaden? Den otroligt upptagna mottagaren kunde svara på den andra frågan med bara ett ord om han eller hon ville - i motsats till att han måste undersöka vem du är, samordna hans eller hennes schema och bestämma om du är värd tiden för en utökad konversation.
Men vad sägs om allt annat jag vill fråga?
Jag vet vad du tänker: Jag har mycket mer jag vill ha från den personen än en enkel e-postmeddelande skulle kunna hålla.
När du känner för att komma i kontakt med någon kommer att bli mycket som att dra tänder ändå, är det frestande att tro att du ska klämma fast allt du behöver i det här meddelandet. Men det är faktiskt det sämsta tillvägagångssättet.
"Livet för en väldigt upptagen person hanterar ständigt skärningspunkten mellan det brådskande och det viktiga, " förklarar Slayback inom artikeln, "Din e-postadress är förmodligen varken för dem, så du bör göra kostnaden för att svara i huvudsak noll."
Enkelt uttryckt måste du börja med något enkelt och enkelt. När du har svarat kan du fortsätta bygga vidare på det momentumet. Vara säker på att det inte behöver hända på en gång.
