Din medarbetare klagar över att dina höga telefonsamtal distraherar honom, och du skjuter tillbaka att han alltid är sen till möten. Eller så försöker du berätta för din chef att det nya systemet hon har implementerat är ineffektivt, men tycker att du pratar i cirklar. Eller kanske har ditt team varit i oslag i veckor om hur man ska ta itu med ett uppdrag, och nu kommer du att missa tidsfristen.
Om något av det låter bekant är du inte ensam.
Enligt en undersökning 2015 utförd av datavetenskapsmannen Noah Zandan har hälften av alla amerikaner minst ett allvarligt argument per månad. Dessutom tror 83% av amerikanerna att argumentera är oundvikligt i nära relationer, och 25% stöter på minst en oenighet varje dag.
Med tanke på den genomsnittliga amerikanen tillbringar mer än 40 timmar varje vecka på jobbet följer det att många av dessa argument skulle hända på kontoret.
När oenigheter med medarbetare går illa, lämnar de dig frustrerad och förnedrad. I värsta fall kan de till och med kosta dig dina jobb. De goda nyheterna är att de inte behöver.
För det är inte oundvikligt att en åsiktsskillnad kommer att leda till en destruktiv konflikt. Det kan faktiskt göra motsatsen och starta tankeväckande diskussioner som kommer att förbättra relationerna, stärka rykte och förbättra status quo.
Så, hur kan du förhindra att de blir otäcka? För att ta reda på det började Zandan och hans team med forskning om kommunikationsvetenskap och argumentdiffusion. För att se de teorier som spelas ut i verkligheten genomförde de sedan en språklig analys av över 100 sidor med FBI-krisförhandlingar, valda för att demonstrera språket som en utbildad professionell använder för att lösa konflikter i en hög miljö.
Från denna forskning upptäckte teamet tre sätt att se till att oenigheter på arbetsplatsen inte eskalerar till destruktivt territorium.
1. Känn din publik och spegla deras språk
När du försöker övertyga någon kommer du att känna till din publik att låta dig presentera ditt fall på det sätt som troligen kommer att resonera.
Exekutiv kommunikationscoach Briar Goldberg rekommenderar att du tänker på hur den andra personen fungerar. För att vara tydlig betyder detta inte att använda samma aggressiva språk eller skarpa ton - det betyder helt enkelt att känna igen den andra personens personlighet och sinnestillstånd. Till exempel, om din chef är en mycket logisk person, beväpna dig med data och siffror för att stödja ditt uttalande:
"Det tar tre timmar längre tid att bygga en rapport under det här nya systemet, men resultatet är faktiskt detsamma."
Å andra sidan, om din chef tenderar att känslomässigt driva, kan du komma längre med känslor:
"Jag är bekymrad över att detta system gör oss mindre effektiva och jag är orolig för att det kan börja påverka våra kundrelationer."
Detsamma gäller på andra sidan. När en medarbetare påbörjar en het diskussion med en lista med datapunkter och statistik, kommer känslomässiga svar att få dig ingenstans, och när den person som startade argumentet är uppenbart orolig eller känslomässig, är logik ditt minst produktiva alternativ.
Kvantifierad kommunikationsanalys fann att i hyperflatila situationer använder förhandlare 1, 5 gånger mer valideringsspråk (tänk: ”Jag vet att du är arg, och det är OK”) än att negera språk.
Goldberg säger att denna taktik - att förstå din motståndares tankesätt och svara från samma plats - är avgörande för att ta bort ett argument och få alla på samma sida.
2. Välj dina uttalar klokt
Förhandlarna i QC: s analys använde 33, 5% mer "jag" och "vi" än "du" -språket, och det mönstret är ingen slump.
Föreställ dig det här scenariot: Din chef berättar uppdraget du just har inmatat och missade märket. När du svarar har du tre alternativ:
“Du sa mig att göra det på så sätt”
När du lägger skylden sätter du din chef på defensiven, vilket gör att du ser dålig ut.
“Jag fixar det direkt”
University of Texas socialpsykolog James Pennebaker har utfört omfattande forskning om användningen av pronomen i otaliga miljöer, och fann om och om igen att genom att använda personliga pronomen för att ta ansvar för våra meddelanden kan vi öka vår trovärdighet, trovärdighet och inflytande med våra publik . Chansen är bra att du får din chefs respekt genom att acceptera hans kritik.
”Jag vill vara säker på att detta inte händer igen. För framtida projekt, kan vi sitta ner tillsammans för att säkerställa att jag förstår dina förväntningar innan jag börjar genomföra? ”
Författarna till Harvard Negotiation Project's Svåra konversationer kallar detta ”språket av begäran” och enligt Goldberg kommer denna kombination av ”jag” och ”vi” att gå långt i att flytta konversationen från kritik till samarbete.
Genom att äga upp till misstaget och be din chef att hjälpa, säkerställer du att det inte händer igen - vilket betyder att du har tjänat respekt, öppnat en dialog och gjort en plan för att få det stöd du behöver nästa gång.
Så, i tvivel, undvika det första alternativet till varje pris och syftar till att spika det tredje. Men om du landar i mitten (med "jag") kommer du fortfarande att vara på ett bra ställe.
3. Bryta negativitetsspiralen med positivt språk
Vi vet alla hur svårt det kan vara att hålla en positiv syn när du har flickat i timmar om det rätta sättet att lösa ett problem. Men enligt University of Texas kommunikationsprofessor Angela Vangelisti är positivitet nyckeln. I alla interpersonella kommunikationsinställningar speglar vi varandras ton, humör och kroppsspråk. Negativitet kommer att föda upp mer negativitet, men positiviteten är lika smittsam.
FBI-personalen i QC: s analys använde 1, 7x så mycket positivt språk som negativt.
Ofta är denna taktik det bästa sättet att komma till den andra sidan av ett argument. Påpeka något som tidigare fungerat bra, eller komma ihåg fördelarna med att leverera ett stjärnprojekt - oavsett om det är den ekonomiska utbetalningen, imponera chefen eller helt enkelt få den vikten från axlarna.
”Jag vet att det här är en tuff presentation, men vi kan få in många nya kunder om vi får det rätt. Förra gången utarbetade Jim den inledande konturen och Ellen och jag var ansvariga för visuals. Det fungerade riktigt bra, och jag tror att vi kan slå det ur parken om vi delar upp och erövrar igen. ”
Oavsett hur bra du brukar komma överens med dina medarbetare, innebär det stora antalet timmar vi tillbringar på jobbet att kollisioner är oundvikliga.
Dale Carnegie, i den gamla skolans guldstandard för relationsbyggande, insisterar på att det enda sättet att vinna ett argument är att undvika det. Du kan ha seger eller goodwill, säger han, men inte båda. I många fall har han rätt, men oenighet på arbetsplatsen behöver inte bli uppsägningar. Genom att öva på dessa tre tekniker kan du stoppa utblåsningarna innan de händer och hålla uppvärmda samtal svala och produktiva.
