Att arbeta på ett stort företagskontor kan vara en välsignelse och en förbannelse.
Å ena sidan har du massor av resurser till ditt förfogande - teknisk hjälp, kreativa team, mentorer, ett välfylld leveransrum och allt annat du behöver bara en inköpsorder.
Men å andra sidan kan byråkratin i en företagsinställning enkelt lägga en dämpning på nya idéer och bromsa det arbete du behöver för att göra. Mellan onödiga politik, oändliga pappersarbete och brist på beslutsfattande myndighet kan du börja undra om företagets regelverk aktivt försöker göra ditt jobb svårare.
Sanningen är att du förmodligen inte kommer att kunna på egen hand befria ditt företag av den här typen av löjlighet - er, byråkrati - när som helst snart. Men genom att möta det framåt och hantera det på rätt sätt kan du göra det mycket mindre frustrerande för dig själv och ditt team.
Efter att ha tillbringat några år i företagsvärlden, här är de saker som jag tyckte mest frustrerande - och hur jag lärde mig att hantera dem proaktivt.
Frågan: Brist på öppenhet
Såvida du inte är i C-sviten, är chansen stor att du inte får mycket information om ditt företags affärsbeslut. Även om du har en tillsynsroll kommer du förmodligen att bli förblindad av oväntade tillkännagivanden, nya initiativ och policyändringar.
Ta mitt eget kontor: För ungefär en månad sedan kallades fyra av de anställda på min avdelning in till ett möte där de var permitterade - allt utan min förkunskaper. Som deras handledare skyndade jag till min chef för att fråga vad hon visste om situationen. Det visar sig att hon inte hade någon aning om att uppsägningarna ägde rum, vilken information de baserade sig på och om det skulle komma fler.
Samma sak hände när vårt företag köpdes och slogs samman med ett annat företag. Förändringar i struktur och ledning överfördes endast till vissa avdelningar, vilket lämnade resten av anställda att bero på rykten tills informationen strategiskt filtrerades ner.
Hur man handskas
Det finns verkligen inget garanterat sätt att få insikt i ditt företags inre arbete - om VD inte vill att du ska veta, kommer du förmodligen inte att kunna ta reda på det. Men det skadar inte att regelbundet kommunicera med din handledare och fråga vad han eller hon vet om vissa situationer. Jag har funnit att även om min chef inte kan ge mig många detaljer, kan jag hämta tillfälliga nuggets av information (som åtminstone ger mig en bit av den stora bilden, även om jag inte kan se hela saken).
Den andra sidan av att hantera brist på kunskap (och frustrationen som följer med den) är att fokusera på att vara smidig i din roll. Hur svårt det kan vara, om du kan lära dig att acceptera förändring på ett graciöst och lugnt sätt (snarare än att klaga eller ständigt fråga varför saker inte kan gå tillbaka till det de var tidigare), har du en mycket lättare tid att justera och ta förändringarna i steg.
Frågan: Till synes användbara politik
Kolla in företagets handbok så hittar du policy efter policy om allt från förväntat beteende till klädkoden till att ta lediga dagar. Och för det mesta ifrågasätter du förmodligen inte varför dessa policyer är nödvändiga.
Det vill säga tills du stöter på en regel som specificerar något absurt: Till exempel, att PTO bara kan begäras i steg om halv eller heldag, istället för timmen (och halv timmar? Glöm det!) - så du har att använda fyra timmar av den värdefulla semestertiden för en läkartid, istället för bara en. Eller, regeln som säger att anställda per timme inte kan använda sina mobiltelefoner för att sms eller surfa på internet även om de är ute av klockan under lunch och pauser.
För ett kontor fullt av vuxna som vet hur man gör jobbet gjort? Denna politik verkar onödigt och orättvis.
Hur man handskas
Frustrerande som reglerna kan vara, det finns förmodligen giltiga skäl för dem. Jag har funnit att det hjälper mig att acceptera (och verkställa) dem om jag kan få mer information om dessa skäl. Om jag till exempel upptäcker att vårt PTO-system helt enkelt inte kan behandla annat än fyra eller åtta timmars förfrågningar, känner jag mig mer nöjd än att anta att vår HR-avdelning helt enkelt vill tvinga oss att använda våra timmar så snabbt som möjlig. (Jag vet också, med tanke på att det här är det enda skälet till regeln, att det kan vara möjligt att kjola på det - som att låta en anställd hoppa över sin lunchtid för att kompensera den läkarmöte som gjorde henne sent.)
Frågan: brist på beslutsförmåga
Tills du är i en position på direktörsnivå har du verkligen inte mycket spelrum att fatta beslut på ditt team, klienter eller till och med, verkligen själv.
Till exempel är mitt teams primära funktion att ställa in klienters programvara för att överföra försäkringskrav elektroniskt, men vi fick också nyligen ansvaret för att svara på fakturatvister. Så kunderna skulle ringa in, irate att de debiterades för dubbelt så mycket som de borde ha varit. Vi skulle kunna undersöka frågan i viss utsträckning, eftersom vi på distans kan logga in i deras system.
Men fångsten var, även om vi konstaterade att fakturan var felaktig, hade vi inte tillgång till kundens kontrakt, vilket stavade vad de var och inte ansvarade för att betala för. Även om det var uppenbart att klienten förtjänade en kredit för överbetalning, hade vi inte behörighet att ge det till honom eller henne. Vi var tvungna att överföra klienten till en annan avdelning, sedan var vi tvungna att gå upp igenom för att få godkännandet. Det var utmattande och irriterande för alla inblandade.
Oavsett vilken position du arbetar i, upplever du troligen det också. Du kanske inte är behörig att fatta beslut, ändra processer eller gå ut på en lem för en klient utan korrekt godkännande - vilket kan leda till vissa obekväma situationer.
Hur man handskas
Om jag i förväg vet att jag inte är rätt person att göra en förändring eller ge godkännande för något, vill jag ge fullständig information om detta från get-go. Så när jag pratar med en klient om en faktura kommer jag att förorda konversationen genom att förklara, ”Jag kommer att hjälpa till med att undersöka problemet, men för att faktiskt få din faktura korrigerad måste jag överföra dig till vår kundtjänst avdelning, OK? ”
Genom att ställa in rätt förväntningar hos alla inblandade, eliminerar du frustrationen som skulle ha kommit om du väntat till slutet av samtalet för att förklara din brist på auktoritet.
Problemet: Ändlösa pappersarbete och rött band
Även om du kan ha en oändlig uppgiftslista och ett fullständigt antal projekt, visar det sig ofta lättare att göra framsteg på dessa artiklar. Istället för att dyka direkt in, måste du först skapa en projektplan med information om vem du kommer att behöva involvera, utgifterna du kommer att ha och en förväntad tidtabell.
För att få feedback om det, skickar du det till din chef - och när du inte hör tillbaka efter en vecka skickar du några uppföljningsmeddelanden. Du väntar på att honom eller henne ska få godkännande från linjen, och först då, veckor efter att du "startat" projektet, kommer du faktiskt att kunna starta.
Låter bekant? I miljöer som denna är det svårt - och otroligt frustrerande - att faktiskt få gjort allt.
Hur man handskas
Tyvärr kommer det att ta längre tid att motstå en befintlig godkännandeprocess, lång och tråkig som den kan vara. Mina anställda kommer till exempel ofta till mig för att klaga på ett visst sätt att göra saker, och varje gång kommer jag att fråga, "Kan du dokumentera några exempel?" Det är ju det enda sättet jag kan avgöra om en förändring kan göras - och presentera den för högst upp om så är fallet. Om mina medarbetare inte är förberedda med dessa exempel, så lägger det åtminstone en dag eller två till processen - men om de är redo kan vi komma igång direkt.
Samma sak gäller för att utarbeta projektplaner, fylla i pappersarbete och utforma projektplaner. Jej, de är ont, men om du kan förutse behovet av dem och komma igång i förväg, kommer du att göra ett försprång (och du kommer att undvika frustrationen av att höra din chef upprepa, "Har du dokumenterat detta? ”). Pro tip: Prova att skapa återanvändbara mallar du kan använda när du ber om godkännande, föreslår en ändring eller presenterar en idé.
I slutet av dagen finns regler och policyer eftersom de gör det möjligt för företag att fungera smidigt. De kan vara frustrerande, men de kommer inte någonstans. Men genom att anpassa hur du hanterar byråkratin kan du lättare navigera i vattnet - och du kommer att göra en stor skillnad i ditt dagliga arbetsliv.
