Som ny chef kommer du att inse ganska snabbt att ursäkter är som urverk - just i det ögonblick när ett stort projekt, rapport eller uppdrag beror, kommer de att hälla in: "Jag hade inte tid, " " Jag har bara för många andra saker på min platta just nu, "" Jag har aldrig lärt mig hur jag gör det, "eller - min personliga favorit -" Vilket projekt? "
Och medan ångan praktiskt taget häller ur dina öron efter dessa svaga ursäkter, är det svårt att veta exakt hur man ska reagera. Mellan att behöva bara få arbetet så snabbt som möjligt och känna en sympati av sympati för att kanske din anställd verkligen har för många projekt på sin tallrik, svarar du antagligen med någon version av, ”Det är OK. Jag ska bara ta hand om det. ”
Jag har varit där också. Så mycket som jag skulle vilja säga att jag alltid har varit en fast och respektabel chef - jag ska erkänna det: jag har varit en pushover. Och jag lärde mig det svåra sättet att när du brukar vana att acceptera ursäkter som detta så kommer dina anställda att gå snabbt över dig och din myndighet.
Tack och lov har jag hittat några sätt att driva tillbaka mot ursäkter - strategier som inte bara underlättade mitt liv utan också hjälpte till att skapa en övergripande ansvarighetskultur bland mitt team. Nästa gång dessa ursäkter rullar in, prova detta.
Sluta säga "Det är OK"
När en anställd gick in på mitt kontor, häftiga axlar och valphundögon i full effekt, kunde jag inte låta bli att ge ett sympatiskt öra. Så när hon förklarade "Jag har varit så överväldigad med mitt andra arbete på sistone - jag hade bara inte tid", kunde jag inte få fram gumptionen för att svara med något annat än "Åh, det är OK."
Samma sak hände när någon inte visste hur man skulle rita siffrorna för en viss rapport, inte kunde få en klient att återlämna sitt samtal eller bara hade för galet en natt att komma in på kontoret i tid nästa morgon. Jag skulle falla i samma fälla och upprepa den igen: ”Det är OK” - även om dessa ursäkter var långt ifrån acceptabla.
Så lära av mitt misstag och ta det första - och otroligt viktiga - steget mot att hålla dina anställda ansvariga: Sluta säga "det är OK." Det är en enkel fras att sprida ut som ett naturligt sympatiskt svar, men det du verkligen förmedlar är att det är helt acceptabelt att göra ursäkter för dåligt beteende. Är det verkligen vad du vill att ditt team ska tänka?
Istället uttrycka besvikelse
Naturligtvis bör du inte heller ta det till det andra extrema och slå ut slitande. I stället kanalisera din barndom: När du gjorde något fel så fruktade du inte nödvändigtvis din straff (även om det var ett allvarligt drag att vara grundad i två veckor) - mer än så fruktade du det olycksbådande uttrycket: "Jag är så besviken över du."
Du behöver inte använda de exakta orden, men du bör förmedla en känsla av besvikelse när en anställd producerar en oacceptabel ursäkt. Förklara exakt hur hon gjorde (eller inte gjorde) påverkade dig, teamet och företaget som helhet: ”Jag räknade verkligen på att du skulle få den månatliga budgeten klar i morse, Megan. Eftersom vi inte har det, kommer resten av laget verkligen att behöva krypa för att dra de siffrorna. ”
När din anställd inser att hennes övervakning inte bara påverkade henne - utan hela hennes team också - är det mycket mer troligt att hon kommer att samla det nästa gång.
Var inte rädd för att ställa frågor
Efter mycket övning har jag lärt mig att jag inte kan låta samtalet upphöra efter att jag har hört och erkänt en anställds ursäkt. Istället bör du använda varje ursäkt som en chans att gräva in, ställa frågor och bestämma orsaken till problemet.
Om en anställd insisterar på att han inte hade tid att göra ett projekt, fråga: "När började du på det här projektet?" "När tilldelades detta projekt till dig?" Och "Hur prioriterade du din tid?" Eller, när en anställd säger, "Ingen från finansavdelningen skulle skicka e-post till mig igen", säger "Försökte du ringa?" eller "Kommuniserade du det problemet till mig eller en annan chef?"
Om du ställer rätt frågor, kommer du oftast att bevisa - utan att uttryckligen säga det - att många ursäkter inte är 100% försvarbara (dvs. om din anställd hade startat projektet när du först tilldelade det, skulle han ha haft gott om tid). Men mer än så, att ställa dessa frågor kommer att förmedla dina anställda att du inte bara kommer att luta dig tillbaka och acceptera ursäkter utan ett ord.
Det är OK att uttrycka oro, alltför
Beroende på vilka svar du får från dessa frågor finns det också en chans att du kommer att stöta på några legitima frågor som måste tas upp. Det kan vara svårt att skilja en anställd som verkligen inte har rätt resurser för att slutföra ett projekt från en anställd som helt enkelt inte kommer att försöka be om hjälp - men det är upp till dig som chef att gräva in och ta reda på.
Till exempel, när en av mina anställda fortsatte att göra ursäkten, "Jag är bara så överbelastad med arbete", var jag frestad att avfärda det som dålig tidsstyrning - men beslutade att titta närmare på hans arbetsbelastning. Jag gick över hans ansvar och kontrollerade antalet projekt han hade på sin tallrik, och jag insåg att han faktiskt hade mer arbete än resten av teamet. Som ett resultat kunde jag återfördela en del av hans arbete och - voilà! - ursäkten upphörde.
Även om det är viktigt att skydda dig mot att bli en pushover - om du ser varje ursäkt som en lat anställd som försöker komma ur sitt arbete, kan du ignorera vissa legitima frågor.
Ställ in förväntningar för nästa gång
När du har sorterat igenom förklaringar, motivationer och djupare frågor ställer du tydliga förväntningar på framtiden.
Om din anställd har problem med att organisera sin tid, till exempel, peka på några bra strategier för tidshantering och följ upp om ett par veckor för att se till att han fortfarande är på rätt spår. Om din anställd "bara inte visste hur" att slutföra en uppgift, se till att hon är medveten om de resurser som finns tillgängliga för henne i andra avdelningar i företaget - och att hon förstår att hon förväntas ta initiativ för att spåra dessa resurser istället att vänta på att tidsfristen går bara för att klara skylden.
Varje gång en anställd kommer till dig med en ursäkt, vinka inte det bara och hoppas att det inte händer igen. Gräva i, ställa de tuffa frågorna och visa dina anställda att du ser allvar med deras arbete och framgång. Med tiden kommer du att förmedla att du inte kommer att nöja dig med något mindre än det bästa - och dina anställda kommer att inse att det inte finns utrymme för ursäkter.
