Du ser problemen på ditt kontor - de processer som kan förbättras, policyerna som bör ändras, de små irritationer som över tid förvandlas till stora irritationer - och du vill att de ska fixas. Men oavsett hur många gånger du klagar händer ingenting. Dina invändningar faller på döva öron och saker förblir desamma - som de alltid har varit.
Låter bekant?
Tja, under mina år som både lagkamrat och chef har jag varit klingbordet för (OK, och kanske en och annan källa till) klagomål på mitt kontor, och jag har lärt mig att det finns ett rätt och fel sätt att klaga på . Ett sätt får dig att märkas som en whiner - och ett kommer att få dig vad du vill. Så nästa gång du har något att klaga på, här är mina tips för att göra det senare.
Tänk motsatt synvinkel
Innan du låter ett klagomål glida ut, ta dig ett ögonblick för att överväga motsatt synvinkel. Fryser kontoret alltid? Tja, anläggningsdirektören tycker förmodligen att det är bättre att vara på den kalla sidan, där de anställda kan ta på sig en tröja än den varmare sidan, där alla anställda kan göra är, väl, svett.
Fast på något lite mer allvarligt, som en nyligen genomförd företagspolicy som du inte helt stöder - eller förstår? Att hoppa till ett dåligt genomtänkt klagomål (t.ex. "Det är så orättvist att vi inte kan bära jeans varje dag längre!") Är den enkla vägen ut - men att tänka på det verkliga skälet till att något hände (”Tja, anställda korsade verkligen linjen i deras tolkning av casual dress code ”) kan hjälpa dig att få ett bredare perspektiv.
Om du verkligen inte kan se resonemanget bakom ("Nej, egentligen - varför kan vi bara ta ledigt i steg om halvdag?"), Fråga din chef för insikt. Om han eller hon kan ge en rimlig förklaring har du ditt svar. Och om din chef har ett lika ifrågasatt svar (t.ex. "Du vet, det är en bra poäng")? Tja, du kommer att kunna effektivare formulera ditt klagomål för att ta upp kedjan.
Gråt inte Wolf
På mitt kontor finns det en anställd i synnerhet som har betecknats som "klagaren." Oavsett om han tycker att en ny process är ineffektiv eller att det nya fönstret persienner släpper in för mycket ljus, ser han till att hans invändningar är kända för alla omkring honom.
Men även om det är OK - och i själva verket vanligtvis uppmuntras - att påpeka ineffektivitet eller sätt att saker och ting kan vara bättre, är det en stor skillnad mellan att klaga för att göra förbättringar och att klaga för, ja, klaga. För när du klagar om allt och allt börjar det bli svårt att skilja vad som verkligen förtjänar uppmärksamhet.
Välj istället dina slag på ett klokt sätt och fokusera på de saker som är både viktiga (dvs direkt påverkar dig och ditt jobb) och kan ändras (dvs inte det faktum att du föredrar ett annat märke kaffe framför det som ditt företag har använt för de senaste 20 åren). När du talar dina klagomål strategiskt kommer du att få mycket mer effekt.
Skära ner på Whine
Kommer du ihåg när du var liten och du skulle skrika dina klagomål till dina föräldrar från hela huset och dra ut ordet "mamma" med några extra o för betoning?
Oavsett din ålder, det är lätt att låta lite av den samma gnällande ton in i din röst när du närmar dig ämnet för dina klagomål (t.ex. "Allvarligt, varför måste vi göra det? Det här är så löjligt!") . Jag vet - du kan anta att du som professionell inte gör det här - men jag säger det för att jag har sett det. Mycket.
För att vara på den säkra sidan, kontrollera din ton innan du uttrycker din klagomål. Börja din invändning genom att se till att det är en bra tid för den du klagar på (läs: inte när han eller hon håller på att gå in i ett möte eller packar upp för natten). Börja sedan med en tålmodig, respektfull introduktion, som, ”Jag har lagt märke till något på sistone som har påverkat min förmåga att göra mitt jobb. Har du tid att chatta om det? ”
Med detta kommer du inte omedelbart att sätta ditt ämne i defensiven. Istället kommer du att förmedla att du inte bara har tänkt på det noggrant, utan att det är något du verkligen tycker förtjänar hans eller hennes tid - vilket kommer att göra honom eller henne mycket mer mottaglig för dina tankar.
Säkerhetskopiera din klagomål
Det är lätt att klaga på något du inte gillar; det är inte så lätt att ta fram en realistisk lösning på det problemet. En av de mest frustrerande sakerna med att vara i slutet av ett klagomål är bara det: Klagaren är ofta snabb på att påpeka ett problem, men vanligtvis inte så redo att föreslå en lösning.
För att klaga mest effektivt behöver du både relevanta exempel på problemet och ett genomförbart sätt att lösa det. Genom att förklara några specifika sätt att något har direkt påverkat dig och dina lagkamrater, kommer du att bevisa att det finns ett problem, och genom att föreslå en lösning, kommer du att förmedla att du är investerad i frågan och är villig att göra betydande ansträngningar att ta itu med det.
Ventilation kan vara katartisk, men om du verkligen vill att problemet ska lösas måste du ta det fram på rätt sätt. Att ständigt klaga till din chef eller lagkamrat kommer inte att få dig långt - men på ett respektfullt sätt peka ut ett problem, förklara hur det påverkar dig och föreslå en möjlig lösning kommer du på snabb väg till en lösning.
