Har du någonsin slutat att tänka på hur viktigt att skriva är för ditt dagliga arbete? Med undantag för några få fält är de flesta av oss ansvariga för att kommunicera via e-post. Vad mer: Vi kan bli ombedda att skriva förslag, lägga till sidor i en handbok eller skapa ett texttungt däck för att presentera en ny idé. Dessutom kan du till och med behöva lämna in ett skrivprov för ett framtida jobb.
Så även om du kanske inte är en "författare" i branschen, är antalet saker du måste komma över i skrift varje dag inte väsentligt.
Det betyder att du inte bara vill se till att du använder "dess" och "det" på rätt sätt, utan du vill också markera några andra "skrivna" rutor.
För om du inte gör det så skickar du e-postmeddelanden så här:
OK, det här kan vara en överdrift. Men det är inte så långt borta.
Så, hur skulle du fixa det? Och hur fixar du ditt skrivande framöver (utan att behöva lägga in arbetstimmar?). Hur blir du en starkare talare och författare? Det är faktiskt inte så svårt - börja arbeta igenom denna checklista så blir du en bättre författare på nolltid.
Finns det påfrågade meningar?
Om du är osäker, läs högt och se till att du - och en kollega - kan följa vad du försöker säga. Om du inte är en avancerad författare med ett förmåga till långa, komplexa linjer, välj korta, enkla meningar.
I exemplet ovan är den första meningen en körning (varför du antagligen kändes borttappad från början).
Så här ska den läsa:
Är det du säger klart?
Att passa in starka vokabord är bra, men bara om du är säker använder du dem korrekt. Det är bättre att ha kommandot över ditt skrivande med ord du känner, snarare än att slänga in en stor och hoppas att det kommer att göra dig ser smart ut. Och om det är ett uppenbart missbruk - till exempel med compunction ovan - det är verkligen dåligt.
Är den skriftliga konversationen?
Beroende på artikeln vill du naturligtvis inte gå för avslappnad, men du vill inte heller att dina ord läser för hårt eller låter extremt formellt, särskilt om du inte vill fortsätta den fasaden i hela det kan vara ett pågående utbyte.
Om du använder fraser som "Jag vill diskutera", "om du vill ha", och om du aldrig använder sammandragningar gör det för tufft skrivande, och såvida inte ditt jobb absolut kräver det, kommer du att bli mer anpassningsbar (läs: en människa) om du arbeta med att skriva samtalen.
Har du övergångar på plats som nödvändiga?
Läs det högt och kontrollera att hoppet från ett stycke till nästa är vettigt och flyter fint.
Det är bra och bra att öppna en e-post på måndagsmorgonen med en anteckning om helgen, men det känns konstigt när det släpps i mitten av ett e-postmeddelande - så det är ovan.
Använder du rätt skiljetecken?
Känner du till skillnaden mellan en halvkolon och en kolon? Använder du kommat konsekvent (oxford-komma genom om det är din preferens)?
Det finns ett antal problem med detta: "Jag hoppas att du hade en bra helg: Jag undrar om vi kan skapa en tid att prata i telefon" - men i toppen är felaktig användning av tjocktarmen.
Kontrollera dina homofoner
Du vet, de ord som låter samma men stavas på olika sätt och har olika betydelser. (Några exempel: de är där, deras.)
Eller i exemplet ovan kanske du har fångat du / ditt misstag.
Är ditt bokstäver korrekt?
Det här är svårt, och många människor har felaktiga bokstäver av vanliga substantiv, när bara ordentliga borde kapitaliseras.
Varken team eller avdelning behöver aktiveras i det här e-postmeddelandet. De är vanliga substantiv - inte ordentliga.
Det känns lätt nog, eller hur? Så här är det här e-postmeddelandet skulle se ut om Fictional Ben tog detta råd:
Du behöver inte vara den bästa någonsin författaren - det är inte målet här. Men praktiskt taget varje bransch uppskattar människor som vet hur man strängar ihop grammatiskt korrekta meningar och delar sina idéer tydligt. Det gör dig till en bättre e-postadress, en bättre presentatör, en bättre jobbsökare och totalt sett till en bättre kommunikatör.
