Du är en hård arbetare. Du gillar att saker ska göras i tid och göras bra. För dig är det en liten fråga.
Så när någon du arbetar med fortsätter att lämna in oavslutade rapporter eller slarvade arbeten, slipar det verkligen dina växlar.
Inte bara det, det påverkar allt annat du gör. Det delpar-uppdraget kan innebära att du skjuter tillbaka en viktig tidsfrist, eller pissar bort en klient, eller förlorar respekt för resten av företaget. I grund och botten kostar denna persons mess-up dig, och alla omkring dig, mycket.
Att sitta ner någon som vänder sig till lågt kvalitetsarbete och prata med dem är inte hur de flesta gillar att spendera sina dagar. Men det är viktigt att göra respektfullt och i rätt tid om du bryr dig om ditt och ditt team framgång.
Musees karriärtränare Eilis Wasserman betonar att det inte finns ett "rätt sätt att göra detta." Men en tumregel är att "om du inte är handledaren och det påverkar ditt arbete, så ta det upp till din handledare först" innan försöker tackla det själv. Att få feedback från en högre upp ger den mer vikt och kan känna sig mer naturlig än när den kommer från en medarbetare på samma nivå. Dessutom, om din handledare hanterar din medarbetare också, kommer de att bli mer bekanta med personens arbetsetik, historia och det dagliga ansvaret och kommer därför att kunna bättre hitta en lösning.
Men låt oss säga att du är handledare och att du konfronteras med prestanda som är mindre än stellare från en anställd - eller att du är en anställd som inte kan lita på att din chef ska göra jobbet åt dig. Här är några tips för att hantera denna konversation enkelt.
Lägg vid sidan av alla negativa känslor
Att få överlämnat slarvigt arbete kan irritera även de lugnaste individerna, och förståeligt nog. Du kanske redan är överbelastad och det kommer att få dig tillbaka några extra timmar. Kanske är de en entreprenör och du betalar dem mycket pengar som nu har gått till spillo. Eller kanske du har bett dem gång på gång att följa anvisningarna framför dem, till ingen nytta.
Oavsett hur upprörd du kan vara, är det oerhört viktigt att låta dina känslor sätta sig innan du konfronterar personen om det. Ta en promenad, utarbeta ett ventileringsmeddelande som du inte skickar, kanske till och med vänta en dag eller två - vad som fungerar för dig.
"Om det är ilska, om det är frustration, bli av med det, " säger Musees karriärtränare Steven Davis. Du vill komma över som den lugna, coola och samlade professionella du vet att du är. Och att basla sig ner personens dörr reflekterar inte bara dåligt på dig - det kommer lätt att stänga av dem från att lyssna på dig och ta din feedback på allvar.
Antag inte dåligt avsikt
Det är möjligt att den här personen inte har någon aning om hur deras handlingar påverkar dig. Ge dem nytta av tvivel om att de inte aktivt försöker irritera eller undergräva dig.
Kanske de distraheras av något som händer utanför kontoret eller i deras personliga liv. Eller "kanske är uppgifterna som personen ges att göra för långt bortom deras kapacitet, " säger Davis. Eller så kan de slacka för att de är demotiverade, vare sig de är olyckliga i sitt jobb, under tryck från någon högre upp eller inte är intresserad av själva arbetet.
Eller kanske den här personen vet att de röra sig, men väljer att gå framåt för att täcka sina spår. "Ibland vill de inte vara otillräckliga även om mängden arbete de fick är för mycket, " föreslår Wasserman.
Tänk på om något av dessa kan vara orsaken innan du hoppar till slutsatser på egen hand (som att de inte bryr sig hur svårt de gör saker för dig). "Kom ihåg att börja med förtroende", säger Wasserman. Det enda sättet du vet vad som verkligen händer är att ha ett civilt, produktivt samtal.
Adressera det tidigt (och privat)
"Det är bättre att ta itu så fort du kan så att det framtida arbetet inte påverkas och den anställda kan börja förbättra", förklarar Wasserman.
Om du tar upp det tidigare snarare än senare kan du också ta en mer informell chatt i motsats till en allvarlig och långvarig diskussion. Första gången det händer, förklarar Davis, kanske du bara kolla in för att se om de var medvetna om vad de hade gjort - kanske de stavfel eller felaktigt formaterade kalkylblad verkligen var ett misstag, och de korrigerar det på egen hand i framtiden. Men "om de inte gör det, är två gånger en gång för många", säger han. När det är klart att detta inte är en engångsflukt utan en större prestationsfråga, kommer du sannolikt att dra dem åt sidan privat för att prata ut det.
Reflektera över personens historia
Som förberedelse för din sitta är det nyckeln till att samla lite sammanhang.
Tänk på den anställdes tidigare resultat. Skickar de vanligtvis förstklassigt arbete, eller har det hänt tidigare (och hur många gånger)? Har det varit en långsam kvalitetsminskning, eller är detta en komplett 180 från vad de vanligtvis vänder in? Hur du adresserar en stor mess-up kommer att kräva ett mycket annat tillvägagångssätt än hur du adresserar någon som har varit besviken under en tid.
Finns det också en trend du kan dra ut när det gäller den typ av arbete de verkar kämpa med, eller är det ganska konsekvent oavsett uppdrag?
"Prestanda är verkligen en kombination av någons förmåga och hur motiverade de är, " förklarar Davis. Så historiska data kan vara en bra indikator på om det är deras förmåga eller motivation (eller något annat) som håller dem tillbaka.
Slutligen, vad är den här personens personlighet? Är de vanligtvis öppna för konstruktiv kritik, eller tenderar de att bli defensiva när de dras åt sidan? Att veta hur de tidigare har hanterat feedback hjälper dig att bestämma din strategi. ”Identifiera personens DNA. Det är så du påverkar människor. För det som fungerar på Steven kanske inte kommer att fungera på Alyse, säger Davis.
Tänk på din egen roll
Om du är den här chefen är det ditt jobb att stödja och vägleda dem mot framgång - så om de kämpar, fråga dig själv om det är något du kan göra annorlunda också. Genom att söka igenom möjligheterna hjälper du att rensa bort om det är ett du- problem, ett dem- problem eller lite av båda (tyvärr det vanligaste resultatet).
Till exempel kan du ha höga förväntningar på att ditt team inte känner till. "Vissa yrkesverksamma kan vara perfektionister eller införa sina egna personliga normer för andras arbete och anser att arbetet är slarvigt även om det kanske inte är fallet, " säger Wasserman. Så medan någonting ser upolerat ut för dig, kan det tyckas uppdaterat i din anställdas ögon.
Sammantaget, säger Davis, är det verkligen viktigt för alla att förstå vad dina förväntningar är. Om den här personen underpresterar eftersom dina anvisningar inte var tydliga måste du upprepa dem exakt vad du letar efter från dem. Om orsakerna till att de har svårigheter mer handlar om deras brist på stöd eller färdigheter för att göra jobbet, kan dina förväntningar och vägledningsnivå behöva justeras för framtida uppdrag.
Ställ tankeväckande frågor
När du träffas, vill du undersöka lite för att komma till botten av situationen - vad som händer, vad de förstår om deras prestanda, varför de fattar de beslut de tar och vad deras förväntningar är för projektet.
"Jag skulle bara börja med att fråga hur medarbetaren känner för sina framsteg och sitt arbete" för att få bollen att rulla, säger Wasserman. Genom att låta dem leda konversationen, förklarar hon, kan de också komma till sin egen slutsats att något inte är riktigt.
Till exempel kan du säga:
Eller,
Var uppmärksam på och visa intresse för vad personen berättar för dig som svar på dessa frågor. ”Kanske de behöver andra resurser, andra människor för att hjälpa dem. De kan kännas som om de ignoreras, eller att de inte har stöd, säger Davis. Genom att visa att du tar sina svar på allvar, är de mer benägna att känna sig mer bekväm att öppna upp och ta feedback - nu och senare.
Ge exempel (men undvik att vara anklagande)
Det är möjligt att de verkligen inte har något svar på varför deras arbete inte uppfyller förväntningarna, eller inte ser några problem med det arbete de vänder sig till.
I så fall vill du komma in med "relevanta exempel som du kan peka på istället för att vara vaga", säger Wasserman. Vad är exakt fel med vad de har gjort, och hur ska det verkligen se ut? Och varför ska den se ut så?
Om det de gör påverkar andra (förutom dig), vill du också nämna det - om än noggrant - också. ”Ibland efter att han tagit upp slingrigheten kanske arbetaren inte inser vikten eller allvarligheten av sina fel. Utan att vara anklagande kan du visa arbetaren hur denna typ av dåligt arbete påverkar andra i företaget och företagets image totalt sett, förklarar Wasserman. För att göra detta effektivt, vill du undvika att använda "aggressivt, anklagande språk eller initialt tilldela direkt skuld" tillägger hon. Istället för att säga: "Du har trasslat", vill du förklara, "Så här skapar."
(Säg inte heller att deras arbete är "slarvigt" - själva ordet kan tolkas negativt i den mottagande änden, särskilt om personen inte uppfattar sin produktion som ett resultat av latskap eller slarv.)
Slutligen påminn dem om att du bryr dig om deras tillväxt och framgång. Du vet att den här personen förmodligen vill gå upp i sin roll - så gör det klart att dina förändringar hjälper till att få dem dit.
Låt oss implementera allt detta. Säg att din direkta rapport fortsätter att slå in skyndade dokument, vilket gör att du måste göra om dem innan du skickar dem till en klient. Du kan säga följande:
Det är möjligt att bara det här samtalet räcker för att få personen tillbaka på rätt spår - en spark i rumpan kan göra underverk för någon som kuster. Men även om det kräver att du omarbetar några av de sätt du samarbetar på kommer du båda att bli starkare.
Håll ett öga på deras framsteg
Wasserman betonar att även efter att du har pratat och kommit med en plan bör du spåra deras framsteg och checka in då och då - ge feedback, justera din strategi och erbjuda lösningar. Ännu viktigare är att om deras slurv fortsätter måste du klargöra att det finns konsekvenser för deras handlingar - oavsett om det läggs på en prestationsförbättringsplan eller släppa taget.
Men ge dem också chansen att bevisa sig själva. Om de omedelbart börjar visa förbättringar i liten skala, erkänn det. Komplimanger och positiv förstärkning uppmuntrar bara personen att fortsätta det goda arbetet - vilket gör ditt jobb så mycket lättare.
