Låt oss inse: bossar är inte perfekta. Och ibland måste de veta det. Oavsett om din chefs långa, personliga historia fyllda teammöten förhindrar alla från att få gjort arbete eller hennes dagliga skrikande matcher utsätter dina relationer med andra avdelningar, måste du ibland dela lite konstruktiv feedback med din chef.
Och när du gör det kan det vara ganska skrämmande. Ta den uppenbara rädslan för hämnd för att du berättade för henne något hon inte ville höra och lägg till de oavsiktliga konsekvenserna av att bli uppfattad som en klagare, och du har en tuff cocktail att svälja.
Men skrämmande som det kan vara, det finns några steg du kan vidta för att vara säker på att alla feedback-konversationer är både diplomatiska och produktiva.
Tänk på kostnadsfördelen
Jag har lagt märke till genom åren, människor verkar mycket bekvämare att dela sina åsikter än de gjorde när jag började - vilket kan vara bra. Men som ett resultat säger människor ibland saker som kan ha varit bättre kvarlämnade, eller åtminstone, borde ha sagts på ett mer diplomatiskt sätt.
När jag började som chef hade jag en sådan anställd. Han var ljus och en stor arbetare, så jag uppskattade ofta hans glädje eftersom det gällde den dagliga problemlösningen. Men när han lurade mig framför hela teamet och berättade för mig att jag skulle göra om en uppgift på fel sätt var jag bedövad. På ett ögonblick hade han förstört min trovärdighet med laget (för att inte säga att jag förstörde mitt förtroende).
Värre, när jag drog honom åt sidan senare för att diskutera, blev det att jag inte gjorde något fel, bara annorlunda än hur deras gamla chef hade. Med tiden insåg vi båda att min inställning fungerade lika bra, men det tog månader att reparera skadorna på mitt förtroende och min myndighet. Priset för den kommentaren var ganska hög, med liten eller ingen fördel.
Även om feedback är viktig för er båda, ta dig tid att överväga om dina insatser verkligen måste levereras, hur delning av det kommer att påverka din chef och om den informationen kommer att hjälpa dig - eller skada - dig på lång sikt. Som de säger, välj dina slag. Ge feedbacken du verkligen tror att din chef behöver höra - och gör det på rätt sätt.
Skriv ner det
Att säga din chef att hon inte uppfyller dina förväntningar är skrämmande, så lita inte på dina improv-färdigheter för att leda dig genom den här typen av diskussioner. Ta istället tid att samla in och skriva ner dina tankar.
Första gången jag kontaktade en chef om ett problem jag hade med hans framträdande, trodde jag att jag bara kunde böja det och inte bry sig om att notera några anteckningar. Cirka 30 sekunder in i konversationen beklagade jag djupt övervakningen. Till att börja med förväntade sig min chef inte att få feedback från en anställd utanför den årliga granskningssäsongen, så jag blev omedelbart fast på att försöka förklara mig själv och varför vi var där. När jag snubblat igenom en förklaring, var jag så tungt bunden och nervös att jag slutade att bara spränga allt som störde mig om honom. Naturligtvis gick den konversationen inte bra.
Skriv ner några allmänna problemområden, fokusera på frågor som du tycker är verkligen viktiga att ta itu med och alla stödjande detaljer som kommer att ge upphov till en produktiv diskussion - de galna telefonsamtal du får från hennes chef när hon är 10 minuter försenad till ett möte, till exempel. Håll dig sedan fast vid manuset. Även om det kan vara frestande att stapla på varje liten husdjurskåpa, om det inte finns i dina anteckningar, ta inte upp den. Håll diskussionen fokuserad på de ämnen du har förberett att ta itu med och spara lite saker för en annan tid. Om det inte var tillräckligt viktigt för att göra det i dina anteckningar, kan det vänta.
Skicka aldrig dessa anteckningar till någon via e-post, skriv bara ner dem på det gamla gamla sättet och strimla dem när du är klar. Såvida inte det finns ett allvarligt problem, behöver ingen veta om detta, utom du och din chef, och respektera hans eller hennes integritet i frågan kommer att försäkra er om att båda kan ta itu med frågan utan några oönskade inlägg från dina kollegor.
Håll dig elegant - och specifik
Lika viktigt som att förbereda det du säger är att spendera tid på att tänka på hur du säger det. Hur du börjar denna interaktion sätter tonen för hela diskussionen och kan betyda skillnaden mellan en produktiv konversation och en, ja, fruktansvärd.
Nedersta raden: Håll den stilren, professionell och snäll. När du arbetar med dina chefer kan det vara lätt att glömma att de också är mänskliga och antar att deras hud är ogenomtränglig för kritik - men lita på mig, det är det inte.
Istället för att helt enkelt berätta för din chef tydligt, tror du att hon gör något fel, närma sig henne privat och fråga om du kan schemalägga lite tid att chatta. Låt henne sedan veta vad du vill diskutera i allmänna termer - till exempel, om hon vanligtvis är sen för morgonmöten, berätta för henne att du skulle vilja få sina tankar om morgonmötena. Genom att ge henne rätt sammanhang ger du henne en chans att börja fundera över hur man kan förbättra situationen - och kanske till och med inspirera henne att ta itu med hennes långsamhet innan du måste. Men även om du måste ta upp det direkt, genom att behålla din professionalism, hjälper du att se till att din feedback hörs i en konstruktiv miljö.
Kom ihåg att detta inte är ett gratiskort att lossa på din chef, utan det är en möjlighet för dig att visa hur du hanterar en viss situation eller hur specifikt ni båda kan arbeta bättre tillsammans. Det är ju vad du försöker uppnå.
Var försiktig med begärda återkopplingar
Slutligen en varning om uppmaningar om feedback från din chef: Det kan verka motsatt - om hon faktiskt ber dig om feedback, betyder det att hon vill höra alla dina tankar, eller hur? Det är bara delvis sant. Om du frågar din betydande annan hur du ser ut i de jeans du just har köpt, vill en del av dig ha ett ärligt svar, men den andra hoppas på en glödande recension. Det är inte så annorlunda med din chef.
Den första gången en chef bad mig om feedback, insåg jag inte att hon försökte få svar på några specifika frågor, snarare än min allmänna information om hur hon hade det. Hon hade precis granskat med den högsta ledningen och de kände att hennes team behövde mer vägledning om ett visst produktutbud, så hon pratade med hela teamet för att få en känsla för hur de kände sig bekväma med den information som hon hade gett. Hon visade inte, det visade sig, att jag tyckte att hennes vanliga långsamhet och långa luncher blev demoraliserande.
Om en chef kommer till dig för feedback, se till att du både ger henne vad hon vill och diskuterar på dina egna villkor. Till exempel, om din chef dyker upp vid skrivbordet och frågar hur du tror att hon gör det, berätta för henne att du uppskattar möjligheten att dela dina tankar och be henne gå mer i detalj om vad hon hoppas lära sig.
Sedan, när du har en bättre uppfattning om vad hon letar efter, försök att schemalägga en viss tid att prata, så att du får tid att tänka igenom dina svar. Lita på mig, det blir ett bättre och mer produktivt samtal för er båda. Inse också att om du planerar att ta fram kritik, bör du gå igenom steg 1 till 3 ovan. Bara för att din chef bad om feedbacken betyder det inte att du bör snåla om förberedelserna - och bara för att hon frågade hur hon klarar av projektet betyder inte att hon vill höra att hon skruvar upp det hela.
Att dela feedback med din chef kräver mycket tanke, förberedelse och empati - det är inte något du närmar dig lätt. Men med noggrann planering kan du fortfarande ge din chef den feedback han eller hon behöver för att hjälpa er båda att lyckas.
