Känner du någonsin att du skriker in i ett svart hål när du skickar ett e-postmeddelande eller lämnar en röstbrevlåda för någon? Du lägger ut din begäran i universum - och sedan sitter du vid skrivbordet med fingrarna korsade och hoppas på ett snabbt svar.
Tack vare mitt jobb i PR-världen har jag sett allt när det gäller obesvarade meddelanden. Jag har hanterat korrespondens med verkställande direktörer (även de ständigt upptagna), chefer och juridiska team för mina kunders klienter (även de som tycker att jag inte är viktig) och media (även de som inte gör det vill ta itu med PR-personer). Och på vägen har jag lärt mig mycket om hur du får svar när du behöver dem.
Oavsett orsaken till förseningen, här är några tips för att få de upptagna (och ja, irriterande) långsamma svararna att uppmärksamma.
Gör anslutningen
Först och främst, när du har kontakt med en annan person, måste du ge honom eller henne en anledning att vilja hjälpa dig.
Börja med att undvika misstag som direkt kopplar bort mottagaren. Att stava hans eller hennes namn fel är ett bra exempel: Jag vet att det är grundläggande, men jag kan inte berätta hur många e-postmeddelanden jag får för Ashely eller Ashleigh - och när jag gör det, upplever jag mig direkt irriterad och mindre benägna att svara snabbt. Försök också att inte låta som en försäljningsgrad (till exempel "Jag skulle vilja prata med dig om …") - ingen vill ta itu med det.
Istället, ta din kontakts uppmärksamhet genom att göra allt som är relevant för honom eller henne. Jag gillar att uttrycka allt möjligt med "du" - till exempel istället för att säga: "Jag behöver att du tittar på dessa formulär", säger, "Din klient behöver godkännande på dessa formulär." Det är ett enkelt men effektivt trick.
Du kan också vädja till människor genom att spela på deras personlighet eller snabbknappar. Till exempel, någon som har lite av ett ego kommer förmodligen att svara bäst på ett erkännande av hur viktigt han eller hon är (t.ex. "Jag inser vikten av din tid, så jag föreslår att vi kommer på en tio minuters samtal för att diskutera fallstudien. ”).
Gör det enkelt att svara snabbt
Även om din kontakt är intresserad av att hjälpa, kommer någon som är upptagen inte att ha tid att ogräs genom ett veckat e-postmeddelande eller lyssna på en lång, pratande röstbrevlåda. Så se till att du strömlinjeformar ditt meddelande och gör det lätt för honom eller henne att svara snabbt genom att använda följande taktik.
Ha en informativ ämnesrad
Använd din ämnesrad för att indikera ditt behov direkt och hjälpa mottagaren att prioritera din begäran. Börja med något som "För granskning", "Kräver återkoppling" eller "Snälla svara på tisdag" är ett snabbt sätt att göra dina förväntningar kristallklara från start.
Gå rakt fram till punkten
Tillbring inte mycket tid i ditt meddelande med icke relevant information eller godis. Var artig med en snabb, "Hoppas i morse behandlar dig bra", och dyka sedan in introduktionen och anledningen till att nöjda mottagaren. Håll det här enkla också (t.ex. "Din klient X och jag arbetar tillsammans på Y, och jag fick information om att du är den bästa kontakten för Z").
Ge uppdrag tidsfrister
För att förhindra att din e-post eller röstbrevlåda läggs i högen av "när jag kommer till det", ställa specifika frågor eller ge åtgärdsobjekt och ange en tidslinje för när du föredrar svar. Med vissa projekt och klienter har jag hittat framgång med att säga, "Ge feedback innan fredag. Vid den tiden kommer jag att uppdatera och skicka detta dokument till resten av teamet för granskning. ”Det är ett trevligt sätt att antyda, ” Om du inte kommer till det i tid, har du tappat ditt ord i frågan .”
Ge en rekommendation
Om du letar efter ett svar på en fråga eller en lösning på ett problem ska du alltid ge några olika alternativ och din rekommendation. Genom att göra detta måste den person du kontaktar tänka igenom det mindre och kan svara med ett snabbt "Ja, din rekommendation är bra" eller "Låt oss gå med alternativ 1."
Följ upp smart
Så du har gjort det enkelt för din mottagare att svara, och du får fortfarande inget svar. Nu då? Det är dags för uppföljningen. Det kan vara svårt att balansera att vara till hjälp och vara irriterande i detta skede, men det är möjligt genom att följa rätt kommunikationslinje.
Efter ditt första e-postmeddelande ska du ta en snabb uppföljning som är meningsfull enligt din tidsfrist. Det här e-postmeddelandet ska innehålla ditt ursprungliga e-postmeddelande med en kort mening längst upp som påminner din kontakt om den ursprungliga begäran och tidsfristen. Se också till att fästa de nödvändiga materialen igen.
Ett andra e-postmeddelande och du får fortfarande inte svar? Dags för ett telefonsamtal. (Vänta minst 24 timmar efter att du har skickat uppföljningsmeddelandet, såvida du inte behöver något förr.) Oavsett om du får personen i telefon eller lämnar en röstbrevlåda, var kort. Påminn honom eller henne om det ursprungliga e-postmeddelandet, vem du är och vad du behöver.
Oavsett hur du följer upp, lämna alltid med nästa steg i dina händer - "Jag kommer att följa upp igen imorgon, " eller "Om jag inte hör tillbaka från dig i slutet av dagen, kommer jag integrera resten av teamets feedback och skicka till klienten. ”
Och se till att hålla reda på alla försök att kontakta personen - att hänvisa till dem kan hjälpa till att indikera din brådska och kan vara användbart om du tvingas ta in säkerhetskopiering för att hjälpa dig.
Dra ut de stora vapnen
Om du har försökt att komma i kontakt med någon flera gånger utan nytta kan du försöka kopiera andra parter på dina önskemål. Svara på ditt ursprungliga e-postmeddelande (igen), lägg till ett "Ville bara checka in på nedanstående e-postadress. Har du haft en chans att …? ”Och kopiera din chef, klienten eller vem du än tror att kommer att anlita honom eller henne. Det är inte min favorit att göra, och du kan irritera mottagaren lite, men det kommer definitivt att få ett svar i en nypa.
Ditt sista alternativ är att hitta en annan kontakt som kan svara på din fråga eller trycka på den ursprungliga mottagaren för att svara. Detta kan vara en intern kontakt med vilken du har en bra relation eller någon med mer makt. Varning: När du når dig i denna situation, vill du aldrig skylla på den ursprungliga kontakten. I stället, bara inrama det som, "Jag måste få denna rörliga ASAP - kan du hjälpa mig?"
Vem visste att ett e-postmeddelande eller röstbrevlåda kunde vara så komplicerat? Oavsett vilken bransch du är i, är korrespondens med andra nästan alltid en nödvändighet och tyvärr kommer långsamma pokes alltid att finnas. Men med dessa tips bör du kunna få de svar du behöver på rätt tid (eller åtminstone vid någon tidpunkt). Gå nu ut och få svar!
