Om du inte kan ta dig själv att lämna kontoret när klockan träffar 18.00 varje dag, vet du hur det är att alltid ha bara en sak kvar att göra. Naturligtvis, som helt slår vrida tummarna tills du kan rusa ut i en puff av rök (tecknad-stil, naturligtvis). Men det kan också vara ett tecken på att någonstans, på något sätt, din tid skulle ha kunnat hanteras bättre under dagen.
Hårt arbetande, ambitiösa människor är i allmänhet bekymrade över hur de tillbringar sina dagar. Det är något frilansare, heltidsanställda, konstnärer, företagare - vem som helst - verkligen kan hålla med om.
Tänk om jag sa till dig att det finns ett praktiskt litet verktyg som heter Toggl som kan hjälpa dig att vara ännu mer samvetsgrann och effektiv? Detta gratis program är utformat för att ge dig mer tydlighet och inblick i hur din dag går sönder. Huvudsyftet är enkelt: att spela in exakt hur många minuter som går till varje uppgift du gör. Och att göra det är lika enkelt som att trycka på "Start" och "Stopp" som du arbetar eller matar in det faktiska timintervallet under vilket du utför en viss uppgift.
De grundläggande funktionerna är gratis, vilket innebär att du kan spela in tid för uppgifter när du gör dem, se hur olika projekt staplar mot varandra och hur mycket tid de tar tillsammans. Du kan också få en veckaöversikt över ditt arbetsflöde. Programmet är tillgängligt i webbläsaren, via skrivbordet eller på din mobila enhet, så att du kan arbeta på egen hand eller i ett team på upp till fem gratis. Det fungerar lika bra för en grupp som för individer - olika medlemmar kan alla spåra uppdelningen av sina enskilda delar av ett projekt.
Extra funktioner, som att lägga till fler teammedlemmar, kommer att kosta dig, men för mina ändamål var gratisversionen helt bra.
På tal om mina syften, här är hur och varför jag bestämde mig för att använda det. Det kanske hjälper dig att avgöra om det är värt att kolla in dig själv.
Vad jag visste innan jag började använda Toggl
På en grundläggande nivå kände jag hur min tid spenderades och att jag kunde dela upp mitt ansvar i små, medelstora eller stora när det gäller energi- och tidsförbrukning. Jag gör mina uppgiftslistor i enlighet därmed med hänsyn till om jag vet att något borde ta ungefär 15 minuter eller två timmar.
Jag vet också vilka vanor som gör att jag kan vara mer produktiv. Att börja tidigt på dagen, att avsätta tid varje vecka för att göra en detaljerad uppgiftslista och ge mig själv flexibilitet för pauser hjälper mig att hålla mig energisk och på uppdrag. Men eftersom jag har en avlägsen position som gör att jag, mer eller mindre, kan ställa in mitt eget schema, har jag också flexibiliteten att ta längre pauser och arbeta (eller inte arbeta) under udda timmar.
Så jag var intresserad av att använda Toggl för att förstå hur min fördelning av tiden på klockan samlades upp och för att se om jag kunde få ännu mer ut på dagen. Dessa är viktiga skillnader att inse: jag började använda plattformen med en bra uppskattning av mina motivatorer och mål för förbättring redan i åtanke .
Vad jag lärde mig efter att ha använt Toggl
Exakt hur lång tid varje projekt tar
Att ha en konkret tid att referera kändes som att jag plötsligt hade lagt en prislapp på varje projekt. Och att sätta det konkreta antalet i perspektiv gjorde mig mer avsiktlig om inte bara hur jag tillbringar min tid, utan också vilka projekt jag går med på och vill spendera ansträngningar på.
Här är ett exempel på hur en to-to-lista kan se ut uppdelad:
Ett tidspårningsprojekt är ett projekt i sig själv
Jag är villig att satsa på att du inte är van vid att trycka på en knapp varje gång du börjar och avslutar en uppgift. Inte heller var jag. Eftersom jag inte var van vid programmet, såvida jag inte gav mig påminnelser, skulle jag glömma att börja spåra. Toggl försöker göra detta så enkelt för dig som möjligt - webbplatsen är enkel och den ger en påminnelse-till-spårfunktion.
Att göra distinkta projektobjekt (som att beskriva, utarbeta, redigera och ladda upp som separata delar av till exempel skapandet av en artikel) gjorde det också möjligt för mig att mentalt skapa barriärer mellan uppgifter - vilket innebar att jag inte längre flyter från en till den nästa en zombie på autopilot.
Det är en enkel sak att glömma bort eller släppa, så om du ser allvar med att förstå dina produktivitetsvanor, måste du också vara seriös när du varnar timern när du börjar en ny uppgift.
Långsamma dagar gör en stor skillnad
Du känner till de morgnarna när du vaknar och känner dig helt vilad? Du kommer inte att slå alla gröna lamporna varje dag, men Toggl hjälper dig att förstå hur mycket av din energinivå påverkan på din effektivitet. När jag formaterar och laddar upp The Muse's Sunday Inspiration-nyhetsbrev, till exempel, kan två bilder med espresso betyda skillnaden mellan 30 minuter och en timme att bygga det.
Det finns mer tid på dagen än jag trodde
Särskilt som en avlägsen arbetare är jag definitivt i lägret att om mitt sinne inte är helt fokuserat på den aktuella uppgiften, skulle jag ta en paus eller omdirigera min energi tills jag kan föra min fulla uppmärksamhet åt projektet. Men detta innebar också att mina dagar skulle börja tidigt och dra ut längre än en vanlig arbetsdag eftersom jag har flexibiliteten att ta lugn luncher, gå på slingrande promenader för inspiration eller sova på sent beroende på mitt humör.
Med Toggl kunde jag visualisera den stora bilduppdelningen av min tidsanvändning under en given vecka. Och när jag tittade på hur saker och ting fick mig att passa ihop med när jag presterade bäst och snabbast, och när mitt sinne satt fast och funderade över alla möjligheter för nästa säsongs Grey's Anatomy (ja, det är fortfarande att sändas). Så här kände siffrorna till att jag blev bättre i strategisk planering för den kommande veckan:
Att titta på tidsförbrukningen av samma uppgift vid olika tidpunkter på dagen hjälpte mig att inse när jag har mer energi för vissa aktiviteter. Kommer du ihåg när jag berättade att det tog mindre tid att bygga veckobladsbrevet efter att jag hade fått mitt morgonkaffe än efter att jag hade klippt ner lunch? Att veta att det har sparat ett par timmar varje vecka genom att lämna mer raka uppgifter för när mitt sinne fortfarande fokuserar.
På samma sätt, när jag tittade på tidsförbrukningen av olika uppgifter på samma tid på dagen gjorde det möjligt för mig att ta reda på när jag på dagen kände mig bäst att arbeta med något. Om jag tidigt fick de tunga uppgifterna, kände jag mig mer avslappnad (och mindre skyldig) än de dagar då jag rusade igenom mina e-postmeddelanden på morgonen för att komma till allt annat.
Innan jag hittade Toggl, trodde jag att arbetsrelaterad stress var en given - att arbeta till din fulla potential nödvändigtvis innebar att gå över dina timmar på några dagar eller välja en arbetslunch på andra. Den som är hängiven till sitt jobb vet vad jag menar: Att lägga in timmarna måste vara ett konkret bevis på meningsfullt arbete och engagemang för positionen.
Men vad jag lärde mig från detta experiment är att det att spara dig själv inte gör att du blir mindre investerad i arbetet. Om något visar det att du är engagerad i att köra hemresultat så effektivt som möjligt.
Att hålla reda på din tidsanvändning kan helt öppna ögonen för vad som inte fungerar för dig. Och om att vara en starkare tillgång för ditt företag inte hjälper ditt blodtryck att lösa sig, då kommer det att ha några timmar mer ledighet varje vecka säkert.
