Räck upp handen om du befann dig i en av följande situationer på jobbet:
- Ett möte som går över och tvingar dig att antingen dyka upp sent till ditt nästa möte, inte kunna slutföra ett projekt i tid eller missa ett evenemang efter arbetet.
- Ett möte som är så oorganiserat att du tänker, vad har just hänt?
- Ett möte som slutar vara ett fullständigt slöseri med tid.
Ser jag allas händer i luften? Trodde det. Var och en av dessa problem kan lösas med en enkel sak: en mötesagenda .
Vad är det här magiska konceptet, frågar du? Ett dokument som omfattar följande artiklar:
- Vad du behöver förbereda i förväg eller ta med till mötet
- Vem deltar
- Varför du uppfyller alla mål du vill uppnå
- Vad du kommer att prata om, vem som ska prata om vad och hur lång tid varje ämne tar att diskutera
- Alla nästa steg du vill vidta efter mötet
Du har antagligen använt något liknande tidigare, men på ett mindre formellt sätt. Till exempel kanske du har fyllt i anteckningsavsnittet i din kalenderinbjudan för att låta folk veta vilka dokument de borde referera till. Eller så har du skickat ut ett e-postmeddelande som kort beskriver poängen med det tisdagsmöte som du just bjöd in hela företaget till.
Men att ha en mer djupgående, konkret layout för exakt hur ditt möte borde och kommer att gå kan vara så oerhört användbart. För det första är det avgörande dokumentation - genom att skriva ner vad du pratade om och de beslut du fattade har du något du kan hänvisa till om någon (inklusive din chef) ifrågasätter dina framtida beslut.
Och för en annan sak hjälper det även den mest ragtaggruppen att hålla sig organiserad och fokuserad, samtidigt som de håller dem ansvariga. Människor kan komma till förberedda konversationer, vilket innebär att du kan använda din begränsade tid tillsammans effektivt, du kan känna dig säker på att mötet var produktivt och du kan lättare identifiera åtgärder nästa steg.
Och tur för dig, vi har skapat en agendamall som du kan fylla i just nu och som sparar tid på att skriva ut din egen. Öppna dokumentet, skapa en kopia och låt din teamledare fylla i det.
När du har fyllt i det, skicka det till alla inblandade när du planerar ditt möte. (Det kan vara klokt att ta med en anteckning som säger Vänligen granska mötesagendan innan vi träffas. )
En agenda är användbar för nästan alla slags möten. För incheckningar ger det insyn och tid att förbereda eventuella uppföljningsfrågor, för klientmöten visar det ledarskap, för gruppbaserad idéer säkerställer det att du inte blir distraherad, och för alla visar det att du värdesätter deras tid.
Alla vinner!
