Hur man förklarar tekniska koncept för medarbetare - musen

Föreställ dig att ha hela din musiksamling i fickan. Lätt att förstå, eller hur?

Det var så Steve Jobs, den sena VD för Apple, introducerade iPod 2001. Han var lätt på teknikens specifikationer och tyngre på vad den kan göra för konsumenten.

Denna "vad är det för mig?" -Metoden, eller förklara fördelarna med ett teknisk koncept istället för dess funktionalitet, är en av de många effektiva metoder som ingenjörer och forskare använder för att förmedla komplexa koncept till andra.

Om du är en utvecklare eller i en annan typ av teknisk roll, vi vet att du har spännande saker att dela, och vi vill att du ska kunna diskutera dessa ädelstenar utan att låta dina icke-tekniska medarbetare sova. Så vi pratade med några experter om de mest effektiva strategierna.

1. Ta fram din inre Shakespeare

Om någon inte vet, väl, något om tekniken du försöker förklara, till och med att börja med grunderna kommer förmodligen inte att vara effektiva. Försök istället att jämföra konceptet med något som någon känner till ins och outs i.

Ta till exempel en WordPress-webbplats, säger Karen Dimmick, författare till 47 Mind Hacks for Writers. Du kan få medarbetare att tänka på det som ett hus som innehåller allt de äger. WordPress "tema" är husets utseende - väggfärgen, dina möbler etc. - och "plugins" kan likställas med funktionalitet som plug in en stereo så att du kan lyssna på musik.

Sådana analogier gör det lättare att förklara komplexa begrepp. ”Du måste bara välja något som dina medarbetare redan förstår. Något de är bekväma med och kan få huvudet runt och visa dem hur ditt tekniska ämne motsvarar alla olika delar av det, säger Karen.

Se bara till att du tänker igenom din metafor och förbered den i förväg, säger Jesse Albini, ledande applikationsingenjör på true. "En sak som jag har lärt mig är att det inte är bra att komma på en metafor i mötet som du håller för närvarande, för vanligtvis är de dåliga, " varnar han. "På fluga metaforer, eller byta metaforer medan du" att förklara något kan vara förvirrande. "

2. Låt din medarbetare ta ledningen

Ställ in en intervju med din medarbetare, föreslår Dianna Booher, VD för Booher Research, kommunikationskonsult och författare till Communicate Like A Leader , samt 30 andra böcker om företagskommunikation.

Med andra ord? Låt andra vägleda diskussionen genom att ställa frågor på deras nivå av förståelse, rekommenderar Dianna. ”Du kommer att kunna bedöma vad de redan vet, vad de vill veta och vad de behöver veta. Då kan du svara i enlighet därmed och överbrygga klyftan från din expertis till deras behov av en lösning eller ökad förståelse. "

Du kan också fråga människor vad deras inlärningsstil är och anpassa din strategi därifrån. Till exempel, om någon är en visuell elev, kan det vara till hjälp att dra ut det för dem.

“Håll det visuellt. Representera de stora bitarna på en whiteboard under ett möte, för att hjälpa till att extrapolera de små detaljerna, säger Jesse.

3. Välj nyfiken, inte tillhörande

Håll denna kommentar från humoristen Will Rogers i åtanke: "Alla är okunniga - bara om olika ämnen."

Hans poäng? Du bör aldrig utöva din kunskap på ett sätt som gör att andra känner sig obekväma eller odugliga. För mycket förklaring kan komma att "prata ner" till din publik, säger Dianna. "Det är i allmänhet bättre att gå före förklaringen i fråga, med en kommentar som denna: 'Jag kan gå in i en djupare förklaring om X om du vill jag med?' Låt sedan lyssnaren säga ja eller nej. "

”Uttryck aldrig ditt erbjudande så:" Behöver någon mig för att förklara X? " Sällan kommer någon att be om en förklaring, av rädsla för att vara den enda okunniga personen i gruppen, "tillägger Dianna.

Och Jesse håller med. "Människor tenderar att bli skrämda om du använder en hel del tekniksjargong. Och det är inte ens bara tekniksjargong. Om du går in i små detaljer, kommer människor att förlora spåret och blir mindre involverade. Du vill att folk känner sig fri att ställa frågor, att slå upp och känna sig användbar. "

4. Lägg till en dos av empati

Diane DiResta, grundare och VD för DiResta Communications, Inc., ett New York City-konsultföretag som hjälper företagsledare med offentligt talande, rekommenderar att skapa kontext kring tekniken innan du börjar prata specifika detaljer. ”Börja med frågor: 'Har du någonsin upplevt? Det är vad denna teknik eller teknikprocess löser eller gör. "

Ännu viktigare är att uppmärksamma hur din medarbetare reagerar.

"Tystnad och glaserade ögon är ett dåligt tecken på att du har avspratat konversationen och att du har tappat människors uppmärksamhet, " säger Jesse. "Antag inte att människor har någon form av teknisk erfarenhet, så var tålamod."

Att hjälpa människor att förstå tuffare koncept hjälper till att bygga relationer också, tillägger han. När du kan förklara saker för människor, kommer de sannolikt att vara mer bekväm att kontakta dig igen.

För att din medarbetare ska känna sig lugn när du ber om en icke-teknisk förklaring, försök med dessa fraser, föreslår Dianna följande:

"En sak som de flesta alltid frågar mig är …"
"Något som vanligtvis är förvirrande för kunder är att …"
"Jag är säker på att du förmodligen kommer att ha frågor om X eftersom det är så komplicerat."
"En sak som alltid var ganska förvirrande för mig när jag kom in i detta område var varför …"
”Detta X är väldigt komplicerat, så jag förväntar mig att du har många frågor. Avfyra … "

I slutet av dagen kommer dina medarbetare att uppskatta den extra ansträngning du har lagt ned för att förklara komplexa ämnen och i slutändan sparar du tid på att förklara funktioner eller frågar längs vägen. Plus, vad är poängen med att bygga en produkt som ingen förstår? Med dessa tips kommer din publik att njuta av din glans - och du kommer alla att gå vidare effektivare.