För några år tillbaka gick jag in i en ledningsposition där jag för första gången var ansvarig för att övervaka ett team på sex. Med min MBA i handen och noggrann analys av min Myers-Briggs-typ, trodde jag att det skulle vara en bris att hantera och motivera de människor jag arbetade med.
Men även om dessa verktyg visade sig vara användbara förberedde de mig inte helt på en av de svåraste delarna av att vara chef: att ge årliga prestationsrecensioner. Det visar sig att cheferna fruktar dem lika mycket som de anställda gör! Trots vår naturliga motvilja är recensioner en oundviklig (och viktig) del av jobbet och en kritisk del av ditt teams tillväxt. Så om du strävar efter att bli en superstjärnansvarig är det dags att bli så bra på recensioner som du möjligen kan.
Här är hur du kommer igång.
Det grundläggande
Du kanske frestas att föra samman din top-of-mind feedback för dina anställda veckan före en recension, men du vet antagligen redan att du inte borde göra det. Du bör behandla processen som en årslång aktivitet och tänka på den i god tid. Planering hjälper dig att ge mer omfattande feedback och när granskningssäsongen går runt kommer det inte att bli några överraskningar för dig eller dina anställda - och det är vad du bör sträva efter.
Börja med att identifiera den bästa tiden på året för att göra dina recensioner. Ta reda på om din organisation har ett föredraget schema eller process (de flesta stora företag gör) och överväga när din budgeteringsprocess äger rum eller när du har möjlighet att dela ut bonusar. Om du har flexibilitet vill du undvika högsäsongsarbetssäsonger, eftersom förberedelserna och feedbackprocessen kan vara krävande och intensiv, och ingen vill göra recensioner under upptagen säsong.
Bygg sedan ut din årliga tidslinje i enlighet därmed och kommunicera tidpunkten till dina anställda. Ingenting om en översyn - från innehållet till tidpunkten - skulle någonsin överraskas.
Nu, för enkelhets skull, låt oss säga att din granskningssäsong kommer att vara i slutet av året, i december. Så här ska ditt årliga schema se ut:
Januari (början av året)
Ställ in mål och förväntningar
I början av året, håll ett möte med dina anställda för att dela dina årliga mål och förväntningar för teamet. Då träffas de individuellt för att sätta upp sina egna resultatmål. Detta säkerställer inte bara att alla är tydliga på sina förväntningar för året, utan ger dig båda en tydlig översikt att följa varje gång du diskuterar prestationer under de kommande månaderna.
Det bästa sättet att sätta upp mål är att använda det SMART ( S specifika, M lättanvända, A chievable, R esultsorienterade, T ime-bundna) ramverket. (Behöver du en primer? Få information om grunderna här.) Och kom ihåg att även om mål bör vara specifika för varje persons roll, bör de också tydligt anpassas till organisationsmålen så att de anställda kan se hur deras resultat påverkar hela teamet.
Skriv efter företagets mål och varje anställds mål efter mötena och skicka dem i ett e-postmeddelande. Dina anställda kommer att uppskatta att de arbetar med samma kopia som du är och att de har en tydlig färdplan att följa under hela året.
Mars, juni och september (var tredje månad eller månad)
Håll Touch-Base-möten
Chefer får ofta panik över att sammanfatta och kommentera människors resultat under recensionerna, men sanningen är att ingenting du täcker i det årliga mötet borde vara ny information. Snarare bör du spåra dina anställdas mål och ge dem feedback hela året. Oavsett om du föredrar att ha checkar in varje månad eller varje kvartal, ska du planera dessa möten i början av året så att de inte skjuts till brännaren.
Före varje möte, förbered en kort agenda. Du bör granska den anställdes årliga mål, diskutera de förväntningar du har angett och ta itu med alla frågor eller ytterligare uppdrag du har. Om det finns kvartalsvisa mätvärden eller långsiktiga projektuppdateringar att granska är det dags att göra det.
Du kommer också att vilja spendera tid på att ge varje person informell feedback om hans eller hennes prestationer, inklusive att erbjuda beröm när det är förfallet och ta itu med pågående eller potentiella problem. (Ja, det här är den tuffa delen.) En sak som jag har varit till hjälp är att lägga in kommentarer när det gäller beteenden som någon bör börja , stoppa eller fortsätta : Kanske vill du att en anställd börjar cc'a dig på e-post till andra chefer, sluta ta långa lunchpauser, eller fortsätt att vända projekt innan tidsfristen. Gör detta till en konversation också och be varje anställd dela sina egna tankar och frågor.
Efter vart och ett av dessa möten, gör anteckningar för dig själv vad du diskuterade. Lita på mig - när slutet av året rullar runt, kommer du vara glad att ha dessa anteckningar som hjälper dig att sammanfatta året och komma ihåg vad du har diskuterat med människor under de första par kvartalen.
Oktober / november (två månader före granskning)
Be dina anställda att förbereda
Ett par månader före de faktiska recensionerna, schemalägg datum för officiella möten med varje teammedlem. Vid denna tidpunkt bör du också be dem att börja samla en sammanställning av sina årliga resultat. Börja med alla officiella former som ditt företag vill att du ska använda eller skapa dina egna och be varje anställd att skapa en sammanfattning av hans eller hennes viktigaste jobbansvar, nuvarande projektarbete och en sammanfattning av mål och prestationer.
Det kan också vara till hjälp att varje anställd slutför en skriftlig självutvärdering. Detta hjälper inte bara anställda att känna att de har ett ord i processen, utan det utmanar dem att ta en ärlig titt på sitt eget arbetsbeteende, vilket är användbart när man pratar om deras prestationer. De bästa självutvärderingarna inkluderar 6-10 öppna frågor, till exempel: Vilka resultat är du mest stolt över i år? Var har du inte tappat teamets eller dig själv förväntningar och mål? Vilka är dina områden för tillväxt och hur adresserar du dem? Finns det saker som din chef kan göra för att ytterligare stödja dina framsteg och framgång?
November (sex veckor innan granskning)
Förbered dig som chef
Under tiden bör du spendera månaderna innan recensionerna sammanställa dina egna anteckningar och resultat för varje anställd. Börja samla in både kvantitativa mått på anställdas prestanda, som försäljningsrapporter, samtalsposter och tidsfrister, samt kvalitativa åtgärder, som kan inkludera feedback från kunder och kunder eller din personliga observation. Dra ut de anteckningar som du tog under året också i dina beröringsbasmöten.
Ett vanligt verktyg är 360-gradersgranskningen, som bygger på en självutvärdering av medarbetare och kollegor, samt överlägsen och underordnad feedback. Du hittar en mycket enkel version på HowsMyWork.com eller en mer omfattande version på Inc.com. Tveka inte att anpassa dessa mallar för att tillgodose dina egna behov.
När du granskar resultaten, fråga dig själv följande: Uppfyller denna person sina mål, dina förväntningar och företagets framgångsindikatorer? Om inte, varför - och kan du ändra detta? Om ja - finns det belöningar, erkännanden eller större projekt som du kan tilldela för att förstärka dina stjärnprestatörer? Det är här bonusar kommer in!
December (1 månad före granskning)
Förbered din dokumentation
När du har gjort all din forskning är det dags att sammanställa varje anställds självbedömning, all extern feedback och all relevant information - använd den här informationen för att förbereda utvärderingsformulär, skrivna brev som förklarar din feedback och samtalspunkter för ditt ansikte- ansikte-till-diskussion.
Först räkna ut formatet eller strukturen du vill använda. Du har viss flexibilitet här, men välj en struktur som både känns omfattande och hjälper din anställd att följa med. Du kan till exempel strukturera översynen kring de mål du sätter ihop, prata igenom dem en åt gången, eller runt medarbetarens stora projekt, gå projekt för projekt och diskutera relevanta mål när du går.
Oavsett vilket format du bestämmer dig för, så vill du identifiera båda områden för bekräftelse och uppmuntran såväl som alla områden av oro (eller områden där en anställd kan fortsätta att växa). Välj för varje kategori 2-3 huvudområden att fokusera på, så att din konversation kommer att känna sig substantiv men ändå fokuserad. Utveckla samtalspunkter som stöds av de uppgifter du har samlat in och inkludera sedan för varje punkt en sammanfattning av dina framtidsförväntningar och åtgärdsposter relaterade till detta mål. (Anställda - särskilt välpresterande anställda - hatar att komma ur en granskning som känns som att de inte fick något ut av det, eller som att de inte är säkra på vad de ska göra härnäst. Så även i de områden där någon klarar sig bra, bör du tänka om nästa steg och framtida eller "stretch" -mål.)
Med alla dessa resurser till hands är du redo att ha en meningsfull konversation med varje medlem av ditt team.
I slutet av december
Håll det personliga granskningsmötet
Nu är det dags att sitta ner med dina anställda för den officiella granskningen. Detta är den mest utmanande delen av processen, men det är också den viktigaste. Så håll dig inriktad på nästa del av vår serie, där du lär dig hur du gör en recension - inklusive insikt om hur du hanterar olika personlighetstyper och effektivt begär feedback.
