Säg orden ”prestationsöversikt”, och du kommer sannolikt att höra ett kollektivt stönande eko från kontorsvägg till kontorsvägg.
Låt oss inse det - de flesta anställda fruktar den årliga granskningsprocessen. Vissa ser det som en rädsla-framkallande, ensidig möjlighet att få poäng, korrigeras och bestraffas. Andra ser det som inget annat än ännu en konversation från vilken de går bort med ett halvhjärtat "Bra jobb!" Och ingen verklig information de kan använda för att växa.
Och kanske det största antalet anställda har en rädsla för det okända - de går in i sin recension med den tarmkryssande känslan att de kommer att slängas någon slags skadlig kurvboll som de aldrig såg komma.
Naturligtvis är denna hotande uppfattning inte användbar för någon - och forskning om neuroleadership bekräftar detta. För att bryta detta komplexa koncept på superenkla termer, när ett "hotrespons" aktiveras i hjärnan, tillförs mer blod till amygdalaen för att hantera det upplevda hotet, vilket innebär att färre resurser finns tillgängliga i den prefrontala cortex. I sin tur försämrar detta analytiskt tänkande, kreativ insikt och problemlösning - vilket inte är exakt den typ av mental tillstånd du vill granska.
Den goda nyheten är att det finns saker du kan göra för att skapa en miljö där hotresponsen inte är aktiverad. I själva verket är det upp till dig att se till att din granskningsprocess engagerar och motiverar dina anställda - istället för att inspirera svettiga handflator, illamående och tårar.
Låter det omöjligt? Jag lovar att det inte är det. Jag delar upp några olika tips och strategier som vi implementerar här på The Muse för att göra vår granskningsprocess åtminstone lite mindre grym värdig - och, viktigast av allt, faktiskt värdefull.
1. Få feedback från anställda
Ja, syftet med recensioner är att skicka feedback till dina teammedlemmar. Men innan du ens börjar med processen är det en smart idé att vända skriptet och samla tankar och åsikter från dem om dina befintliga recensioner. Vad tycker de om din nuvarande process? Vilka områden tror de kan använda förbättringar eller förändringar?
Ta sedan medarbetarnas feedback och hitta sätt att integrera den i din granskningsstruktur. Före vår senaste granskningsprocess på The Muse lärde vi oss till exempel att vissa kändes som recensioner var för top-down. Vi tog feedbacken och lade till en självgranskningskomponent, så att människor hade möjlighet att reflektera över sina egna resultat och bidra lika till diskussionen. Att vara öppen för att göra förändringar som dessa kommer i slutändan att leda till en förbättrad process för alla, samt driva poängen hem att dina recensioner är ett samarbete mellan anställda och ledningen.
Det är också viktigt att komma ihåg att granskningsprocessen bör vara iterativ - det är inte något du bara planerar att ställa in och glömma. Så, efter granskning, se till att checka in med anställda om fungerat bra och vad som inte gjorde. Om du gör det uppenbart att den här processen är något du alltid arbetar för att förbättra (med hjälp och insikt från alla, inte mindre), kommer recensioner omedelbart att bli naturligt mindre skrämmande och hotande. Hela systemet blir så mycket mer tillgängligt.
2. Främja en öppen och ärlig kultur
Vilka kurvbollar jag nämnde ovan? De är varje anställds värsta mardröm. Så medan en recension är din möjlighet att ge uppriktig feedback, bör du definitivt inte använda den som din chans att bombardera en teammedlem med alla möjliga obehagliga överraskningar.
Ett säkert sätt att undvika det scenariot är genom att uppmuntra en öppen och ärlig kultur hela tiden - inte bara granska tid. Recensioner kommer alltid att vara mindre smärtsamma när de fungerar som en sammanfattning av tidigare samtal och en-mot-en-möten. De borde vara en möjlighet att sätta mål, göra tweaks och föreslå förbättringar baserade på saker som redan har diskuterats.
Det här är inte din chans att hoppa över alla dina klagomål och klagomål under de senaste sex månaderna eller året - trots allt kommer ingen att svara bra på den typen av strategi. Tänk på detta som din nya gyllene regel: Anställda bör alltid veta var de står.
3. Uppmuntra en konversation
När de flesta föreställer en recension, kan de föreställa sig att sitta vid ett stort bord från en chef och läsa en lång tvättlista över saker de behöver arbeta med omedelbart om de inte vill riskera att få visa dörren. Men du och jag båda vet att det inte är så vi vill att saker ska spela ut. Istället bör en översyn vara en engagerande och produktiv konversation som leder till förbättrade resultat för alla inblandade.
Det bästa sättet att uppmuntra denna dynamik är genom att vrida borden lite och sätta dig själv i det heta sätet. Fråga medarbetaren vad du som chef kan göra bättre. Vilka ytterligare saker kan du göra för att stödja hans eller hennes tillväxt? Vad kan du göra för att göra din anställds liv lättare?
Att göra detta gör ett par produktiva saker. Först illustrerar det att du strävar efter att ha en fördelaktig fram och tillbaka - inte en ensidig konversation. För det andra visar det att du verkligen investerat i den anställdas framgång. Hans eller hennes prestationer återspeglar direkt på dig som chef och du vill göra allt du kan för att hjälpa honom att prestera på hans högsta nivå - även om det innebär förbättringar i slutet.
En annan taktik för att inleda en samarbetsdiskussion är att låta den anställde fastställa sina egna mål under granskningen. Istället för att bara utreda mål och framgångsmetrik för de kommande månaderna, kan ni båda arbeta tillsammans för att komma fram till dessa mål. (Bonus: Forskning visar att när de anställda deltar i att skapa sina egna mål, de är mer benägna att uppnå dem.)
Att se till att du involverar dina teammedlemmar i processen gör det klart att ni båda arbetar mot samma slutmål: Fortsatt tillväxt och framgång för den anställda och företaget.
4. Använd lösningar-fokuserad feedback
Trots vad anställda ursprungligen kan föreställa sig, vet du att recensioner inte är ditt fönster av möjligheter att helt urskilja någons prestanda. Tvärtom - de är faktiskt din chans att stärka någons styrkor och hjälpa dem att växa för framtiden. Faktum är att forskning från Gallup visar att prestanda är störst när du fokuserar på anställdas styrkor, inte på svagheter.
Detta betyder att du måste hålla all granskningsåterkoppling fokuserad på styrkor och lösningar, snarare än problem och svagheter. Det räcker inte för att helt enkelt påpeka områden som han eller hon behöver arbeta med. I stället bör den kritiken fungera som startplattan för en fortsatt diskussion om faktiska metoder och taktik som medarbetaren kan använda för att ta steg framåt.
Här på The Muse har varje anställd en unik form med dimensioner och kompetenser som är specifika för sin roll. För varje dimension utvidgar vi två områden: "Vad du gör bra" och "Där vi vill se dig växa under de kommande månaderna". Dessa områden för tillväxt kan förbättras på grund av en svaghet, eller det kan till och med göra en styrka ännu starkare. Hursomhelst börjar vi alltid med att känna igen och lyfta fram det positiva och sedan underlätta tillväxt genom ett lösningsfokuserat tankesätt.
Prestationsgranskningstid räcker vanligtvis för att inspirera en överväldigande känsla av rädsla bland dina anställda. Men det behöver inte vara så. Implementera dessa tips och strategier, så kommer du att göra din granskningsprocess lite mindre smärtsam för alla. Nej, människor kanske aldrig piskar ut konfettierna och deras glada danser när granskningstiden går runt. Men åtminstone kommer de inte att kraga under sina skrivbord i rädsla heller.
