Om du för närvarande är anställd - och en människa - känner du till den stora e-floden. Du får mer av det än du kan svara på varje dag, och ofta hindrar det dig från att göra ditt "faktiska jobb". Men i den här moderna världen är det att vara på toppen av din inkorg ett måste om du ska imponera på din chef och gå vidare.
Nu bedömer många hur bra de hanterar e-post efter antalet e-postmeddelanden som de går igenom. "Jag tillbringade tre timmar i eftermiddag och svarade på 120 e-postmeddelanden" är orsaken till att fira och skryta rättigheter i de flesta kontor. Men i de flesta fall är det ett enormt misstag.
Sanningen är att det finns tre typer av e-postmeddelanden:
När de ställs inför ett block av tid att attackera sina inkorgar, börjar de flesta med quickies. Det är tillfredsställande att få dem ur vägen, det totala antalet e-postmeddelanden i din inkorg sjunker mycket mer, och de behöver inte för mycket hjärnkraft.
Men du bör faktiskt ta motsatsen. Det är den gamla sten, sten, sandmetaforen: Föreställ dig att du får en glasburk som representerar din tid, såväl som stenar, stenar och sand. Det enda sättet att få till allt är att börja med de största sakerna: dina stenar. Om du fyller din burk med sand först, passar du aldrig in allt.
I e-postvillkor, se till att du inte fyller din burk med sand genom att svara på snabba och enkla e-postmeddelanden först - du kommer aldrig till de stora, viktiga. Istället, när du står inför ett två timmars tidsblock, bör du alltid börja med e-postmeddelanden som kräver 30 minuter eller mer och få åtminstone en eller två av dem innan du gör något snabbare. Å andra sidan, om du bara har 15 minuter innan ditt nästa möte, är det den perfekta tiden att få snabba e-postmeddelanden ur vägen.
Det enklaste sättet att smidigt implementera denna strategi i ditt dagliga liv är att lägga till två taggar (eller filter i Gmail): "snabbt svar" och "kräver fokuserad tid." Eventuella e-postmeddelanden som inte är taggade skulle därför falla i mellankategorin, vilket kräver fem till 30 minuter.
När du vet att du har ett fast block av oavbruten tid börjar du med att öppna din fokuserade tidsmapp och bestäm vilka du behöver mest för att hantera. Att erkänna hur sällsynta de stora tidsblocken är är nyckeln till framgång: När du har en, dra full nytta av det! Och nästa gång du har några minuter att spara medan du väntar på bussen eller i kö för kaffe, öppna din "snabba svar" -mapp istället för att kontrollera Instagram.
