När ytterligare ett år stängs och ett nytt börjar är årliga prestationsrecensioner antingen precis runt hörnet eller färska i bakspegeln. Och utan tvekan har det varit ett eller två samtal som fick dig att gå i korridoren. Vad säger du till en anställd som överdömde sig på semestern? Vad sägs om stjärnspelaren som levererar resultat och ett spår av kroppslukt som du inte vill ha på din värsta fiende? Och så finns det Nancy, den som behöver höra lite feedback men alltid är så avvecklad att du är rädd att hon kommer att släppa loss en tirade av känslor och lämna dig under skrivbordet, suga tummen och nynna temasången från Little Orphan Annie .
Ja, när det gäller konfrontation kan det vara en skrämmande värld där ute för ledare. Lyckligtvis behöver det inte vara så tufft - och om vi slutar göra några mycket olyckliga kommunikationsfel kan det bli mycket enklare. Här är tre av de vanligaste felen som chefer begår, och tips om vad du kan göra istället - så varken du eller din felaktiga anställda måste frukta konversationen.
1. Maskinpistol Nelly
Denna skönhet händer som ett resultat av en eller två saker: Antingen är du så förbannad att du inte kan behålla din lugn, eller så har du undvikit konfrontation så länge, du har en hög med torr ammunition som just mötte sin match. Som ett resultat sprider du din tvättlista över klagomål med ett andetag i andan, och under tiden tittar ditt olyckliga offer nervöst och försöker hitta den närmaste utgången.
Här är saken: Oavsett hur giltiga dina klagomål ser du lite galen ut när du tappar kontroll över dina känslor. Dessutom är din olyckliga anställd så överväldigad av den snabba brandåterkopplingen att det inte finns något tänkbart sätt hon kan analysera genom allt, för att inte tala om att effektivt ändra oönskat beteende.
Fixet: Håll dig uppdaterad och håll den kort
Jag avskyr de årliga recensionerna för de händer bara en gång om året. Fler än några få chefer använder detta som en ursäkt för att hålla en fortlöpande flik av feedback och bekvämt vänta till den speciella dagen för att lossa den.
Men detta hjälper inte till att lösa några problem, och det hjälper verkligen ingen att lyckas. Gör det enklare för dina anställda och dig själv genom att ta itu med frågor så fort de uppstår på ett kort och sött sätt, utan den känslomässiga belastningen. Ange lugnt och tydligt frågan, effekterna, och ge inte mer än tre exempel på när det inträffade. Till exempel: ”Ray, jag vill prata med dig om ditt beteende på semestern och vilken effekt det har på ditt eget och detta teams rykte. Jag märkte att du slamrade dina ord, vid ett tillfälle stod du på ett bord och dansade, och vid en annan spillde din dryck på Cathy. ”
Lägg märke till hur jag inte sa "ditt oprofessionella, löjliga, slarviga beteende." Ju mer objektiv du kan göra det, desto mindre troligt är någon att bli defensiv. (Om du har mer än tre exempel eller mer än ett problem att lösa, har du väntat för länge med att ha den här konversationen.)
2. För många kuddar
Det motsatta av Machine Gun Nelly är att vara så fobisk för konfrontation att du arbetar för hårt för att minimera negativa effekter. Det kan gå något så här:
"Jim, jag ville prata med dig om hela denna närvarupolitiska sak - jag har faktiskt inte så mycket problem med det men du vet hur HR är - och förresten, hörde du om Ray på semestern ? Galen, rätt? Hur som helst - du kanske vill försöka lite hårdare för att komma runt 9. Är det OK? ”
Resultatet står ofta i motsats till vad du hoppades kunna kommunicera: Medarbetaren vet inte ens att han har ett problem att fixa. I ett extremt fall hörde jag en gång om en anställd som trodde att han hade fått en befordran när han i verkligheten fick en varning.
Fixet: Grow a Pair and Be Direct
Om du har likställt dig som en chef med att vara någons vän är du i fel verksamhet. Även om det är möjligt att uppnå båda är ditt primära ansvar gentemot företaget - trots allt, utan att det lyckas, har ingen av er jobb.
Var direkt med dina anställda så att de har tydliga åtgärder för vad de ska göra nästa. När du konfronterar, berätta för dem vad som står på spel och att du vill lösa detta - arbeta med dem för att se till att en plan finns på plats innan de lämnar ditt kontor. Till exempel, tillbaka till Ray, kunde jag fortsätta med att säga: ”Det finns mycket på spel för oss båda. För dig, din förmåga att röra sig upp och för mig, det här teamets moral tillsammans med hur organisationen ser på oss. Jag vill lösa det här problemet med dig och jag skulle vilja höra din synvinkel tillsammans med idéer om hur du går framåt. "
När konversationen har avslutats, ändra om den föreslagna resolutionen för att säkerställa att alla finns på samma sida.
3. The Crap-Filled Lolly
Denna underbara term kommer med vänskap från våra vänner och beskriver "sandwich" -metoden för konfrontation. Du börjar med ett komplimang ("Suzy, du dödar det i försäljning!"), Släpper in doozy ("Men om du missar ytterligare ett möte kommer du att titta på en docka i uppdrag") och slutar sedan på en uppmärkning ("Jag gillar verkligen din försäljningsstrategi - du har en fantastisk sak!"). Förvirrande? Det kan du ge dig på. Och nästa gång du betalar någon komplimang, kommer de att vänta och vänta på att den andra skon tappar.
Fixet: Håll positiv och negativ feedback separat
Om du inte är min 4-åriga son, blåser du inte upp en ballong bara för att omedelbart dyka upp den efteråt. Detsamma bör gälla när det gäller egna värden. När du märker att någon gör bra jobb, berätta för honom direkt och sluta där. Ge dina anställda möjlighet att kolla framgång och ta bort "gotchas". På det här sättet, när du har något positivt att säga, kan de verkligen höra det. Och när det är dags att ta upp ett problem, tror du bättre att deras öron kommer att drabbas av.
Som sagt, ta inte det för långt - om det är en årlig granskningstid, och du har positiv och negativ feedback att ge, ska du inte skimpa på det ena eller det andra. Du kan också uppnå denna separering bara genom att säga den: "Du har gjort ett bra jobb - jag vill först berätta vad jag har varit mest imponerad av i år, " diskutera och sedan, "Det finns också ett par av förbättringsområden som jag skulle vilja prata om. ”
Genom att eliminera några vanliga fel och med lite övning behöver tuffa konversationer inte vara fruktansvärda. De kan faktiskt bli möjligheter att förbättra allas prestanda. Tänk inte på att ge regelbunden feedback, hålla dig till fakta och lämna känslor ur ekvationen. När du blir bekväm med konfrontation kommer dina anställda (ja, till och med Nancy) att följa efter.
