Arkivering av utgiftsrapporter rankas där uppe med rotkanaler i min roliga skala. Trots att mitt företag legitimt är skyldigt mig en hel del pengar, fruktar jag nästan alltid att behöva lämna in dessa rapporter.
Detta har förmodligen sitt ursprung i mitt första jobb från college, när jag bad min chef om lite vägledning om vilka utgifter som var lämpliga för en kommande affärsresa. Hon sa helt enkelt: "Använd ditt bästa omdöme."
Tja, tack. Med tanke på att jag aldrig varit på affärsresa hade jag en känsla av att mitt bästa omdöme förmodligen skilde sig från hennes.
Men jag tror att det var poängen. När jag blev chef och mina anställda ställde mig samma fråga fann jag att jag gav samma vaga svar. Jag ville testa min personal för att se hur de hanterade sig själva utan övervakning - om de gick vildsvin och blåste hundratals dollar på sprit en natt, kanske jag ifrågasätter deras beslutsförmåga (och ja, jag kanske också skulle skicka dem över för en kampanj i stället för den som hanterat utmaningen på ett förnuftigt sätt).
Historiens sensmoral? När din chef säger "Använd ditt bästa omdöme" när du spenderar företaget krona, menar hon det. Hur du hanterar dina utgifter säger mycket om dig som anställd, och det kan också påverka ditt rykte hos din chef.
Lyckligtvis har jag utvecklat några trick under årens lopp - och dessa är praktiska för att hålla mig själv under kontroll när jag skakar upp kvitton.
Se och lär
Det bästa sättet att mäta hur mycket du ska spendera är att titta på dina mer rutinerade kollegor. Chansen är stor att du ska äta, dricka och stanna på samma platser, så att du har gott om chanser att stanna och se vad de gör först.
Här är ett exempel: När du och dina kollegor går ut på middag, låt alla andra beställa först och var uppmärksam på kostnaden för varje person. När det är din tur, se till att ditt val är det billigaste eller i samma intervall som de billigare beställningarna i gruppen. Nej, bara för att din chef beställer filet mignon, betyder det inte nödvändigtvis att du bör följa efter. Men när alla veteranresenärer beställer Cobb-sallader, följ deras ledning och din chef kommer aldrig att ifrågasätta kostnaden för din måltid.
Och om det inte finns någon annan på din resa? Försök göra en undersökning i förväg. Fråga andra kollegor saker som "Jag är på väg till Chicago - kan du föreslå några ställen att äta?" Ta reda på var resten av teamet vanligtvis besöker, och du har några platser som du vet är säkra att betala.
Var inte girig
Det verkar förstås uppenbart, men jag kan berätta för dig av erfarenhet, det är lätt att känna att du kan leva lite när ditt kontor flyger dig runt, betalar för ditt hotell och skickar dig till snygga middagar med kunder. Och även om du kan se dina andra människor lever upp för de vet att någon annan kommer att plocka upp fliken, är det en bättre satsning att hålla dina utgifter till ett minimum när det är möjligt
Tumregel: Om du inte skulle köpa den med dina egna pengar, kostar det inte. Ett glas vin med middag? Bra. Ett glas vin, plus tre cocktails, ett par appar och dessert? ”Behovet” för det kommer inte att vara lätt att motivera.
Var inte billig
Det verkar rimligt att du inte borde spendera för mycket på företagets dime - men hur är det med de billigare artiklarna? Kan du ta ut morgonlatte och bagel när du reser på jobbet? Tekniskt nog, kan du be ditt företag att ersätta dig att $ 4, 67 du betalade för ett litet kaffe och bagel, men jag garanterar att du inte kommer att vinna några poäng när din chef ser detta i din specificerade rapport.
Till exempel fick jag en anställd skicka in en utgiftsrapport för en parkeringsavgift på $ 1 från ett kundmöte. Skojar du? Jag gav henne tillbaka sin dollar, men sedan dess kände jag alltid att hon försökte flyga företaget för allt hon kunde.
Ja, ditt företag bör betala för rimliga utgifter när du är ute och kommer att företräda företaget, men nickel-och-dimning dina utgifter kommer att göra att du ser oprofessionell och omogen, för att inte tala ond. Här är en bra prövning: Om det är något du vanligtvis köper dig själv på en vanlig arbetsdag, kostar inte det (men behåll dina kvitton, i en chans att din chef erbjuder att betala för de små sakerna också).
Be alltid om kvitton
Förutom att hålla dina utgifter inom rimliga gränser, är att hålla dina kvitton det viktigaste att komma ihåg när du är på uppdrag utanför kontoret. Jag kan inte ens räkna hur många gånger jag har fått anställda skicka in kostnadsrapporter utan några bevis för utgifterna. Oavsett hur mycket du tror att din chef litar på dig, kan hon inte bara ta ord för det du spenderade $ 256 på din senaste affärsresa.
När jag frågade en anställd varför hon inte inkluderade sina kvitton för en relativt liten kostnad - en som jag helt skulle ha godkänt - medgav hon att hon var orolig för att jag kanske inte skulle godkänna varan, så att hon bara "glömde" att be om ett kvitto. Hon hade rätt: Jag godkände det inte. Men inte för att jag gjorde invändningar mot köpet - eftersom jag inte hade några bevis för att det faktiskt hände.
Snabbtips: Dra det stationära kuvertet från ditt rum och förvara det i din handväska eller portfölj. Dra ett stort gummiband runt din plånbok för att påminna dig om att be om kvittot - släpp sedan kvittot i kuvertet så snart du får det. Och om det finns något ovanligt med utgifterna, skriv det på baksidan innan du arkiverar det.
Varje företag och varje chef har en annan inställning till att hantera utgifter, vilket innebär att det inte finns någon hård och snabb regel som gäller i alla situationer. Men håll fast vid dessa riktlinjer, och din chef kommer aldrig att ha någon anledning att ifrågasätta ditt bästa omdöme.
