Ibland måste du skriva hårda e-postmeddelanden.
Du måste dela feedback med någon på ett annat kontor, eller hålla med en intressent, eller berätta för någon att de har trasslat - och att ett samtal eller ett personligt möte skulle vara en överreaktion (och riskera att göra situationen till en ännu större affär) .
Som sagt, när de mest godartade anteckningarna kan tolkas fel, är insatserna ännu högre när du har något kritiskt att säga.
Som någon som arbetar på distans - skickar jag ständigt e-post till människor med feedback. Och även om jag har gjort det hundratals tid, får jag fortfarande en liten grop i magen när jag skriver att någons arbete behöver många förändringar.
Men människor svarar ofta mycket mer positivt än jag hade trott. Jag krediterar en formel som jag använder som gör att hårda e-postmeddelanden kommer så lustiga och hjälpsamma som möjligt.
Så här bryter det ned:
Rad 1: Säg något vänligt
När du skriver öppningsraden (efter hälsningen, det vill säga), kan det vara bra att föreställa sig att det är en konversation. Om någon gick upp till dig och duva rätt in i sin punkt, skulle du skjutas upp.
Det är därför en linje som hur var din helg? eller jag hoppas att den här anteckningen hittar dig bra, så överflödig som det kan se ut, hjälper till att sparka saker på rätt ton.
Rad 2: Tack honom eller henne
Om tillämpligt är det trevligt att notera den andra personens ansträngningar. Du vill inte dyka rätt in i vad de gjorde fel utan att erkänna tiden de spenderade på vad de skickade över.
Det är lika enkelt som: Tack så mycket för ditt med det här.
Rad 3: Påpek något positivt
Ingen vill känna sig som en idiot (eller som att du tror att de är dumma). Så även om du inte vill slå runt busken, är det viktigt att ta sig tid att peka på en styrka i den andra personens arbete.
Försök, jag kan se var som skulle leda till. Du kan till exempel berätta för en direkt rapport om att du kan se hur strategin de implementerade skulle hjälpa teamet att fungera bättre. Eller så kan du säga till en kollega att de gjorde ett bra jobb för att ta itu med kundens huvudsakliga problem.
Naturligtvis är det viktigt att hålla denna kommentar ärlig. Du bör nämna något som faktiskt är till nytta, och du bör inte överdriva beröm så omfattande att resten av ditt meddelande förblindar mottagaren helt.
E-postens kropp: Gå igenom förändringar (och resultat)
Tro det eller inte: Folk uppskattar att veta varför du valde att göra saker annorlunda. Det är motintuitivt (för vem vill höra hur de krossade i detalj?), Men i själva verket visar det att du har en hög uppfattning om dem.
Det visar att du inte skulle hålla med dem bara för det. Utöver det visar det att du tycker att de är smarta nog att lära av feedback och leverera dina förväntningar på framtiden.
För att undvika alltför detaljerad information om vad som gick fel begränsar du dig till meningar som följer formatet … Och om du har mer än en förändring, använd kulor.
Det ser ut så här:
Eller:
- Du kommer att se att vi har gjort några ändringar på tonhöjdsdäcket, baserat på feedback från ledargruppen.
- Längs dessa linjer skulle jag gärna vilja se de förändringar som genomförs genom andra aspekter av presentationen, eftersom vi vill att de ska vara konsekventa.
Sista raden
Avsluta alltid med att fråga om du kan klargöra något eller svara på några frågor.
Medan Vänligen meddela mig om jag kan svara på några frågor, kan verka uppenbar, det tjänar ett syfte. Det gör hela andan i din e-post mer samarbetsvillig.
Plötsligt går det från att säga "här är förändringar - period" till "här är förändringar - skulle du låta mig veta om någon av dem inte är vettig?" Det visar att du fortfarande värderar den andra personens åsikt.
Då är allt du har kvar en avstängning - vilket standardtecken som helst (bäst, uppriktigt tack!) Kommer att göra.
Få alltid att falla på plats
- Exempel på förändring och hur det kommer att ge ett positivt resultat
- Om tillämpligt: exempel på förändring två och hur det kommer att ge ett positivt resultat
- Om tillämpligt: exempel på förändring tre och hur det kommer att ge ett positivt resultat
Nu när du har skrivit riktigt konstruktiv feedback kan du ta en stund att tänka på ämnesraden. Allt du behöver kanske är att slå svar, men det kan vara så att en liten förändring påverkar hela tonen. (Visste du att "idag" är att föredra framför "brådskande"? Mer om det - och andra ord att undvika - här.)
Inte varje meddelande som du skickar kommer att bli full av beröm - och det är OK. Om du tar dig tid att skriva det eftertänksamt kommer det att gå långt.
