Du sitter i ett konferensrum med alla stora chefer. De möts för att diskutera den årliga budgeten, och det är ditt jobb att ge dem ditt mål för mer pengar för ditt team.
Problemet?
Medan du är ganska säker på att alla har en vag uppfattning om vad din avdelning gör, är du inte lika säker på att alla ser vikten av vad du gör eller hur du gör det.
Varför? Det du gör är ganska specifikt. Kanske så mycket att dina egna vänner inte riktigt får det.
Men även om det är så måste du lära dig hur du får folk ombord med ditt arbete när du letar efter en nedskärning av företagets budget, träffar någon från ett helt annat område eller skapar en idé till en klient.
Så här gör du:
1. Lär känna din publik
Här ligger ett riktigt "trick of the trade:" Att presentera information handlar aldrig om presentatören - det handlar alltid om publiken.
Så, regel nummer ett? Lär dig vem de är: Vad är viktigast för dem? Vad motiverar dem? Vad är deras bakgrund? Hur föredrar de att kommunicera? Vilket ”språk” brukar de använda?
Om du till exempel är en ingenjör och du måste sälja ditt koncept till en grupp ekonomer, försök att fokusera på det monetära värdet på din produkt - varför det sparar pengar, hur mycket det är värt i förhållande till marknaden, hur du har vägt kostnaderna för att skapa den.
Genom att förstå vem personen (eller personerna) du pratar med, kan du använda deras gemensamma kunskap eller erfarenhet för att bestämma hur du bäst ska förklara din idé.
Naturligtvis är det lätt när du har tid att förbereda dig för ett möte, men vad händer om du lär känna någon för första gången, som vid ett nätverksevenemang?
Du kan alltid fråga dem - något som "OK, innan jag förklarar ytterligare, hur mycket förstår du om?"
Sedan, efter att ha låst in din publik, bör du göra följande …
2. Välj "En sak" som de borde förstå
Ett känt försök att förmedla mycket komplicerad information var en militär orientering om Afghanistan 2010. En general visades ett diagram som förklarade den amerikanska militära strategin, men som New York Times säger i en artikel om incidenten, fann han att det såg mer ut "Som en skål med spaghetti."
”När vi förstår den bilden, har vi vunnit kriget, ” var generalens svar på att dechiffrera denna information.
Som det här roliga exemplet antyder, om något är för komplicerat - även om man försöker hantera för mycket på en gång - är folk troligtvis förvirrade av det, eller värre, glöm det.
Så, hur gör vi till och med oddsen för att ge dig en bättre chans att göra komplex information minnesvärd, och ge din publik en bättre chans att bearbeta nämnda information?
Det handlar om att ställa dig själv dessa två frågor:
- Om min publik bara kommer att komma ihåg en sak om min förklaring, vad är den "en sak?"
- Och varför ska min publik bry sig om den här "en sak?"
Detta skapar direkt fokus för dig att välja och välja information du levererar (och hur du levererar den), och gör det mer troligt att din publik får det du försöker säga.
3. Ge exempel på sammanhang och använd
Du har gjort din forskning, du känner spelarna och du vet vad som får dem att kryssa för. Du har enorm tydlighet på vad "en sak" du vill att teamet ska komma ihåg. Vad vi fortfarande behöver göra är att leverera den informationen på ett sätt som är trovärdigt, men klart.
Att helt enkelt säga: "Jag hade den här nya idén och det kommer att spara tid och ansträngning och jag behöver X-budget för att göra det" kanske får människors uppmärksamhet, men det kommer fortfarande att bli (massor av) frågor.
Det är här kontext kan vara din bästa vän. Hur du ramar in din information är viktig - språket, termerna och exemplen du väljer att använda kommer att ha en enorm inverkan på vad din publik kommer ihåg och förstår.
Så måla en verbal bild. Till exempel, snarare än att använda exemplet ovan, kan du säga något som "Vad är en sak som ingen gillar att göra? Tid- och kostnadsrapportering. Vi har 50 teammedlemmar som gör det och det tar i genomsnitt en timme per vecka per person. Det är 50 timmar vi kan spendera på viktigare projekt. Vi kan minska den tid som slösas med 75% om vi avsätter en del av vår budget till att anställa någon för att göra det här för oss. ”
Genom att dela denna information gör du problemet påtagligt och lösningen tilltalande.
4. Titta på ditt språk
När du använder långa, tekniska ord kan verka imponerande, hjälper det sällan någon att förstå vad som sägs.
Så välj ett enkelt, vardagligt språk. Längs samma linjer, undvik akronymer, jargong eller mycket nischfraser. När det är omöjligt att undvika, se till att definiera komplexa termer.
Att bryta ner komplexa idéer kan vara mycket utmanande, särskilt om du arbetar med någon som har noll sammanhang om ditt arbete. Men så länge du fokuserar på den viktigaste informationen, censurerar ditt språk för mer vardagliga konversationer och ger dem lite sammanhang, är du på god väg att få dem på samma sida som du - och övertyga dem att köra med din aning.
