När jag började med min nuvarande roll sa min chef till mig: ”Första gången du gör denna uppgift kommer det att ta en timme. Men när du gör det flera gånger till bör det bara ta dig cirka 15 minuter. ”
Och hon hade rätt! Så småningom, efter att ha gjort det varje dag, blev det så andra att jag kunde göra det på autopilot - vilket gav mig mer tid att spendera på andra, mer utmanande projekt.
Eftersom den här lektionen var så värdefull för mig, bestämde jag mig för att närma mig varje nytt projekt som jag fick genom att ställa den här enkla frågan: Hur lång tid ska det ta mig medan jag lär mig det och hur länge jag gör det rutinmässigt?
Detta öppnar upp så många dörrar för dig - både vad gäller din produktivitet och hur du arbetar med din chef. För det första hjälper det dig att sätta uppgiften i perspektiv. Om du vet att det kommer att ta två timmar kan du avsätta den mängden tid när du först tacklar den. Å andra sidan, om din chef säger att det bara skulle ta 20 minuter, vet du att du inte behöver rensa en hel eftermiddag.
Men den största fördelen kanske är att det hjälper till att lyfta fram eventuella klyftor mellan vad din chefs förväntningar är och hur du tolkar dem. Om de till exempel säger att det inte borde ta mer än 10 minuter, men du befinner dig att spendera flera timmar på det, är det anledning till oro.
De kanske glömde att nämna genvägar du kunde ta. Du kanske inte riktigt förstod instruktionerna. Eller kanske har din chef aldrig gjort projektet före sig själva så de är inte medvetna om hur tidskrävande det är. Hur som helst är det viktigt att kommunicera att det tar längre tid än förutsagt.
Det är därför du vet att denna tidsram från get-go hjälper dig att prioritera och samtidigt hålla din chef ansvarig. För att inte nämna, det är ett enkelt sätt att "hantera" - du kan ställa riktlinjer för hur du hanterar din tid, och din chef kan hålla reda på hur snabbt du hämtar nya färdigheter och blir bekväm med vissa projekt.
Plus, är det inte en bra känsla att veta exakt vad du får till? Jag tror det verkligen.
