Folk frågar mig hela tiden hur man gör saker snabbare, bättre och mer effektivt och vilka verktyg jag rekommenderar för att hjälpa dem att göra det. Men det är en fråga jag får mycket mindre, vilket är lika viktigt: Hur kan jag spara tid - genom att göra mindre?
Att veta vad man inte ska göra och vad man ska sluta göra kan göra verkligen en stor skillnad i din lycka och produktivitet.
Testa dig själv med den här listan med sju frågor för att se till att du investerar din tid väl.
1. säger du nej?
De flesta människor har ett djupt behov att bli gillade. Som ett resultat säger vi ja till nästan allt som frågas om oss, vilket gör det omöjligt att göra allt bra och tappar vår tid och produktivitet. Ta en titt på de senaste 10 förfrågningarna du fick (ignorerar uppdrag från din chef, som du kanske inte har kontroll över). Om du sa ja till mer än hälften är det förmodligen dags att pressa dig själv för att börja säga nej (här är några sätt att göra det snyggt).
2. Delegerar du nog?
Oavsett om du är chef eller inte, finns det möjligheter att delegera till kollegor. Om du gör allt själv och tänker "det är bara snabbare för mig att göra det", kan du vara en delegatophobe. Titta väl på dina uppgifter under den senaste veckan - är alla dessa verkligen din arbetsbeskrivning? Om inte, kolla in mina tips för framgångsrik delegation för att komma igång med att skjuta några saker ur din skylt.
3. Är allt på din lista över uppgifter nödvändigt?
Betrakta inte en oändlig uppgiftslista som en utmaning för att göra allt, när det i själva verket är en utmaning att prioritera. Om du inte har gjort en uppgift på veckor, eller det alltid är vad som skjuts till ett senare datum, kan det vara ett tecken på att det inte faktiskt är nödvändigt. Använd din chef och kollegor som ljudbrädor för att försöka ta bort onödiga objekt från din to-do-lista, så att du kan ägna mer tid åt högprioriterade objekt som kommer att leda dina mål framåt. Pro tip: Har du problem med att ta bort doser på jobbet? Gå igenom var och en och skriv ner effekten det kommer att få (t.ex. "intäktsmöjlighet" eller "användartillväxt"). Du blir förvånad över hur många objekt som inte är i linje med ditt företag eller personliga mål.
4. Är alla återkommande möten i din kalender nödvändiga?
Avbryt alla som inte påverkar eller som kan ersättas av en e-postuppdatering. För möten håller du, omprövar om formatet, längden och deltagarna bidrar till deras effektivitet. Som entreprenör Jim Belosic förklarar sparar detta både tid och pengar - ett en timmes möte med 17 anställda som i genomsnitt tjänar 40 000 dollar per år kostar 232, 88 dollar. Usch.
5. För enstaka möten, är din standardlängd för lång?
De flesta har 60 minuters möten när initiala konversationer sällan behöver så mycket tid. Försök att ställa in kalendern till ett standardvärde på 30 eller 20 minuter. Du får den tiden tillbaka, och du kommer troligen ha mycket mer produktiva möten.
6. Behöver du ens ett möte alls?
Nyhetsblixten: Du behöver inte gå med på varje möte du blir ombedd att delta. Detta gäller dubbelt för de personer som lägger till möten i din kalender utan att fråga - du har tillåtelse att avslå allt som inte är avgörande för ditt jobb. Ställ in en hög nivå för att ge människor din tid, och du kommer att upptäcka att fler frågor sorteras ut via e-post eller, ofta mer effektivt, genom att hämta telefonen.
7. Är du en slav till din inkorg?
På tal om saker du inte behöver göra: Du behöver inte svara på varje e-postmeddelande som kommer in. Ge dig själv tillåtelse att arkivera irrelevanta kalla e-postmeddelanden och FYI-e-postmeddelanden du är cc: ed eller bcc: ed. Och medan du är på det, kan du prenumerera på allt du inte läser (nej, du behöver inte läsa varje nyhetsbrev för e-handel som du registrerar dig för). Att säga nej till e-post är nyckeln till att göra tid för verkligt arbete.
Ibland handlar produktiviteten inte om de system du installerar eller apparna som du laddar ner - det handlar om att ta en titt på hur du spenderar din tid och frigör ditt schema från onödiga till-doser. Fler timmar på dagen? Jag tror att vi alla kan komma överens om att det är bra.
