Tillsammans med de praktiska aspekterna av databaser erbjuder Microsoft Access några trevliga funktioner som gör jobbet lite enklare. En av de extra funktionerna är rapport teman, som kan göra en datadump till en användbar presentabel rapport. Det ger dig möjlighet att göra hela ditt team, avdelning eller företagsrapporter ser konsekvent ut. Du kan ange ett annat tema för en rapport som används vid ett företagsmöte eller en konvention, eller du kan anpassa en rapport till aktieägarna. Genom att använda rapportteman ser du det lättare att ge dina rapporter den professionella utseendet som du verkligen inte kan få med Microsoft Excel. Det är en av anledningarna till att du ska flytta dina data till en databas istället för att försöka behålla kalkylblad.
Rapporten teman funktion är relativt lätt att använda, särskilt om du är van att arbeta i Microsoft Access. Oroa dig inte om du inte har haft mycket erfarenhet av Microsoft Access. Det är en snabb och enkel övning att börja tillämpa ett stiligt utseende till allt som du behöver se presenteras. Du kan även uppdatera teman för äldre rapporter om du behöver återuppliva dem för jämförelse med en ny rapport. Det här är praktiskt när du gör en jämförelse och du vill inte att din publik distraheras av det daterade utseendet av en rapport från fem år sedan eller i vissa fall det extremt grundläggande utseendet på rapporter från över tio år sedan. Oavsett dina behov, så länge du har data i databasen kan du göra det presenterbart.
Standardinställningarna för rapporter
Rapportens standard beror på om du börjar från början eller med en mall. Om du använder en befintlig databas, är standarden oberoende av skaparen av databasen som användes under installationen. Om du skapar din egen standard har Access en enda plats där du kan gå för att kolla in de teman som följer med den köpta versionen. Det finns också teman tillgängliga online, så om du inte gillar vad som är med din köpta version, kan du hitta något som är bättre anpassat till dina behov online.
Beroende på om du arbetar med gamla rapporter eller nya rapporter kanske du vill ta dig tid att gå igenom teman för att se vilka som passar bäst för de olika avsedda publiken. Om du ska omarbeta äldre rapporter kan du överväga något som liknar det du tidigare gjort. annars måste du göra mycket arbete för att återställa alla rapporter.
Det finns ett standardtema för nya rapporter som du kan skriva över.
- Klicka på rullgardinsmenyn Snabbåtkomstverktygsfält och väljFler kommandon.
- Klicka på Objektdesigners.
- Bläddra ner till Form / rapport designvy och uppdatera Rapportera mall för att matcha den du vill använda som standard.
- Klick ok.
Du kan också ställa in standardvärdet från designvyn.
- Öppna rapporten i designvy.
- Gå till Rapportera designverktyg > Design > teman och gå till rullgardinsmenyn under teman knapp.
- Högerklicka på det tema du vill göra som standard och välj Gör den här teman till databasens standard.
Oavsett vilken metod du använder för att ändra standard, kom ihåg att det ändrar utseendet på eventuella rapporter som du skapar efter att den har ställts in. Det ändrar inte befintliga rapporter.
Använda teman till nya rapporter
Hur du använder teman till nya och äldre rapporter är i princip detsamma, men vad du ser varierar. Om du skapar en ny rapport kanske du inte har några data för att fylla i rapporten ännu. Det innebär att du har en mindre noggrann uppfattning om hur slutrapporten kommer att se ut, eftersom den kommer att ha tomma utrymmen när du tillämpar temat. Det är bäst att ha åtminstone vissa data när du börjar titta på rapporter så att du kan se hur data och tema ser ut tillsammans. Om du tittar på bara ett tema utan text kan du vara chockad över att se hur det ser ut när det finns data.
- Öppna rapporten i designvy.
- Gå till Rapportera designverktyg > Design > teman, och gå till rullgardinsmenyn under teman knapp.
- Välj ett av teman från rullgardinsmenyn eller öppna Bläddra att titta på andra teman som du har laddat ner.
Om du gillar designen och bara vill ändra färgen, kan du göra det i samma område. Istället för att klicka på teman knappen, klicka på antingen Färger eller Font knappar för att göra ändringarna.
Använda teman till äldre rapporter
Uppdatera äldre rapporter på samma sätt som du uppdaterar nya rapporter, men spåra vilka arv rapporterar du uppdaterar, liksom när du gjorde ändringarna. Du måste hålla reda på allt du ändrar över tid för konfigurationskontroll, speciellt om du hanterar finansiell eller annan information som används i revisioner. Om utseendet är annorlunda för äldre rapporter måste du kunna bevisa vad som ändrats och när.
Det är vanligtvis bäst att inte uppdatera rapporter som du redan har lagt fram. Du kan uppdatera utseendet framåt, behandla det som en helt ny rapport. Chansen är att du inte behöver presentera gamla rapporter för något som är officiellt. På den av chansen att du gör gör det inte ont för att människor ska se hur mycket ditt företag har förändrats över tiden.
