Är du överväldigad av de stora mängderna data som behöver spåras i din organisation? Kanske använder du för tillfället ett pappersarkiv, textdokument eller ett kalkylblad för att hålla reda på din kritiska information. Om du söker efter ett mer flexibelt datahanteringssystem kan en databas vara bara den räddning du letar efter och Microsoft Access 2013 är ett utmärkt alternativ.
Vad är en databas?
På den mest grundläggande nivån är en databas helt enkelt en organiserad samling av data. Ett databashanteringssystem (DBMS) som Microsoft Access, Oracle eller SQL Server ger dig de mjukvaruverktyg du behöver för att organisera data på ett flexibelt sätt. Det innehåller faciliteter för att lägga till, ändra eller radera data från databasen, ställa frågor (eller frågor) om data som lagras i databasen och skapa rapporter som sammanfattar valt innehåll.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 ger användarna en av de enklaste och mest flexibla DBMS-lösningarna på marknaden idag. Vanliga användare av Microsoft-produkter kommer att njuta av det välkända Windows-utseendet och den snäva integrationen med andra Microsoft Office-produkter. För mer information om Access 2013-gränssnittet, läs vår Access 2013 User Interface Tour.
Låt oss först undersöka tre av de viktigaste komponenterna i Access som de flesta databasanvändare kommer att stöta på: tabeller, frågor och formulär. Om du inte redan har en Access-databas kanske du vill läsa om Skapa en Access 2013-databas från början eller skapa en Access 2013-databas från en mall.
Microsoft Access Tables
Tabeller utgör de grundläggande byggstenarna i en databas. Om du känner till kalkylblad hittar du databastabeller som är extremt lika.
En gemensam databas tabell kan innehålla anställdas information, inklusive egenskaper som namn, födelsedatum och titel. Det kan vara strukturerat enligt följande:
- Anställnings-ID
- Efternamn
- Förnamn
- Titel
- Hälsning
- Födelsedatum
Undersök bordets konstruktion och du kommer att upptäcka att varje kolumn på bordet motsvarar en specifik karaktär av personalen (eller attribut i databasvillkor). Varje rad motsvarar en viss anställd och innehåller hans eller hennes information. Det är allt som finns där. Om det hjälper, kan du tänka på var och en av dessa tabeller som en tabell med information om kalkylark. Mer information finns i Lägg till tabeller till en Access 2013-databas
Hämtar information från en åtkomstdatabas
Självklart är en databas som endast lagrar information oanvändbar - vi behöver metoder för att hämta information också. Om du bara vill återkalla informationen som lagras i ett bord, tillåter Microsoft Access dig att öppna bordet och bläddra igenom de poster som finns i den. Den verkliga kraften i en databas ligger dock i dess förmåga att svara på mer komplexa förfrågningar eller frågor. Åtkomstfrågor ger möjlighet att kombinera data från flera tabeller och placera särskilda villkor på de data som hämtats.
Tänk dig att din organisation kräver en enkel metod att skapa en lista över de produkter som för närvarande säljer över deras genomsnittliga pris. Om du helt enkelt hämtade produktinformationstabellen, skulle uppgiften kräva en stor mängd sortering genom data och utföra beräkningar för hand. Med kraften i en fråga kan du helt enkelt begära att Access endast returnerar de poster som uppfyller ovanstående prisvillkor. Dessutom kan du instruera databasen att bara ange namn och enhetskostnad för objektet.
Mer information om effekten av databasfrågor i Access läser Skapa en enkel fråga i Microsoft Access 2013.
Infoga information i en åtkomstdatabas
Hittills har du lärt dig begreppen bakom att organisera informationen i en databas och hämta information från en databas. Vi behöver fortfarande mekanismer för att placera information i tabellerna i första hand. Microsoft Access tillhandahåller två primära mekanismer för att uppnå detta mål. Den första metoden är att helt enkelt ta upp bordet i ett fönster genom att dubbelklicka på det och lägga till information längst ner på det, precis som man skulle lägga till information i ett kalkylblad.
Access ger också ett användarvänligt formulärgränssnitt som tillåter användare att skriva in information i en grafisk form och ha den informationen transparent överförd till databasen. Denna metod är mindre skrämmande för datainmatningsoperatören men kräver lite mer arbete från databasadministratören. Mer information finns i Skapa formulär i Access 2013.
Microsoft Access rapporter
Rapporter ger möjlighet att snabbt producera attraktivt formaterade sammanfattningar av data som finns i en eller flera tabeller och / eller frågor. Genom användandet av genvägstryck och mallar kan databasanvändare skapa rapporter om bokstavligen några minuter.
Antag att du vill producera en katalog för att dela produktinformation med nuvarande och potentiella kunder. I tidigare avsnitt lärde vi oss att denna typ av information skulle kunna hämtas från vår databas genom en godtagbar användning av frågor. Men erinra om att denna information presenterades i en tabellform - inte exakt det mest attraktiva marknadsföringsmaterialet. Rapporter möjliggör inkludering av grafik, attraktiv formatering och pagination. Mer information finns i Skapa rapporter i Access 2013.
