Oavsett vilken data du har, a kalkylark, som Excel, är en utmärkt plats att lagra den. Excel har inbyggda verktyg som hjälper dig att hålla reda på data och för att hitta specifik information när du vill ha den. Med sina hundratals kolumner och tusentals rader kan ett Excel-kalkylblad hålla en enorm mängd data.
Excel är också enklare att använda än ett komplett databasprogram som Microsoft Access. Data kan enkelt skrivas in i kalkylbladet, och med några få musklick kan du sortera igenom dina data och hitta vad du vill ha.
Ange data i Excel-tabeller
Det grundläggande formatet för lagring av data i Excel är en tabell. I en tabell anges data i rader. Varje rad är känd som en post. När ett bord har skapats kan Excels datainställningar användas för att söka, sortera och filtrera poster för att hitta specifik information.
Ange din tabelldata
Det första steget i att skapa ett bord är att ange data. När det är så är det viktigt att se till att det är korrekt inmatat. Se till att du inte lämnar några tomma celler när du skapar ditt bord. En sådan åtgärd kan orsaka problem i framtiden.
Datafel, som orsakas av felaktig datainmatning, är källan till många problem relaterade till datahantering. Om data har skrivits in korrekt i början, är programmet mer benäget att ge dig tillbaka de resultat du vill ha.
Excels rader och kolumner
Rader i ett bord
Som nämnts ovan är rader med data kända som register. När du anger poster, följ dessa riktlinjer:
- Lämna inga tomma rader i tabellen som skapas, inte ens mellan rubrikerna och den första raden av data.
- En post kan innehålla data om endast ett specifikt objekt.
- En post måste också innehålla ALLA data i listan om det objektet. Det finns inte information om ett objekt i mer än en rad.
- För att skapa en lista måste en tabell med data innehålla minst två dataposter.
Kolumner i ett bord
Medan rader i tabellen kallas poster, är kolumnerna kända som fält. Varje kolumn behöver en rubrik för att identifiera de uppgifter den innehåller. Dessa rubriker heter fältnamn.
- Fältnamn används för att säkerställa att data för varje post är inmatad i samma sekvens.
- Se till att alla data i en kolumn är inmatade med samma format. Om du börjar skriva in siffror som siffror (t.ex. 10 eller 20), fortsätt det. Ändra inte del genom och börja skriva siffror som ord (t.ex. tio eller tjugo). Var konsekvent.
- Lämna inga tomma kolumner i tabellen.
- För att skapa en lista måste ett bord vara minst två kolumner breda.
Skapa en lista i Excel
Använda filteralternativet
När data har skrivits in korrekt i a tabell med riktiga rubriker kan den konverteras till en lista använda Filtrera alternativ.
- Välj någon cell i bordet.
- Välja Hem> Sortera och filtrera> Filter från fliken Startsida.
- I tabellen visas nu små rullgardinspilar bredvid varje rubrik.
Hantera dina datalistor
- Det kommer att finnas pekande pilar bredvid varje fältnamn som öppnar rullgardinsmenyerna när de klickas på.
- I rullgardinsmenyerna finns alternativ för att sortera listan med något av fältnamnen och för att söka i listan för poster som matchar vissa kriterier.
