Ibland behöver vi hålla reda på information och ett bra ställe att detta är i en Excel-databasfil. Oavsett om det är en personlig lista över telefonnummer, en kontaktlista för medlemmar i en organisation eller ett lag eller en samling mynt, kort eller böcker, gör en Excel-databasfil det enkelt att skriva in, lagra och hitta specifik information.
Microsoft Excel har inbyggda verktyg som hjälper dig att hålla reda på data och för att hitta specifik information när du vill ha den. Också med sina hundratals kolumner och tusentals rader kan ett Excel-kalkylblad hålla en enorm mängd data.
Inmatning av data
Det grundläggande formatet för lagring av data i en Excel-databas är en tabell.
När en tabell har skapats kan Excels datainställningar användas för att söka, sortera och filtrera poster i databasen för att hitta specifik information.
För att följa med denna handledning, ange data som det visas i bilden ovan.
Ange studentens ID: er snabbt:
- Skriv de två första ID-erna - ST348-245 och ST348-246 in i celler A5 och A6, respektive.
- Markera de två ID: erna för att välja dem.
- Klicka på fylla handtaget och dra ner den till cellen A13.
- Resten av studentidentifikationen ska skrivas in i cellerna A6 till A13 korrekt.
Ange data korrekt
När du matar in data är det viktigt att du försäkrar dig om att den är korrekt inmatad. Annat än rad 2 mellan kalkylbladets titel och kolumnrubrikerna, lämna inga andra tomma rader när du anger dina data. Se också till att du inte lämnar några tomma celler.
Datafel, som orsakas av felaktig datainmatning, är källan till många problem relaterade till datahantering. Om data har skrivits in korrekt i början, är programmet mer benäget att ge dig tillbaka de resultat du vill ha.
Rader är poster
Varje enskild rad av data, i en databas är känd som en post. När du anger poster, följ dessa riktlinjer:
- Lämna inga tomma rader i tabellen som skapas. Detta inkluderar INTE lämnar en tom rad mellan kolumnrubrikerna och den första raden av data.
- En post kan innehålla data om endast ett specifikt objekt.
- En post måste också innehålla ALLA data i databasen om det objektet. Det finns inte information om ett objekt i mer än en rad.
Kolumner är fält
Medan rader i en Excel-databas kallas poster, är kolumnerna kända som fält. Varje kolumn behöver en rubrik för att identifiera de uppgifter den innehåller. Dessa rubriker heter fältnamn.
- Fältnamn används för att säkerställa att data för varje post är inmatad i samma sekvens.
- Se till att alla data i en kolumn är inmatade med samma format. Om du börjar skriva in siffror som siffror (t.ex. 10 eller 20), fortsätt det. Ändra inte del genom och börja skriva siffror som ord (t.ex. tio eller tjugo). Var konsekvent.
- Lämna inte tomma kolumner i tabellen.
Skapa bordet
När data har angetts kan den omvandlas till en tabell. Att göra så:
- Markera cellerna A3 till E13 i arbetsbladet.
- Klicka på Hem flik.
- Klicka på Formatera som tabell alternativet på bandet för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj den blå Bordsstil Medium 9 möjlighet att öppna Formatera som tabell dialog ruta.
- Medan dialogrutan är öppen bör cellerna A3 till E13 på arbetsbladet omges av de marschande myrorna.
- Om de marscherande myrorna omger det rätta cellintervallet klickar du på Ok i Formatera som tabell dialog ruta.
- Om de marscherande myrorna inte omger det rätta cellintervallet markerar du rätt intervall i kalkylbladet och klickar sedan på Ok i Formatera som tabell dialog ruta.
- Tabellen ska ha de nedrullningspilar som läggs bredvid varje fältnamn och tabellraderna ska formateras i alternerande ljus och mörkblå.
Använda databasverktygen
När du har skapat databasen kan du använda verktygen som ligger under nedrullningspilen bredvid varje fältnamn för att sortera eller filtrera dina data.
Sortering av data
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Efternamn fält namn.
- Klicka på Sortera A till Z alternativ att sortera databasen alfabetiskt.
- En gång sorterad, Graham J. bör vara den första posten i tabellen och Wilson R borde vara den sista.
Filtrera data
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Programfält namn.
- Klicka på kryssrutan bredvid Välj alla möjlighet att rensa alla kryssrutor.
- Klicka på kryssrutan bredvid Företag möjlighet att lägga till ett kryss i rutan.
- Klick ok.
- Endast två studenter - G. Thompson och F. Smith bör vara synlig eftersom de är de enda två som är inskrivna i affärsprogrammet.
- För att visa alla poster, klicka på rullgardinsmenyn bredvid Program fält namn.
- Klicka på Rensa filtret från "Program" alternativ.
Expandera databasen
För att lägga till ytterligare poster i din databas:
- Placera muspekaren över den lilla pricken i nedre högra hörnet av bordet.
- Muspekaren kommer att ändras till en tvåpolig pil.
- När detta händer, Klicka och håll höger musknapp och dra pekaren ner för att lägga till en tom rad längst ner i databasen.
- Lägg till följande data i den här nya raden:Cell - DataA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14-22E14 - Science
Slutför databasformatering
- Markera cellerna A1 till El i arbetsbladet.
- Klicka på Hem flik.
- Klicka på Sammanfoga och Center valet av bandet för att centrera titeln.
- Klicka på Fyllnadsfärg (ser ut som en färgburk) på bandet för att öppna fyllningsfärgmenyn.
- Välja Blå, Accent 1 från listan för att ändra bakgrundsfärgen i cellerna A1 - E1 till mörkblå.
- Klicka på Fontfärg ikon på formatering verktygsfältet (det är ett stort bokstav "A") för att öppna listrutans färgruta.
- Välja Vit från listan för att ändra textens färg i cellerna A1 - E1 till vitt.
- Markera cellerna A2 - E2 i arbetsbladet.
- Klicka på Fyllnadsfärg på bandet för att öppna listrutan för fyllningsfärg.
- Välja Blå, Accent 1, Lighter 80 från listan för att ändra bakgrundsfärgen i cellerna A2 - E2 till ljusblå.
- Markera celler A4 - E14 i arbetsbladet.
- Klicka på rullgardinsmenyn bandet i mitten justera texten i cellerna A14 till E14.
- Vid denna punkt, om du har följt alla steg i denna handledning korrekt ska ditt kalkylblad likna det kalkylblad som visas i steg 1 i denna handledning.
Databasfunktioner
Syntax: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Var d fungera är ett av följande:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DANTALV
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUMMA
- DVAR
- DVARP
Typ: Databas
Databasfunktioner är särskilt praktiska när Google Sheets används för att upprätthålla strukturerad data, som en databas. Varje databasfunktion, Dfunction , beräknar motsvarande funktion på en delmängd av ett cellintervall betraktat som en databastabell. Databasfunktionerna tar tre argument:
- databasarr är en räckvidd, inbäddad array eller array genererad av ett arrayuttryck som är strukturerat så att varje rad efter rad 1 är en databaspost och varje kolumn är ett databasfält. Rad 1 innehåller etiketterna för varje fält.
- Fältstr | num Indikerar vilken kolumn (fält) som innehåller de värden som ska genomsnittas. Detta kan uttryckas som antingen fältnamn (textsträng) eller kolonnnumret, där den vänstra kolumnen skulle representeras som 1.
- kriteriearr är en räckvidd, inbäddad array eller array genererad av ett arrayuttryck som är strukturerat så att den första raden innehåller det fältnamn / -namn som kriteriet (kriterierna) ska tillämpas på, och efterföljande rader innehåller de villkorliga testen.
Den första raden i Kriterier anger fältnamn. Varannan rad i Kriterier representerar ett filter, vilket är en uppsättning begränsningar för motsvarande fält. Begränsningar beskrivs med hjälp av Query-by-Example-notation och kan inkludera ett värde som matchar eller en jämförelseoperatör följt av ett jämförelsevärde. Exempel på begränsningar är: "Choklad", "42", "> = 42", "<> 42". En tom cell betyder ingen begränsning på motsvarande fält.
Ett filter matchar en databasrad om alla filterrestriktionerna (restriktionerna i filterets rad) är uppfyllda. En databasrad (post) uppfyller kriterierna om och endast om minst ett filter matchar det. Ett fältnamn kan visas mer än en gång i Criteria-området för att tillåta flera begränsningar som gäller samtidigt (till exempel temperatur> = 65 och temperatur <= 82).
DGET är den enda databasfunktionen som inte summerar värden. DGET returnerar värdet av fältet som anges i det andra argumentet (liknar en VLOOKUP) endast när exakt en post matchar kriterierna; annars returnerar det ett fel som indikerar inga träffar eller flera matchningar
