Tidigare var företagen begränsade till sina kontor, där anställda piggligt klockade in, arbetade sina åtta eller nio timmars skift, sedan klockade ut. Nu tar anställda sina BlackBerry, bärbara datorer eller iPads, hittar wi-fi-åtkomst och är bra att gå när som helst och var som helst … med hjälp av online-samarbetsverktyg för att få jobbet gjort.
För att hjälpa företag att dra nytta av sin mobila arbetskraft har många samarbetsverktyg skapats med olika funktioner som passar alla företag, vare sig de är stora eller små. Att välja rätt verktyg hjälper dig inte bara att dela dokument utan också skapa rätt stämning för lagbyggnad, oavsett var lagmedlemmar befinner sig. Här är fem av de bästa online-samarbetsverktyg som är tillgängliga, vilket hjälper företag att få ut det mesta av sin mobila arbetskraft genom att enkelt dela dokument och skapa en bra teambyggande atmosfär:
1. Huddle - Ett av de mest kända onlineverktygen för samarbete, Huddle är en plattform som gör det möjligt för medarbetare att arbeta i realtid, skapa och redigera dokument oavsett plats. Användare kan enkelt skapa lag som arbetar tillsammans i en enda arbetsyta genom att bjuda in kollegor via e-post. När inbjudan är accepterad kan alla i teamet börja ladda upp och redigera dokument samt tilldela varandra uppgifter. Huddle håller reda på alla ändringar som gjorts och håller originalhandlingarna tillgängliga, vilket är en av de mest användbara funktionerna.
Huddle har ett mycket intuitivt användarvänligt gränssnitt, så de som aldrig har använt ett online-samarbetsverktyg kan snabbt räkna ut hur man gör det bästa av alla funktioner som erbjuds. Dessutom tar det inte mer än ett par minuter att ställa in ett konto hos Huddle, så om du letar efter ett verktyg som du kan börja använda snabbt, kan Huddle vara ditt val.
Med sitt gratis konto kan användare lagra upp till 100 MB i filer, så det är gott för dem som arbetar huvudsakligen med textbehandlingsdokument. Men människor som behöver mer lagringsutrymme måste betala extra. Priserna börjar från $ 8 per månad och kan innehålla en mängd olika funktioner som passar dina företags behov.
2. Basecamp har använts av över fem miljoner människor över hela världen, enligt tillverkare 37signals. Det är ett mycket enkelt att använda projekthanteringsverktyg, kanske det överlägset bästa verktyget i den här listan för dem som aldrig tidigare använt samarbetsverktygen (eller till och med Internet!). Som med Huddle är registreringen snabb och enkel.
Gränssnittet är väldigt enkelt, kanske för mycket, så det är så klart att det ibland verkar oavslutat. Men vad verktyget saknar i utseende, det gör det till nytta. Exempelvis ser dess meddelandenfacilitet ut som en meddelandekort, som låter användarna hålla alla diskussioner om ett projekt på en enda plats. Om några av meddelandena inte är avsedda för hela gruppen kan användarna ange vem som har behörigheten att se dessa meddelanden. När ett nytt meddelande skickas meddelas laget via e-post, så inga meddelanden saknas. Basecamp skickar även ett smält e-postmeddelande som rapporterar om tidigare aktiviteter, vilket gör det enkelt att spåra framstegen i ett projekt. Precis som de flesta verktyg för online samverkan håller det reda på varje version av varje uppladdad fil. Basecamp är också bra för företag som har anställda i flera länder eftersom det finns tillgängligt på många språk.
Basecamp är dock inte det bästa verktyget för dem som letar efter en fri plattform. Medan det har en gratis provning, börjar produkten på $ 49 per månad.
3. Wrike - Det här är ett online-samarbetsverktyg med e-post i sin kärna. Du kan lägga till projekt på plattformen genom att ta emot e-postmeddelanden som har några uppgifter till ditt Wrike-konto. När du har skapat ett projekt kan du välja att visa tidslinjen i dagar, veckor, månader, kvartaler eller till och med år, så det blir mycket enkelt att rapportera under en viss period. Från början kommer användarna att märka att Wrike är ett funktionsrikt verktyg. Medan gränssnittet är inriktat på funktionalitet, är det inte det bästa alternativet för nybörjare, eftersom det kan vara lite överväldigande.
När du har skapat en uppgift på Wrike, får du ett startdatum, och du kan sedan ange varaktighet och förfallodatum. Du kan också ge uppgiften en detaljerad beskrivning och lägga till relevanta dokument. Du tilldelar uppgifter genom att lägga till e-postadresser för dina kollegor, och de får då ett mail som meddelar dem att de behöver vidta åtgärder. Wrike kommer också att meddela dig om ändringar i någon uppgift som ägs av dig eller som har tilldelats dig. På så sätt behöver du inte fortsätta logga in i tjänsten för att se om några ändringar har gjorts.
Wrike är bra för både små och stora företag, eftersom det kan hantera upp till 100 användare i taget, men med den branta kostnaden på 229 dollar per månad. Den billigaste planen, som tillåter upp till fem användare, kostar $ 29 per månad. Det finns en kostnadsfri provtillgänglig, så om du vill se om Wrike är för dig, behöver du bara registrera dig för en.
4. OneHub - Det här verktyget för samarbete på nätet låter användarna skapa virtuella arbetsytor, som heter hubbar. Registrering för OneHub är enkelt om du har ett Google-konto, eftersom allt du behöver är att använda ditt Gmail-användarnamn och lösenord och låta OneHub få tillgång till din e-postadress. När du har loggat in, har du omedelbart din första arbetsyta, som du kan anpassa helt och hållet - det här är OneHubs största fördel gentemot de andra verktygen. Det betyder att du som hub-skapare kan styra användargränssnittet helt, vilket gör att OneHub passar dina lagändamål exakt.
Ladda upp filer är lika enkelt som att dra dem från skrivbordet och släppa in i OneHubs uppladdnings widget. OneHub-uppladdningar är otroligt snabba, så dokument finns tillgängliga för delning nästan direkt. På fliken Aktivitet kan du fortsätta med allt som händer med ditt nav. Det låter dig veta vem som har lagt till / ändrat vad och ger en länk till sidan med de senaste tilläggen. Det är också färgkoder åtgärder, så det är enkelt att se de senaste uppdateringarna till navet en överblick.
Den fria planen möjliggör 512 MB lagring och endast en arbetsyta. Om du behöver mer utrymme och funktionalitet kan du dock uppgradera ditt konto till en månadsavgift. Planerna börjar vid $ 29 per månad och går hela vägen upp till $ 499 per månad.
5. Google Docs - Skapat för att konkurrera med Microsoft Office, är Google Docs också ett bra verktyg för online samverkan. För dem som har Gmail är det inte nödvändigt att registrera sig, eftersom det automatiskt länkar till ditt Gmail-konto. I annat fall tar registreringen bara några minuter. Ett av de coolaste funktionerna i det här verktyget är att det tillåter medarbetare att se varandras ändringar i dokument i realtid, eftersom de skrivs. Om fler än en person gör ändringar i ett dokument följer en färgad markör varje persons ändringar och personens namn ligger ovanför markören så det finns ingen förvirring med vem som ändrar vad. Dessutom har Google Docs en chattfacilitet, så som ett dokument ändras kan medarbetare chatta i realtid.
För dem som har använt Microsoft Office kommer Google Docs vara en enkel övergång. Den har ett mycket rent och lättanvänt gränssnitt och är ett utmärkt verktyg för samverkan på textbehandlingsdokument eller kalkylblad. Den enda nackdelen är att den är grundläggande i samverkansförmåga, och är inte lika funktionell som Huddle eller Wrike.
Det här är en attraktiv plattform för team som letar efter ett gratis webbaserat verktyg med grundläggande samarbetsmöjligheter.
