grattis! Du har kommit igenom den svåra delen: anställa en ny direktrapport för att gå med i dina led. Förhoppningsvis kommer de att börja snart och du kan komma igång med alla de spännande mål du har satt för dem i deras nya roll.
Men innan deras första dag anländer finns det några saker du som chef bör göra för att förbereda dig för att välkomna en ny anställd med öppna armar. Vissa är mer logistiska - som att ta reda på var de sitter och vad de kommer att arbeta med under sin första vecka - medan andra handlar om att se till att personen känner sig uppskattad, inkluderad och bekväm att komma in i en ny arbetsmiljö. Faktum är att många av dessa tips dras från saker vi gör här på The Muse när nyanställningar går med i vårt team.
Här är vad du behöver göra i veckan innan de anländer.
1. Anslut med dem på LinkedIn
Du håller på att arbeta nära, så varför inte släppa in dem i ditt professionella nätverk? Du vill verkligen inte behöva besvärligt begära dem efter månader att du sitter bredvid dem varje dag.
Dessutom är detta en fantastisk möjlighet att välkomna dem innan de ens har kommit in på kontoret. När du begär att ansluta, inkludera en trevlig anteckning enligt:
Eller
2. Skapa ett Onboarding-dokument
Detta är förmodligen det viktigaste steget att ta när du anställer någon ny. Detta dokument kommer att vara personens livflotte när de blir belägna i sin roll. Det bör innehålla:
- Dina mål för personens första 30, 60 och 90 dagar
- En översikt över de uppgifter du förväntar dig att äga eller ta över
- Alla relevanta dokument, länkar, kalendrar eller inloggningar de behöver
- Eventuella möten de förväntas delta i de första veckorna eller regelbundet
- Namn, kontaktinformation och bakgrund till teammedlemmar och kollegor som de kommer att arbeta med
I slutändan, ju mer du dokumenterar desto bättre - på så sätt svarar du proaktivt på alla frågor de kan ha.
I många fall kan det till och med vara vettigt att personens direkta teamkamrater ska bidra med information om projekt de arbetar tillsammans eller borde veta om. Detta ger din nya anställning nedsättningen, samtidigt som du låter dina andra direkta rapporter känna mer involverade i utbildningen av deras nya lagkamrat.
Tur för dig, vi har den perfekta ombordmallen som du kan arbeta med. Skapad av vår grundare och president Alex Cavoulacos, detta är mallen som vi ofta använder för att hjälpa våra nyaste teammedlemmar att få plats.
3. Skriv ner dina inledande frågor
Ditt huvud simmar förmodligen med idéer, frågor och möjligheter för denna nya anställd.
Istället för att låta dessa tankar komma undan, starta ett dokument för att notera allt som kommer att tänka på. Du kanske tycker att du inte kommer att behöva eller vill adressera dem när personen faktiskt börjar, men om du har skrivit ned kommer du att känna dig säker på att du har täckt allt.
4. Skjut ett e-postmeddelande
De bästa cheferna gör detta! Varför? Som Muse-författaren och redaktören Stav Ziv påpekar, har din nya anställd förmodligen bara genomgått en utmattande sträcka av att meddela och gå över från sin sista roll. Och "som en chef som vill att den här personen ska slå i marken, skulle du uppenbarligen hata att din glänsande nyanställd börjar börja på en stressande anmärkning."
Att skicka ett e-postmeddelande innan de börjar förmedla hur glad du är över att de går med i teamet kommer att göra dem så mycket mer glada för deras nästa äventyr. Det kan också täcka några viktiga saker. Uppenbarligen vill du välkomna dem till teamet, men du kan också använda den anteckningen - om HR inte redan har gjort det - för att adressera deras officiella ankomstdatum och tid, diskutera företagets klädkod eller kultur, begära relevanta dokument som deras pass eller ID, eller till och med ge en översikt över deras första dagars schema.
Naturligtvis bör du alltid avsluta med att låta dem veta att du är glad att svara på alla frågor de har innan de börjar. Som någon som har varit på andra sidan är jag säker på att du vet hur skrämmande det kan vara att starta ett nytt jobb med nollkontext. Så gör det riktigt enkelt för dem att känna sig bekväma att gå i dörren den första dagen.
om hur det välkomstmeddelandet ska se ut (och använd den praktiska mallen!).
5. Få sitt skrivbordsutrymme i ordning
Detta kan kräva lite IT-hjälp, men se till att allt tekniskt är kvadraterat. Om du gör det här sparar du dig från att spendera tre timmar på dag ett för att ta reda på hur du sätter på deras bärbara dator.
Har de en dator redo för dem och är den laddad och uppdaterad? Har de ett e-postkonto skapat? Vad sägs om att konfigurera ditt interna chattsystem eller andra viktiga program som de behöver tillgång till?
Är skrivbordet rent och tomt? Är du säker på att du har flyttat bort allt som tillhör den sista personen som satt där? Finns det någon annan utrustning - ett tangentbord, mus, USB, extra skärm, förlängningssladd eller arkiveringsskåp - de kan behöva du kan tillhandahålla?
Det är troligt att din nya anställd är första stoppet när de anländer, så gör det till ett välkomnande utrymme. Att kasta i någon företagsswag, deras favoritsnack eller till och med ett kort undertecknat av teamet gör aldrig ont!
6. Skicka över alla relevanta dokument
Dessa kan inkluderas i din e-post till den nya hyra, men det kan också vara vettigt att dela alla dokument du vill att de ska granska i förväg i ett separat e-postmeddelande. Det här kan vara ditt företags handbok och fördelarpaket eller ditt team omborddokument.
Oavsett, ge personen sammanhang så att de vet varför du delar dessa dokument, vad de betyder för sin roll, när du förväntar dig att de ska se över dem och om de behöver förbereda något.
(Åh, och naturligtvis, se till att alla dessa resurser är uppdaterade och korrekta innan din nya hyra gräver in dem.)
7. Hitta ett kontor "Mentor"
Kanske har ditt företag ett kompisprogram. På The Muse får varje ny hyra en "Muse Buddy" från ett annat team som de tar kaffe med sin första vecka för att prata om vår företagskultur och mingla utanför kontoret.
Om det inte finns något formellt system kan du överväga att para din kommande nya anställning med en "mentor" utanför ditt team - det kan vara någon de kanske inte arbetar med direkt eller någon i en helt annan avdelning.
Detta hjälper den nya hyra omedelbart att lära känna andra inom företaget, och det ger dem också ett annat utlopp för att ställa frågor som de kanske är rädda för att få med en chef de knappt känner till. Att ha en tredjepartskontakt kan lindra vissa av deras oro och låta dem vara mer öppna och nyfiken på ditt företags kultur och arbetsflöde.
Se bara till att vem du väljer är tillgängligt och ivrigt att bli mentor - ingenting är värre än att ansluta din nya hyra till någon som omedelbart spöker dem.
8. Blockera tid i din egen kalender och ställ in viktiga möten
Precis som du behöver förbereda din nya hyra för att bli ombord, måste du också förbereda dig själv för att göra onboarding.
Att utbilda en ny anställd tar tid - tid du vanligtvis lägger på ditt dagliga ansvar. Så det är smart att proaktivt avsätta slots när du kommer att arbeta nära denna person så att du kan mäta hur du får resten av ditt arbete gjort.
Inte bara ska du schemalägga minst ett en-till-ett-möte varje dag den första veckan för att kolla in deras framsteg, utan också göra tid för alla träningspass som de kommer att behöva delta i som du kommer att gå med.
Genom att göra detta kan du reservera konferensrum eller andra resurser du kan behöva. Om du till exempel går ombord på en fjärranställd, vill du se till att din videochatt fungerar och att du båda har utrymme att prata privat. Eller om du behöver slinga in en tredje teammedlem (eller flera) bör du kolla och se om de är tillgängliga för att träffas den dagen.
9. Planera en laglunch / kaffe / drycker
Att slå i marken är en prioritering, men det är också att lära känna din anställd som person (med ett liv utanför arbetet!) - och att låta resten av ditt team också lära känna dem.
Planera en utflykt (eller två) för ditt team att ta lunch, kaffe eller drinkar tillsammans så att det finns på allas kalender i förväg. Du kan hålla det intimt med bara ditt direkta team, men om det är ett mindre företag kan du överväga att bjuda in andra avdelningar du arbetar med också att gå med.
Det här handlar inte om att visa upp din senaste talang, utan snarare ge din nya anställd en möjlighet att binda med sina kollegor utanför kontoret. Och att vara den typ av chef som värderar kamratskap och kul lika mycket som hårt arbete. Håll prat med ämnen som inte är arbetsrelaterade (men håll det lämpligt). Om du behöver några konversationsstartare kan du kolla in de här fantastiska frågorna om att lära känna dig.
När jag först började gick hela redaktionen till en trevlig lunch och vi har gjort samma sak för andra nya teammedlemmar sedan. Det var inte bara en godbit att spilla på företagskortet, utan det förstörde också omedelbart alla besvärligheter vi kände mot varandra.
Kontrollera alla dessa saker från din lista, så kommer din nya anställd att börja på bästa möjliga anmärkning - och du kommer också!
