I en e-postvärld kan till och med den minsta förändringen göra ditt okej till ett fantastiskt budskap. Att finjustera din skrivning bara en smula kan vara skillnaden mellan en viktig anslutning genom att trycka på papperskorgen ikonen eller faktiskt klicka på "Svara."
Som någon som driver en helt virtuell organisation med mer än 120 anställda har jag sett mer än min skäliga andel fantastiska e-postmeddelanden - och helt subpar - och har lagt märke till att meddelandets professionalism (eller brist) det) är det som får mig att bestämma om jag vill hjälpa avsändaren eller inte.
Så, vad är dessa små förändringar som kan göra dina e-postmeddelanden mer professionella (och därför mycket mer benägna att få dig vad du vill)? Här är nio viktiga saker att tänka på.
1. Ha en ändamålsenlig ämnesrad
Oavsett vem du skickar e-post, lämna aldrig ämnesraden tom eller vag (jag tittar på dig, "fråga" eller "viktigt meddelande"). Tricket är att vara så specifik som möjligt, men också att hålla din linje runt fyra till nio ord. Mindre är mer, men att ha något där till att börja med är avgörande - det kommer att locka läsaren att klicka på din e-post och hjälpa dig båda att hitta det i dina inkorgar senare.
Din ämnesrad kan också vara ett bra ställe att tydliggöra vilka nästa steg är. Försök att lägga till (Behov senast tisdag) om det finns en tidsfrist, (Icke-brådskande) om det inte är tidskänsligt, eller (Inget svar behövs) om det är ett FYI-e-postmeddelande som du inte behöver något svar på.
2. Skriv din e-post bakåt
Du vet förmodligen att varje e-postmeddelande bör ha en uppmaning. Oavsett om det skickas via e-post till dig vid en viss tid eller ordna ett möte, vill du göra det enkelt för din läsare att veta vad han eller hon behöver göra nästa gång.
Men många håller detta i den sista meningen i meddelandet. För att underlätta dina e-postmeddelanden i stället lägger du ditt specifika fråga i första meningen och lägg sedan till all information du behöver för att säkerhetskopiera dem i följande stycken.
3. Ge sammanhang
När du ger ditt uppmaning till handling, se till att ta med någon sorts mening som anger sammanhanget för e-postmeddelandet ("Detta är rapporten vi diskuterade förra mötet" eller "Det här är jag som följer upp från vårt evenemang förra måndag").
4. Använd avstånd
Det här verkar verkligen som en no-brainer, men det är faktiskt inte ovanligt att ta emot e-postmeddelanden utan avbrott mellan olika stycken eller nya tankar. Ingenting är mer motbjudande än att få ett e-postmeddelande som ser ut som en vägg med text där författaren inte ens brytt sig om att dela upp meningar i små, mer hanterbara stycken. Gör det enkelt för läsaren: Ge din e-post en början, en (kort) mitt och ett slut.
5. Håll dig fast vid ett enda teckensnitt
Om du använder neon Comic Sans i ett e-postmeddelande kommer du inte att bli minnesvärd, det gör dig bara konstig. Med andra ord, behåll alltid standardteckensnitt och färg för e-post. Använd inte flera teckensnitt i din e-post. Detta händer ofta av misstag när människor kopierar och klistrar in information från andra webbplatser, eftersom e-postklienter som Gmail inte raderar formateringen. För att undvika detta, tryck på "shift + kommando + v" i stället för bara "kommando + v", vilket gör att texten matchar formateringen i e-postmeddelandet.
6. Fet eller understruk - men bara när det verkligen behövs
Om din e-post innehåller mer än en mycket viktig punkt eller fråga, använd fetstil eller understruk för att göra att delarna av ditt meddelande sticker ut. Var bara uppmärksam på att gå överbord med fontformatering - du vill inte ha ett e-postmeddelande som är helt kursiverat, med fetstil och betonat, trots allt.
7. Korrekturläst allt
Alla vet att kontrollera för stavnings- och grammatikfel i e-postmeddelanden, men har du kontrollerat att datum, händelsetitlar, tidsfrister och namn stavas korrekt? I mitt fall känner jag mig alltid irriterad när folk lägger den extra "l" i "Lily" för att göra det till "Lilly."
8. Håll din signatur enkel
Det är trevligt att ha en signatur som är mer än bara ditt namn, men det borde inte ta hälften av e-postmeddelandet. Lämna några långa citat, stycken med din livshistoria, återuppta utdrag, du får idén. Det är gott om ditt namn, din nuvarande position och ett eller två sätt att kontakta dig (som en e-postadress och Twitter-handtag med hyperlänkar).
En annan sidoanteckning: Jag har sett ett överraskande antal yrkesverksamma lägga religiösa citat i slutet av sina e-signaturer, och det är definitivt något att tänka noga på. Kom ihåg att du förmodligen inte känner trossystemen för de flesta personer du skickar e-post och du vill inte att någon ska skjuta upp på grund av något som är helt inom din kontroll.
9. Använd BCC när det är nödvändigt
I stället för att hålla någon som inte längre är en del av konversationen på en tråd, flytta personen till BCC (och se till att du låter honom eller henne veta när du gör det!). En enkel "Flytta till BCC" i början av e-postmeddelandet bör räcka för att se till att alla är på samma sida.
Att skicka fantastiska e-postmeddelanden handlar om att behärska de små nyanser som din läsare kanske inte märker men som medvetet uppskattar. Beväpnad med den här listan är du ett steg närmare att vara en mästare i inkorgen.
