Alla vet att det är viktigt att korrekturläsa material mitt i jobbsökningen och i kommunikationen på arbetsplatsen. Och det verkar som en ganska lätt uppgift; när allt kommer omkring ger du bara ditt författande en titt till, eller hur?
Tja, inte riktigt. För att göra det bra tar korrekturläsning lite mer tid och ansträngning än en snabb senaste genomläsning.
Faktum är att grundläggande stavning och grammatik är bara början. Nedan har jag använt min redaktionella expertis för att gå igenom alla saker du verkligen bör kontrollera när du bevisar (som de flesta glömmer). Använd den som en slags checklista nästa gång du tittar över dokument eller e-post innan du trycker på "skicka."
1. Grundläggande stavning och grammatik
Hej, jag sa att det var början. Det verkar enkelt, men små stavfel och grammatiska misstag kan allvarligt skada intrycket av vad du skickar. Så börja med att försiktigt se till att du har lagt perioder på deras platser, du har använt rätt version av vanligt förvirrade ord och att du av misstag inte har stavat något som stavkontroll inte känner igen.
Pro tip: Osäker på en grammatikregel? Kolla in Grammatikbok eller Grammatik för hjälp. Eller, om det är så förvirrande att du måste slå upp det, kan det vara värt att förenkla meningen för att ta bort problemet helt.
2. Korta namnen
Detta är något som människor ofta glömmer när de tittar över stavningen i sitt arbete: Titta på riktiga substantiv för att se till att de stavas korrekt. Om en verkställande direktör har ett långt och komplicerat namn (eller till och med ett som kan stavas på flera sätt, som Smith eller Smyth), gör en snabb sökning på Google eller i anställdskatalogen för att se till att du stavat det korrekt. Gör samma sak för företagsnamn, jobbtitlar och platser.
Pro tip: När du är på det, kolla också om företag följer konstiga användningsregler för deras namn, som alla små bokstäver eller flera ord kombinerade utan mellanslag - dessa är lätt att få fel men kan vara ett dåligt misstag, särskilt om du skickar e-post med någon från det företaget. Ett bra exempel på detta är onefinestay, som inte har en stor bokstav och sätter samman tre ord i ett.
3. Verb Tenses
Verbtider är irriterande eftersom det många gånger finns en enorm skillnad mellan hur människor talar och skriver och hur korrekt grammatik säger att du ska prata och skriva. Läs igenom dina meningar igen för att se till att du inte blandar upp verbtider eller använder flera tider inom samma mening (detta händer ofta i meningar där du listar upp flera åtgärder).
Pro tip: OWL på Purdue har ett handy-dandy verb spänt fusk ark så att du kan se hur olika verb tider relaterar till varandra.
4. Meningsstruktur
Titta på längden på dina meningar. Märker du många komma, semikolon och konjunktioner? Vissa av dina meningar kan vara avslutade, så se om du kan rensa upp dem genom att göra dem kortare. Kom ihåg: Ibland är det bättre att bryta saker och veta att allt är läsbart än att försöka hårt för att låta imponerande och i slutändan förvirra din läsare.
Pro tip: Många yrkesverksamma tenderar att använda för många semikolon (skyldiga som laddade). För att skriva mer tydligt, försök att bli av med några av dem och skapa fristående meningar.
5. Formatera
Detta kan vara särskilt viktigt om du skickar in ett CV eller ett brev. Titta på ditt dokument som helhet (eller låt någon annan göra det) och kritisera hur det ser ut. Är marginalerna för stora? Är teckensnittet för litet eller svårt att läsa? Kan du använda fet text för att göra något lättare att skumma? Du vill att stycket du skickar ska se så bra ut som det låter.
Pro tip: En allmän regel som jag gillar att följa är att aldrig använda mer än två formateringstrick (fet, kursiv, understrykning, funky marginaler, små teckensnitt) i samma dokument. Om du talar om fetstil, kursiv och understrykning, använd aldrig mer än en åt gången. Att veta och understryka något i ett dokument gör det inte extra viktigt. det gör att du ser galen ut.
6. Konsekvens
Se till att ditt skrivande är konsekvent hela tiden, särskilt om du använder siffror, symboler eller sammandragningar. Till exempel säger du "kollegor" och "medarbetare" i ditt arbete? Bestäm vilken du vill använda. Använder du "%" eller "procent" för att prata om statistik i ditt CV? Inte heller är fel, men det är viktigt att välja en och använda den konsekvent hela tiden.
Pro tip: Om du får beslutströtthet från att göra alla dessa små val över konsistens, följ bara reglerna för AP-stil som de flesta journalister använder.
7. Idiomer
Om du använder talfigurer, se till att du faktiskt har använt dem korrekt. Till exempel blandar människor ofta "en gång i taget" och "en gång i taget", såväl som "kunde inte bry sig mindre" och "kunde bry sig mindre." Google talar tal innan du skickar dem för att göra att de är A-OK.
Pro tip: Om du går på Google-rutten rekommenderar jag starkt att du tittar på flera källor (minst fyra eller fem) för att se till att alla är överens om vad idiom är. En gång googlade jag ett tal, och det visade sig att det första sökresultatet på det specifika formspråket var helt fel - oj.
8. Övergripande flöde
Speciellt efter att du har redigerat och justerat ditt arbete är det lätt för det att börja låta osammanhängande eller osammanhängande. Så när du har gjort ett pass korrekturläsning, se till att allt flyter samman logiskt, med enkla att följa övergångar.
Pro tip: Prova att läsa ditt arbete långsamt högt för att märka problem med hur ditt skrivande låter. Om du känner dig bekväm att göra det, se om du kan läsa det högt för någon annan också. Många gånger tar andra människor upp små saker som du tycker är bra men som läser annorlunda än andra.
Korrekturläsning handlar mer än bara att hitta fel; det handlar om att se till att alla dina ankor står i rad och att de små sakerna matchar.
Slutsats? Var en detaljerad mästare.
