Liksom de flesta tidningsreportrar kom jag in i biz eftersom a) jag älskar att skriva och b) jag är ganska bra på det. Men det är ett nykterande yrke. Du arkiverar ditt mästerverk, bara för att hitta din redaktör tycker att det är två dussin "tinks" blyg för publicerbar. (Ingen lögn: En redaktör refererar till processen som "döda dina barn.")
Upprepa detta scenario ett par hundra gånger så ser du att du har vuxit lite tjock hud. Du har också blivit ganska bra på självredigering för att undvika det ovan nämnda scenariot så mycket som möjligt.
Så jag är här för att förmedla lite visdom i konsten att snabbt göra ditt eget arbete perfekt - hur man kan finslipa, klippa och förma klumpiga ord och fraser till ett tydligt, kortfattat meddelande som kommer att wow din publik. Det kan vara ett företagsmemo, en PowerPoint-presentation, ett e-postmeddelande eller en rapport - men oavsett medium kommer dessa snabba redigeringsfärdigheter alltid att vara praktiska.
Några andra bonusar med god självredigeringsfärdighet: Människor är mindre benägna att missförstå dig, och chefer och kamrater kommer att ägna mer uppmärksamhet åt köttet i ditt meddelande.
Nu kör vi. Låt oss säga att du arbetar med en personlig bedömning för din årliga resultatgranskning. Du har skrivit det första utkastet, men du vill se till att det är i perfekt skick innan du skickar in det. Här är din spelplan:
1. Skriv ut ditt arbete
Gör alltid detta. Alltid . Det är ont, men när du pratar om prestationsrecensioner kan det 20-gårdsbesväret med en promenad till skrivaren betyda skillnaden mellan en höjning på 4% eller 5%.
Här är anledningen: Som alla författare eller redaktörer berättar för dig, att kritisera någon annans arbete är mycket lättare än att dekonstruera ditt eget, för utanför ögonen ger ett nytt perspektiv. För att kritiskt närma sig ditt eget arbete måste du simulera detta "outsider" -perspektiv genom att se det i en annan form än den du skrev det i.
Om du skrev det, skriv ut det. Ge den en snabb genomläsning, sväng sedan din röda penna och börja skära. (Hänsynslöst. Mer om det nedan.) Om du handskrivit det första utkastet till din utvärdering, skriv in det, skriv ut det och analysera. Det är rätt - båda hållen bör du fortfarande gå över till skrivaren.
2. Ta en paus
Om du är på deadline och detta steg är en lyx, fortsätt till nr 3. Men om du har några minuter att skona, sätter du ett bokstavligt avstånd mellan dig och ditt arbete också ett känslomässigt avstånd. När du kommer tillbaka till det med färska ögon, är du mer benägna att upptäcka besvärliga formuleringar, onödig formulering och vanliga ol misstag. Så ta en promenad, gå på toaletten, chatta med en kollega. Om du kan låta det sjuda över en natt är det bäst av allt. Då kan du vara mer hänsynslös med dina redigeringar.
3. Läs det högt
Det bästa skrivet låter smidigt - nästan som om du pratar utan att bli medveten. Så att faktiskt lyssna på din skrivna syntax är ett av de bästa sätten du kan fånga områden med jangling frasering. Läs ditt arbete högt och ändra allt som inte är vettigt eller som du snubblar över. Och var inte rädd för att använda sammandragningar - det är så vi som inte-robotar pratar, eller hur? (Föreställ dig den sista meningen utan sammandragningar. Nu ser du vad jag menar.)
4. Låtsas att du är den avsedda publiken
Nu när du har läst och läst ditt dokument igen är det dags för en del redigeringsrollspel. Håll med i exemplet med prestationsgranskning och läs dokumentet igen, den här gången som om du är bossdamen. Är det så ordentligt att du blir uttråkad av sida två? Eller flyter det lätt och lämnar dig ett "Wow, hon förtjänar en höjning!" intryck? Vad står dig bäst ut? Skriv ner dina tankar, gör ändringar och gå vidare till det sista steget.
5. Var hänsynslös
Det sista steget är att redigera ditt arbete. Ja, hacka några av dessa ord, meningar och stycken. Som galen. Jag vet, jag vet - döda barn. Men detta hjälper till att se till att det verkliga köttet i din bit är det som lyser.
Om du behöver lite hjälp med det här är några tips:
Håll stycken korta
Tre till fyra meningar är mer än tillräckligt för att komma till punkten snabbt och kortfattat.
Minska varje mening till sina väsentliga delar
Ett väldefinierat ämne, starkt verb och objekt.
Undvik överanvändning av underordnade klausuler
Snabb liten grammatikuppfriskning: En underordnad klausul (även känd som en beroende klausul) har ett ämne och verb men kan inte stå ensamma som en mening. Så låt oss ta den meningen som kan visas i din personliga bedömning:
Låt oss omarbeta det lite, göra det mer enkelt.
Nix-adverb och adjektiv så ofta som möjligt
Markera genom alla utskrifter och adverb du ser på din utskrift och lägg sedan tillbaka de som du tycker är absolut nödvändiga. Om du är osäker, hitta ett verb som säger det bättre.
Infusera yttrat språk med myndighet
Under mitt första år på college fick jag en B på ett kick-ass papper. Upprörd frågade jag min professor att förklara sitt (uppenbart felaktiga) betygssystem. Han sa att jag nedgraderades eftersom jag upprepade gånger använde fraser som "verkar vara" och "det verkar." När du gör en poäng, sa han, kasta dig bakom det. Låt inte intrycket att du inte är säker på att du helt stöder ditt eget argument.
Det rådet fastnade hos mig, och du bör också vara uppmärksam på det, särskilt när din karriär spelar. Försvaga inte ditt argument med lustiga meningar som börjar med "Jag tror", "Enligt min mening" och "Du kanske inte håller med, men …" Du ser skillnaden det gör.
Självredigering är en tuff kompetens att utveckla, men det kan bara hjälpa din karriär. Det säkerställer att ditt skrivande sätter din bästa fot framåt, även om du är charmig är jag inte där för att prata.
