Om du har mer än en dags värde av meddelanden i din inkorg, hanterar "Meddelandet med varje meddelande det ögonblick det anländer -approach inte fungerar för dig.
Det är inte ditt fel. Detta tillvägagångssätt kan bara fungera för dem vars enda jobb är att svara på e-post så fort som möjligt.
Lyckligtvis låter en något annorlunda aveny jobba oavbrutet via e-post, svara fortfarande inom rimlig tid, har inga e-postmeddelanden försenade efter månader och bli av med e-postbacken.
Håll dig på toppen av din e-post genom att hantera det i morgon
För att få tag på ditt email:
- Ta dina ögon ur inkorgen.
- Se till att kontroll av automatisk mail och nya meddelanden är avstängda.
- Hantera alla mail som anlände igår, i så många satser som du tycker är lämplig.
- Ju färre partier desto bättre. Om du behandlar alla gårdagens mail på en gång, är chansen att du har spenderat minst tid och ansträngning på det.
- Schemalägg tid för din e-postbehandling.
- Hantera meddelandena i ordning.
- Om ett meddelande kräver forskning, planera den forskningen för imorgon och låt avsändaren veta att du kommer tillbaka till dem. Om mer arbete krävs, schemalägga över en längre period.
- Se till att du kan hitta det ursprungliga meddelandet när arbetet är klart. Avsändaren och, viktigast av allt, datum noterat tillsammans med uppgiften bör vara tillräckligt. I Mac OS X Mail kan du också använda LinkABoo.
- Du kan använda en smart mapp som bara visar de meddelanden som anlände igår, tillämpa flaggor (etikettdagar i alternerande färger, till exempel) eller förlita sig på sortering efter ankomstdatum.
- Du kan kontrollera din inkorg periodiskt för alla e-postmeddelanden som kräver brådskande åtgärder.
Om ditt arbete kräver det, bearbeta mail oftare än dagligen - tre gånger om dagen. Oavsett vilken tid du väljer är det avgörande att listan med e-postmeddelanden är stängd för nya poster medan du arbetar på den.
Varför daglig behandling av e-postinsidan?
Om du inte måste hantera mail oftare, uppmanar jag dig att prova daglig bearbetning. Det har ytterligare fördelar:
- Du ställer inte slumpmässigt prejudikatet att svara omedelbart, ett åtagande som inte kan uppfyllas.
- Ett dagligt schema är lätt att hålla och komma ihåg.
- Du kan välja den perfekta tiden på dagen för varje typ av meddelande.
Hantera de enklaste e-postmeddelandena först!
Även om det inte är normalt din stil,
- försök med att få de enklaste meddelandena ur vägen först.
När du väl kommit till de mer utmanande e-postmeddelandena, har den stadiga utvecklingen tämjt dem lite redan. Om du snabbt skannat den komplicerade innan du vågade fram med det lätta, har du också haft lite tid på lösningar.
Vad om jag saknar en dag som tömmer min inkorg?
Om du saknar några dagar på grund av resor eller semester, är det inte så mycket.
- Hantera e-postmeddelandena som om de anlände igår.
Ofta går det två dagar eller till och med en vecka med e-post, inte allt mer tid och ansträngning än att hantera en dag.
Om högen av e-postmeddelanden är så hög att du inte kan hantera det på en dag, låt en annan strategi hjälpa dig:
Så här rensar du en backlog av e-post
För att bli av med en eftersläpning av e-postmeddelanden:
- Skapa en ny mapp.
- Flytta alla utestående e-postmeddelanden från din inkorg till den mappen.
- Varje dag och före någonting annat, gör något med minst ett av meddelandena i backlogmappen.
- Du behöver inte svara på det. Du behöver inte fila det. Gör något, men. Sök efter en webbplats som kan hjälpa dig att svara, till exempel. Eller kolla upp e-postadressen (eller numret) till någon som kan hjälpa dig.
- På några dagar gör du det lägsta. Bra! På många andra kommer du att hantera en massa meddelanden på en gång. Bra!
- Hantera allt nytt mail som ovan.
