På ytan kan en databas tyckas mycket som ett kalkylblad. Den har data som är ordnad i kolumner och rader. Men det är där likheten slutar eftersom en databas är mycket kraftfullare.
Vad kan en databas göra?
En databas har bred sökfunktion. Till exempel kan en försäljningsavdelning snabbt söka efter och hitta all säljare som hade uppnått viss försäljning under en viss tidsperiod.
En databas kan uppdatera poster i bulk - till och med miljoner eller fler poster. Detta skulle vara användbart, till exempel om du vill lägga till nya kolumner eller tillämpa en datapatch av något slag.
Om databasen är relationell, vilka databaser är det, kan den korsreferensposter i olika tabeller. Det betyder att du kan skapa relationer mellan tabeller. Om du till exempel kopplade ett kundtabell med en beställningstabell kunde du hitta alla beställningar från ordertabellen som en enda kund från tabellen Kunder har bearbetat eller vidareutveckla att bara returnera de beställningar som behandlats under en viss tidsperiod - eller nästan vilken typ av kombination du kan tänka dig.
En databas kan utföra komplexa aggregatberäkningar över flera tabeller. Du kan till exempel lista utgifter över flera butiker, inklusive alla möjliga subtotaler, och sedan en slutlig total.
En databas kan upprätthålla konsistens och dataintegritet, vilket innebär att det kan undvika dubbelarbete och säkerställa datakuraktighet genom designen och en rad begränsningar.
Vad är strukturen i en databas?
I sin enklaste form består en databas av tabeller som innehåller kolumner och rader. Data separeras av kategorier i tabeller för att undvika dubbelarbete. Till exempel kan ett företag ha en tabell för anställda, en för kunder och en annan för produkter.
Varje rad i ett bord kallas en post, och varje cell är ett fält. Varje fält (eller kolumn) kan utformas för att hålla en viss typ av data, t.ex. ett nummer, en text eller ett datum. Detta verkställs av en rad regler för att säkerställa att dina uppgifter är korrekta och pålitliga.
Tabellerna i en relationsdatabas kopplas via en nyckel. Detta är ett ID i varje tabell som unikt identifierar en rad. Varje tabell har en primär nyckel kolumn och varje tabell som behöver länka till den tabellen kommer att ha en utländsk nyckel kolumn vars värde kommer att matcha den första tabellens primära nyckel.
En databas innehåller formulär så att användarna kan mata in eller redigera data. Dessutom kommer det att ha möjlighet att generera rapporter från data. En rapport är helt enkelt svaret på en fråga, kallad en fråga i databas-tal. Du kan till exempel fråga databasen för att ta reda på ett företags bruttoinkomst under en viss tidsperiod. Databasen kommer att returnera till dig rapporten med din begärda information.
Vanliga databasprodukter
Microsoft Access är en av de mest populära databasplattformarna på marknaden idag. Den skickas med Microsoft Office och är kompatibel med alla Office-produkter. Den har wizards och ett lättanvänt gränssnitt som guidar dig genom utvecklingen av din databas. Andra skrivbordsdatabaser finns också tillgängliga, inklusive FileMaker Pro, LibreOffice Base (som är gratis) och Brilliant Database.
Om du funderar på en databas för ett medelstort till stort företag kanske du vill överväga en serverdatabas baserat på Structured Query Language (SQL). SQL är det vanligaste databassspråket och används av de flesta databaser idag.
Serverdatabaser som MySQL, Microsoft SQL Server och Oracle är enormt kraftfulla - men också dyra och kan komma med en brant inlärningskurva.
