En av de vanligaste användningarna av en databas genererar massutskick. Det kan hända att du behåller en kundadress, distribuerar kurskataloger till studenter eller helt enkelt behåller din personliga hälsningskortlista. Oavsett ditt mål kan Microsoft Access fungera som ett kraftfullt bakre slut för alla dina mailningar, så att du kan hålla dina data aktuella, spåra utskick och skicka en mailing endast till en delmängd mottagare som uppfyller vissa kriterier.
Oavsett din avsedda användning av en Access-postdatabas måste du kunna hämta information från din databas och enkelt skriva ut den på etiketter som kan appliceras på de bitar du vill placera i posten. I denna handledning undersöker vi processen för att skapa adressetiketter med hjälp av Microsoft Access med hjälp av den inbyggda etikettguiden. Vi börjar med en databas som innehåller adressdata och går dig steg för steg genom processen att skapa och skriva ut dina postetiketter.
Så här skapar du en mall för postlabel
- Öppna Access-databasen med den adressinformation du vill inkludera i dina etiketter.
- Med hjälp av navigationsrutan väljer du tabellen som innehåller den information du vill inkludera på dina etiketter. Om du inte vill använda ett bord, kan du också välja en rapport, fråga eller formulär.
- Klicka på fliken Skapa i fliken Skapa i gruppen Rapporter.
- När etikettguiden öppnas väljer du stilen på etiketter du vill skriva ut och klickar på Nästa.
- Välj teckensnittsnamn, teckensnittstorlek, typsnittsvikt och textfärg som du vill se på dina etiketter och klicka på Nästa.
- Använd knappen>, placera de fält du vill visas på etiketten på prototypen. När du är klar klickar du på Nästa för att fortsätta.
- Välj databasfältet du vill ha tillgång till sortering baserat på. När du har valt lämpligt fält klickar du på Nästa.
- Välj ett namn för din rapport och klicka på Slutför.
- Din etikettrapport kommer då att visas på skärmen. Förhandsgranska rapporten för att se till att den är korrekt. När du är nöjd laddar du skrivaren med etiketter och skriver ut rapporten.
tips:
- Du kanske vill sortera dina etiketter med postnummer för att uppfylla postadressregler. Om du sorterar efter postnummer och / eller transportruta kan du kvalificera dig för betydande rabatter från standardklassen för de första klasserna.
- Kontrollera ditt etikettpaket för instruktioner om du har problem med att hitta rätt etikettformat. Om det inte finns några instruktioner som skrivs ut i etikettlådan kan etiketttillverkarens webbplats ge användbar information.
- Om du inte kan hitta en specifik mall för dina etiketter kanske du kan hitta en befintlig mall som råkar ha samma storlek. Experimentera med några av alternativen genom att använda ett enda "övningsark" med etiketter som du kör flera gånger för att få det rätt. Alternativt kan du helt enkelt kopiera ett ark med etiketter på vanligt papper. Linjerna mellan etiketterna borde fortfarande dyka upp och du kan sedan göra utskrifter på de här lakan utan att slösa bort dyra etiketter.
