En av anledningarna till att företagen är tveksamma att använda Microsoft Access är brist på förståelse för skillnaden mellan ett kalkylblad och en databas. Detta leder till att många människor tror att spårning av kundinformation, inköpsorder och projektuppgifter i ett kalkylblad är tillräcklig för deras behov. Slutresultatet är att det är svårt att upprätthålla konfigurationskontrollen, att filer går förlorade mot korruption och att anställda omedelbart skriver över relevant information. Med lite kunskap om kraften och många användningar av en databas är det lättare för småföretag att se när ett kalkylblad är tillräckligt för ett jobb och när en databas behöver skapas.
Det är viktigt att ha en grundläggande förståelse för vad en databas är. De flesta har tillgång till databaser innan, liksom de i det offentliga biblioteket, men helt enkelt med hjälp av dem klargör inte hur kalkylblad och databaser är olika. Spendera några minuter att lära sig om databaser hjälper till att göra jämförelsen tydligare.
Data organisation
Kanske är den mest uppenbara skillnaden mellan ett kalkylblad och en databas hur datan organiseras. Om data är relativt platt, är ett kalkylblad perfekt. Sättet att bestämma om ett platt bord är bäst, fråga huruvida alla datapunkter är enkla att plotta på ett diagram eller bord? Till exempel, om ett företag vill spåra månadsinkomst under ett år, är ett kalkylblad perfekt. Kalkylblad är avsedda att hantera mycket av samma typ av data, som kartlägger framstegen med några få viktiga punkter.
I jämförelse har databaser en relationell datastruktur. Om en användare skulle dra data skulle det finnas många punkter att överväga. Om ett företag exempelvis vill spåra sitt månatliga intäkter och jämföra dem med konkurrenter under de senaste fem åren, finns det en relation mellan dessa datapunkter, men inte ett enda fokus. Att göra ett enda bord för att rapportera resultat blir svårt, om inte omöjligt. Databaser är utformade för att göra det enkelt för användare att skapa rapporter och köra frågor.
Komplexitet av data
Det enklaste sättet att jämföra om data ska bibehållas i ett kalkylblad eller en databas är att se på hur komplexa dataen är. Detta hjälper till att klargöra hur data ska organiseras om en användare fortfarande inte är säker.
Kalkylarkdata är enkla. Det kan enkelt sättas till ett enda bord eller diagram och läggas till i en presentation utan att behöva utesluta information. Det är lätt att underhålla eftersom det bara följer några viktiga numeriska värden. Om bara några rader och kolumner behövs lagras data bäst i ett kalkylblad.
Databaser innehåller många olika typer av data som alla har en relation till övriga data i databasen. Företag håller exempelvis en stor mängd data på sina kunder, från namn och adress till beställning och försäljning. Om en användare försöker klämma in tusentals rader i ett kalkylblad är oddsen bra att den ska flyttas till en databas.
Upprepning av data
Bara för att data kommer att behöva uppdateras betyder inte nödvändigtvis att en databas krävs. Kommer det att finnas samma data ständigt upprepas? Och är verksamheten intresserad av att följa händelser eller åtgärder?
Om datapunkterna ändras men datatypen är densamma och spårar en enda händelse, är informationen troligen platt. Ett exempel är antalet försäljningar under ett år. Tidsperioden kommer att ändras och siffrorna kommer att fluktuera, och det kommer inte att upprepas.
Om vissa delar av uppgifterna kommer att förbli densamma, som kundinformation, medan andra ändras, till exempel antal order och tidpunkt för betalningar, är oddsen åtgärder som spåras. Det här är när en databas ska användas. Åtgärder har många olika komponenter för dem, och försöker spåra dem alla kräver en databas.
Datas primära syfte
Kalkylark är bra för engångshändelser som inte kräver spårning av många olika aspekter. För projekt som behöver ett eller två diagram eller tabeller för en presentation innan de arkiveras är ett kalkylblad det bästa sättet att gå. Om laget eller företaget behöver kunna beräkna resultat och bestämma procentsatser, är det här kalkylblad som är mest användbara.
Databaser är för längre projekt där data sannolikt kommer att användas igen och igen. Om anteckningar och kommentarer behövs ska data flyttas till en databas. Kalkylblad utformades inte för att spåra detaljer, bara några få numeriska punkter.
Antal användare
Antalet användare kan sluta bli avgörande för att använda ett kalkylblad eller en databas. Om ett projekt kräver att ett stort antal användare kan uppdatera data och göra ändringar, borde det inte ske i ett kalkylblad. Det är mycket svårare att behålla korrekt konfigurationskontroll med ett kalkylblad. Om det bara finns några användare som uppdaterar data, generellt mellan tre och sex, bör ett kalkylblad vara tillräckligt (men se till att du fastställer regler innan du går vidare med det).
Om alla deltagare på ett projekt eller hela avdelningar behöver göra ändringar, är en databas det bättre valet. Även om ett företag är litet och bara har en eller två personer i avdelningen nu, överväga hur många människor som kan hamna i den avdelningen om fem år och fråga om de alla behöver göra förändringar. Ju fler användare som behöver tillgång, ju mer sannolikt en databas är det bättre alternativet.
Du måste också ta hänsyn till datasäkerhet. Om det finns mycket känslig information som behöver säkras, erbjuder databaser bättre säkerhet. Innan du flyttar, var noga med att läsa om säkerhetsproblemen som bör beaktas innan du skapar en databas.
Om du är redo att göra studien läser du om hur man konverterar kalkylblad till databaser för att komma igång på din resa.
